İşinizin şirkete katkısını anlamak için yaptığınız görevden başlayıp ürettiğiniz çıktıyı kimin, hangi iş veya karar için kullandığını takip edin. Bir rapor, kayıt, yanıt veya kontrol hangi sonraki adımı mümkün kılıyor? İş yapılmazsa kim neyi yapamıyor veya hangi sorun büyüyor? Bu bağlantıları görünür hale getirmek, günlük görevlerinizin neden önemli olduğunu ve hangi bölümünü geliştirmeniz gerektiğini anlamanıza yardım eder.
Her katkının doğrudan gelir artışı olarak anlatılması gerekmez. Kalite, zamanında bilgi, iş sürekliliği, müşteri deneyimi veya hata kontrolü de işin bütünü için önemli olabilir. Ancak ölçmediğiniz etkiyi kendi çalışmanızın kesin sonucu gibi sunmayın.
Görevden sonraki kişiye bakın
Şöyle bir çalışan düşünün: Her hafta sipariş durumlarını bir tabloda güncelliyor. İşini “Veri girişi yapıyorum” diye tanımlıyor. Tabloyu kimin kullandığını araştırdığında müşteri ekibinin teslim hakkında bilgi verdiğini, planlama ekibinin gecikmeleri gördüğünü ve depo ekibinin eksik kayıtlara göre kontrol yaptığını öğreniyor.
Bu durumda katkı yalnız satır doldurmak değildir. Doğru ve güncel kayıt, başka kişilerin karar ve iletişimini destekler. Ancak çalışan tablonun bütün şirket başarısını tek başına sağladığını söylememelidir. Kendi çıktısının süreçteki yerini ve kullanımını açıklaması yeterlidir.
Kendi işinizde ilk soru şu olabilir: “Bu çıktıyı benden sonra kim kullanıyor?” Ardından o kişiye neyin yararlı, neyin eksik veya gereksiz olduğunu sorun. Bazen çok zaman ayırdığınız bir bölüm kullanılmıyor, küçük gördüğünüz bir bilgi ise karar için kritik olabiliyor.
Çıktı ile etkiyi ayrı yazın
Çıktı, doğrudan ürettiğiniz şeydir: rapor, tamamlanmış kayıt, yanıtlanmış talep veya yapılan kontrol. Etki ise bu çıktının başka bir işte neyi değiştirdiğidir. İkisini ayırmak, katkınızı daha doğru anlatmanızı sağlar.
Örneğin “Yeni bir kontrol listesi hazırladım” bir çıktıdır. “Ekip teslim öncesi eksik alanları bu listeyle kontrol etmeye başladı” kullanım bilgisidir. “Hatalar azaldı” ise ayrıca gözlem veya ölçüm gerektiren bir etki iddiasıdır. Elinizde hangi bilgi varsa o düzeyde konuşun.
Etkiyi bilmiyorsanız araştırabilirsiniz. Çıktıyı kullanan kişiden geri bildirim alın, uygun kayıtlara bakın veya önceki durumla karşılaştırılabilecek bir ölçü belirleyin. Ölçümün nasıl yapılacağını ilgili kişilerle netleştirin. Yalnız kişisel tahmininizi şirket sonucu gibi sunmayın.
Şirket hedefiyle bağlantıyı abartmadan kurun
Şirketin veya ekibin hedeflerini öğrenin. Müşteri yanıtını hızlandırmak, teslim kalitesini artırmak veya yeni bir hizmeti devreye almak gibi hedefler olabilir. Kendi görevinizin bu hedefe hangi ara adımlarla bağlandığını yazın. Aradaki bağlantı bir cümlede kurulamayabilir; bu normaldir.
Örneğin kayıt doğruluğu, doğru raporu; doğru rapor, daha iyi planlamayı destekleyebilir. Ancak planlama kararını sizin vermediğiniz durumda bütün sonucu kendi katkınız olarak anlatmayın. “Karar için gerekli bilgiyi daha düzenli sundum” gibi bir ifade, katkının gerçek sınırını korur.
Hedefle bağlantı kuramadığınız bir görev varsa hemen gereksiz ilan etmeyin. Yasal, operasyonel veya kurum içi bir gereklilik olabilir; bu konuda yetkili kişiden açıklama isteyin. İşin neden yapıldığını öğrenmek, kendi varsayımınıza göre kaldırmakla aynı şey değildir.
Katkıyı bilmek önceliği değiştirebilir
Bir görevin hangi kararı desteklediğini anladığınızda teslim biçimini daha iyi seçebilirsiniz. Karar verici yalnız bir risk özetine ihtiyaç duyuyorsa uzun bir sunum hazırlamak gereksiz zaman alabilir. Başka bir durumda ise ayrıntılı kontrol olmadan kısa özet güvenilir olmayabilir. İşin amacı, gerekli ayrıntıyı belirlemenize yardım eder.
Bu bilgiyi kendi başınıza bütün süreçleri değiştirmek için kullanmayın. Önerinizi ilgili kişiyle konuşun. “Raporun şu bölümünün kullanılmadığını öğrendim; bunun yerine karar için gereken iki alanı öne çıkarmayı deneyebilir miyiz?” gibi bir yaklaşım kullanılabilir.
Küçük bir değişiklik yaptığınızda sonucunu izleyin. Hazırlık süresi azalmış olabilir, fakat kullanan kişi önemli bir bilgiyi kaybetmiş olabilir. İyileştirmeyi yalnız kendi işinizin kolaylaşmasıyla değerlendirmeyin. Çıktının kullanışlılığını ve gerekli kontrolü birlikte koruyun.
Bir görev için katkı haritası çıkarın
Sık yaptığınız bir işi seçin. Kağıda dört kutu çizin: yaptığım görev, ürettiğim çıktı, kullanan kişi veya ekip, desteklenen karar veya iş. Her kutuyu bir cümleyle doldurun. Bağlantıdan emin değilseniz soru işareti koyun ve ilgili kişiye sorun.
Sonra iki kontrol yapın. Birincisi, bu iş yapılmazsa ne olur? İkincisi, iş daha iyi yapıldığında hangi fark görülebilir? Cevaplar çok genel kalıyorsa belirli bir örnek üzerinden düşünün. “Şirket zarar görür” yerine hangi teslimin, bilginin veya müşteri adımının etkileneceğini açıklayın.
Bu haritayı gelişim görüşmesinde kullanabilirsiniz. “Çok çalışıyorum” demek yerine hangi çıktıyı ürettiğinizi, kimin kullandığını ve neyi geliştirmek istediğinizi anlatırsınız. Aynı çalışma CV veya terfi hazırlığında da işinize yarayabilir; fakat şirketin gizli bilgilerini paylaşmadan, kendi katkınızın sınırını koruyarak.
Ekibin başarısını anlatırken başkalarının katkısını da belirtin. Bir sonucun oluşmasında birçok kişinin işi bulunabilir. Sizin rolünüzün açık olması, bütün başarıyı sahiplenmenizden daha açıklayıcıdır. Emeğinizi görünür kılma yazısı, bu bilgiyi yöneticinizle nasıl paylaşacağınızı geliştirebilir.
Katkıyı anlamak için yalnız yöneticinizden bilgi beklemek zorunda değilsiniz. Çıktınızı kullanan kişiye hangi bölümün işine yaradığını ve hangi bilginin eksik kaldığını sorabilirsiniz. Örneğin hazırladığınız rapor okunuyor ama karar için kullanılmıyorsa raporun amacıyla biçimi arasında bir uyumsuzluk olabilir. Bu gözlem, işinizin değersiz olduğunu göstermez; daha yararlı hale getirecek değişikliği araştırmanıza yardım eder. Değişiklik yapmadan önce beklentiyi ve mevcut kullanım nedenini netleştirin.
Katkınızı üç adımda görünür kılın
- Çıktıyı tanımlayın
Günlük görevinizden ortaya çıkan somut işi yazın.
- Kullanımını öğrenin
Bu çıktıyı kimin, hangi sonraki adım için kullandığını sorun.
- Etkiyi doğrulayın
Bildiğiniz değişimi, ölçülmemiş tahminlerden ayırarak anlatın.
Kariyerinizdeki bir sonraki adımı çalışmak için Kariyer Gelişim Kursu programını inceleyebilirsiniz.
Sıkça sorulan sorular
İşim doğrudan gelir üretmiyorsa katkımı nasıl anlatırım?
Çıktınızın hangi işi, kararı veya kontrolü desteklediğini gösterin. Gelir iddiası üretmek zorunda değilsiniz; doğrulayabildiğiniz kullanım ve etkiyi anlatın.
Katkıyı ölçmek için mutlaka sayı gerekir mi?
Hayır. Kullanıma geçen bir yöntem veya netleşen bir devir süreci de açıklanabilir. Sayı varsa tanımını ve kaynağını doğru verin.
Yaptığım işin nedenini kimse açıklayamıyorsa ne yapayım?
Görevin sahibini ve gerekliliğini uygun kanaldan araştırın. Bilgi eksikliğini, işin gereksiz olduğunun kanıtı saymayın.
Katkımı anlatmak övünmek gibi geliyor, ne yapabilirim?
Kendinize sıfat vermek yerine görevi, çıktıyı ve kullanımını tarif edin. Ekip katkısını da açıkça belirterek somut bilgi paylaşın.
