Bir haftada zamanınızın nereye gittiğini nasıl anlarsınız?

Bir haftada zamanınızın nereye gittiğini anlamak için görevlerin başlangıç ve bitişini, iş türünü ve gerekli kısa notu kaydedin. Odak işi, toplantı, bekleme ve tekrar düzenleme sürelerini ayrı görün. Sonra yalnız toplam saate değil, hangi işin neden uzadığına bakın. Kayıtlar bütün çalışma haftasını kapsamıyorsa sonucu bütün haftanın dağılımı gibi sunmayın. Amaç her dakikayı puanlamak değil, kendi çalışma kararınızı ilerletecek bir veya iki örüntüyü görmektir.

Bir raporun hazırlanması uzun sürmüş olabilir. Bunun nedeni metin yazmak değil, veriyi beklemek veya yanlış dosyayı yeniden düzenlemek olabilir. Süreyi iş türüyle kaydetmek bu farkı açıklar.

Kayıt alanlarını az ve açık tutun

İlk denemede şu alanlar yeterli olabilir: tarih, başlangıç, bitiş, iş türü ve kısa iş notu. Çok ayrıntılı kategori listesi hazırlarsanız kayıt tutmak da ayrı bir işe dönüşebilir.

Bir başlangıç sınıflaması şöyle kurulabilir:

Bu alanlar örnek bir çalışma günlüğü içindir. Kendi işiniz müşteri iletişimi ağırlıklıysa farklı kategori gerekebilir. Kategoriyi her satırda yeniden yorumlamamak için kısa anlamını baştan yazın.

Üretkenlik yöntemi GTD’nin gözden geçirme yaklaşımı açık işleri ve beklenen yanıtları birlikte incelemeye yer veriyor. Süre günlüğünüzde de bu farklı durumları tek “çalışma” başlığı altında gizlemeyebilirsiniz.

Örnek dosyada hangi sonuçları görüyoruz?

Zaman günlüğü Excel dosyasını kullanabilirsiniz. Dosyada yazı için hazırlanmış 15 örnek kayıt vardır. Gerçek bir çalışanın bütün haftasını ölçmez. Tarih ve saatleri kendi denemenizle değiştirebilirsiniz.

825 dakika, bu satırlarda kaydedilen süredir. “Haftada yalnız bu kadar çalışıldı” sonucu çıkarılamaz; kayıtlar tam hafta kapsamını temsil etmiyor. Dosyadaki toplam ile ölçümün kapsadığı zaman ayrı bilgiler olmalıdır.

Örnek sonuç üç soruya fikir verir. Odak işleri hangi aralıklarda yapılmış? Tekrar işin nedeni ne? Bekleme hangi teslimi etkilemiş? Bu sorular, yalnız toplamı daha yüksek göstermeye çalışmaktan daha faydalıdır.

Süreyi aynı tanımla kaydedin

Bir görevde aktif emek dakikasını, başka görevde takvimde geçen bütün zamanı kaydederseniz toplamın anlamı karışır. Başlangıçta hangi ölçüyü tuttuğunuzu seçin.

Örneğin bir dosya yanıtını beklerken başka iş yapabiliyorsanız aynı dakikaları hem bekleme hem odak işine eklemek çift sayım doğurabilir. Bekleme süresini teslimin takvim süresi olarak ayrıca tutabilirsiniz; aktif çalışma toplamına karıştırmayın.

Bu yazıdaki örnek dosyada kayıtlar çakışmayan çalışma aralıkları olarak hazırlanmıştır. Başlangıç ve bitiş farkı dakika cinsinden hesaplanır. Gece yarısını geçen çalışma bu basit örneğin kapsamı değildir; böyle bir ihtiyaç varsa tarih ve zaman yapısı ayrıca düzenlenmelidir.

Dosyaya kendi satırlarınızı eklerken hesap aralığının yeni kayıtları kapsadığını da kontrol edin. Küçük bir örnek tablo, bütün sonraki satırları kendiliğinden özetleyeceği varsayılarak kullanılmamalı. Toplam formüllerini ve kullanılan aralığı gözden geçirin.

Kayıt sonunda hangi süreyi iyileştireceğinizi seçerken görevlerin önemini de düşünün. Uzun sürmüş her iş gereksiz değildir. Gerekli analiz süresini azaltmak yerine tekrar iş veya belirsiz bekleme üzerinde çalışmak daha uygun olabilir.

Tekrar işi görünür kılın

Şöyle bir durum düşünün: Bir çalışan raporu iki kez düzenliyor. İlkinde eski fiyat dosyası kullanılmış. İkincisinde doğru sürümle aynı hesap yapılmış. Toplam süreye baktığınızda uzun bir rapor hazırlığı görürsünüz. Kısa notta dosya sürümü sorunu yazılıysa farklı bir iyileştirme seçebilirsiniz.

Bu durumda çözüm yalnız daha hızlı rapor yazmak değildir. Son sürümün hangi yerde tutulduğunu belirlemek ve işe başlamadan doğrulamak daha uygun olabilir. Aynı görev bir sonraki hafta tekrarlandığında süre farkının nedenini de daha rahat açıklarsınız.

Excel öğrenme sırası yazısındaki veri hazırlama yaklaşımı, böyle bir tekrar sorununun nedenini incelemek için faydalıdır. Yanlış başlangıç bilgisi, sonraki bütün çalışmayı etkileyebilir.

Beklemeyi kişiler hakkında hükme çevirmeyin

Bir yanıtın geç gelmesi, ilgili kişinin bütün performansını göstermez. Öncelik, kapsam veya sizin gönderdiğiniz sorunun açıklığı etkili olabilir. Günlüğü insanları sıralamak için değil, işin hangi koşulda ilerlediğini anlamak için kullanın.

“Veri bekledim” notunu somutlaştırın: hangi veri, kimden, hangi tarihte gerekliydi? İstek zamanında ve açık gönderilmiş miydi? Bu sorular, bir sonraki denemede değiştirebileceğiniz davranışı gösterir.

Sorumluluk veya karar noktası belirsizse RACI matrisi yaklaşımıyla işin sahibini ve onayını konuşun. Dakika kaydı tek başına bu belirsizliği çözmez.

Haftanın sonunda tek bir değişiklik seçin

Günlükte çok sayıda sorun görebilirsiniz. Hepsini aynı anda değiştirmek yerine en anlamlı olanı seçin. Örneğin yanlış dosya kullanımı sık tekrar ediyorsa sürüm kontrolü; bilgi bekleme sorunu varsa erken ve açık istek; küçük kesintiler baskınsa yanıt düzeni denenebilir.

İlk değişikliğin neyi etkilemesini beklediğinizi yazın. Sonraki hafta aynı tür görevde sonucu inceleyin. Kayıt miktarı, görev zorluğu veya toplantı koşulu değişmişse süre farkını doğrudan seçtiğiniz yönteme bağlamayın.

Planı haftalık çalışma düzeni yazısıyla birlikte kurabilirsiniz. Geçmiş süreleri görmek, gelecek hafta neye gerçekten yer ayıracağınızı düşünmenize yardımcı olur.

Bu hafta kendi işinizde küçük bir süre kaydı deneyin ve tek bir iyileştirme seçin. Geliştirmek istediğiniz yeteneği daha geniş kariyer adımlarınıza bağlamak için 12jobs ile planınızı oluşturabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Her dakikayı kaydetmem gerekiyor mu?

İlk denemede kararınıza yardımcı olacak görevleri seçebilirsiniz. Kapsam sınırlıysa sonucu bütün hafta gibi anlatmayın. Kayıt tutmanın kendisi fazla zaman alıyorsa alanları sadeleştirin.

Beklerken başka iş yapıyorsam süreyi iki kez yazmalı mıyım?

Aynı aktif çalışma dakikasını iki kez saymayın. Takvimde bekleme ile aktif emek farklı ölçülerdir; ayrı izlemek gerekiyorsa bunu açıkça tanımlayın.

Daha fazla odak dakikası her zaman daha iyi mi?

Göreviniz toplantı veya müşteri iletişimi gerektirebilir. Süre dağılımını beklenen iş sonucu ve rolünüzle birlikte değerlendirin. Tek bir kategoriye bütün başarıyı bağlamayın.

Günlüğü hangi değişiklik için kullanmalıyım?

En anlamlı tekrar veya engeli seçin. Bir sonraki haftada aynı tür işi etkileyen küçük bir düzenleme deneyin; bütün alışkanlıkları aynı anda değiştirmeyin. Seçtiğiniz denemeye haftalık iş planında yer ayırabilirsiniz.