Aynı konuda iki farklı talimat aldığınızda ne yapmalısınız?

Aynı iş için iki farklı talimat aldığınızda önce gerçekten bir çelişki olup olmadığını kontrol edin. Talimatların kapsamını, tarihini ve hangi karara ilişkin olduğunu yan yana yazın. Ardından farkı ilgili kişilere tarafsız biçimde gösterip ortak bir yönlendirme isteyin. Bir talimatı diğerinden gizleyerek seçmek veya iki kişiye aynı anda farklı sözler vermek, işin sorumluluğunu belirsizleştirebilir.

Her farklı talimat çatışma değildir. Biri ilk taslak, diğeri nihai teslim için verilmiş olabilir. Yeni bilgiyle eski karar değişmiş olabilir. Ya da iki kişi aynı sözcüğü farklı anlamda kullanıyor olabilir. Bu nedenle ilk adım kimin haklı olduğunu seçmek değil, farkın ne olduğunu anlamaktır.

Çelişkiyi tek cümlede tarif edin

Şöyle bir örnek düşünün: Yöneticiniz müşteriye kısa bir özet gönderilmesini istiyor. Proje sorumlusu ise ayrıntılı kontrol tamamlanmadan hiçbir dosyanın paylaşılmamasını söylüyor. Siz iki talebi de uygulamaya çalışırken teslim gecikiyor. Önce iki talimatın aynı belgeyi ve aynı aşamayı kapsayıp kapsamadığını öğrenmeniz gerekir.

“Yöneticim başka, proje sorumlusu başka şey söylüyor” cümlesi sorunu tam açıklamaz. Daha açık ifade şudur: “Müşteriye bugün gönderilecek dosyanın kapsamı konusunda iki farklı yönlendirme var: kısa özetin paylaşılması ve tüm kontroller tamamlanana kadar paylaşım yapılmaması.” Böylece konu kişilerden iş kararına taşınır.

Elinizdeki mesajları veya görüşme notlarını kontrol edin. Hatırladığınız ifadeyle yazılı talimat arasında fark olabilir. Bir konuşmadan kendi çıkardığınız sonucu, açıkça verilmiş karar gibi sunmayın. Emin olmadığınız yerde “Ben şu şekilde anladım” diyerek doğrulama isteyin.

Kapsam, öncelik ve yetkiyi ayırın

Talimatlar bazen işin farklı yönlerini düzenler. Bir kişi içerikten, diğeri takvimden sorumlu olabilir. Sorun yalnız birini seçmekle çözülmez; iki gerekliliğin birlikte nasıl karşılanacağına karar verilmesi gerekir. Hangi kararın kimde olduğunu öğrenin.

Kurumdaki görev ve karar düzenini esas alın. Proje sorumluluğu ile yöneticilik ilişkisi her şirkette aynı biçimde çalışmayabilir. Unvana bakıp bütün konularda tek kişinin yetkili olduğunu varsaymayın. Gerektiğinde kendi yöneticinizden bu iş için karar yolunu netleştirmesini isteyin.

Örneğimizde müşteriyle paylaşılacak kapsam için bir kişi, verinin doğruluğu için başka bir kişi onay veriyor olabilir. İki onay alanı çatışıyorsa hangi risk ve zaman beklentisi arasında seçim yapılacağı konuşulmalıdır. Sizden beklenen, yetkiniz olmayan kararı sessizce vermek değildir.

Tarafsız bir netleştirme mesajı yazın

Mesajınızda önce işi ve teslimi belirtin. Ardından iki yönlendirmeyi yorum katmadan özetleyin. Son olarak hangi kararın gerektiğini ve karar verilene kadar neyi yapabileceğinizi söyleyin. Mümkünse tarafların aynı bilgiye erişmesini sağlayın.

Örnek yapı şöyle olabilir: “Bugün paylaşılacak müşteri dosyası için kısa özet hazırlamam ve bütün kontroller tamamlanmadan paylaşım yapmamam yönünde iki farklı bilgi aldım. Öncelikle hangi kapsamın onaylandığını netleştirelim. Bu sırada iç kullanım için özeti hazırlayabilirim; dış paylaşım kararını bekleyeceğim.” Bu bir öğretici örnektir; kendi işinizin onay düzenine göre uyarlayın.

Mesajı suçlama veya taraf toplama aracı haline getirmeyin. “Siz yüzünden ilerleyemiyorum” yerine kararın eksik olduğunu ve işe etkisini açıklayın. Gerekli kişileri dahil edin; konuyla ilgisi olmayan geniş bir gruba yazmak belirsizliği çözmeyebilir.

Yanıt beklerken bütün işi durdurmak gerekir mi?

Karardan etkilenmeyen hazırlık adımlarını sürdürebilirsiniz. Gerekli veriyi toplamak, mevcut dosyayı kontrol etmek veya seçenekleri hazırlamak mümkün olabilir. Ancak geri alınması zor bir işlem, dış paylaşım veya yetki gerektiren karar söz konusuysa varsayımla ilerlemeyin.

Hangi işi sürdüreceğinizi de açıkça belirtin. “Karar netleşene kadar kaynakları kontrol ediyorum; müşteriyle paylaşımı bekletiyorum” gibi bir bilgi, sessizce durmaktan daha anlaşılırdır. Burada kendi yetki sınırınızı ve işin geçerli kurallarını esas alın.

Karar gecikiyorsa teslim üzerindeki etkiyi zamanında bildirin. “Bu karar bugün verilmezse planlanan teslimin şu bölümü etkilenebilir” diyebilirsiniz. Kesin olmayan bir süreyi kesinmiş gibi söylemeyin; tahmininizin dayanağını açıklayın. Amaç baskı kurmak değil, kararın zaman boyutunu görünür kılmaktır.

Karar çıktıktan sonra hangi bilgi kalmalı?

Son yönlendirmeyi kısa bir notla doğrulayın. Kapsam, tarih, onay verecek kişi ve değişen önceki talimat belli olsun. Eski mesajların arasında yeni kararın kaybolmaması için ilgili iş kaydını güncelleyin. Herkesin aynı sürümle çalıştığından emin olun.

Aynı tür çatışma sık tekrarlanıyorsa yalnız her olayda çözüm aramak yeterli olmayabilir. Karar sahipliği ve iletişim düzeni üzerinde konuşmak gerekir. Hangi değişiklik kime bildirilecek? Yeni talimat eski kararı ne zaman geçersiz kılacak? Ortak kayıt nerede tutulacak? Bu sorular, tekrar eden belirsizliği azaltmaya yardımcı olabilir.

Kendi payınızı da inceleyin. Bir kişiden gelen değişikliği diğer ilgili kişiye aktarmadıysanız bunu düzeltin. Çelişki her zaman başkalarının iletişim eksikliğinden doğmaz. Güncel bilgiyi doğru kişilerle paylaşmak ortak işin parçasıdır.

Son yaşadığınız talimat çakışmasını düşünün ve üç satır yazın: iki yönlendirme, eksik karar, netleşen sonuç. Bu kısa çalışma, sonraki durumda neyi daha erken sorabileceğinizi gösterir. Belirsiz görevi netleştirme yazısı da başlangıçtaki soruları hazırlamanıza yardımcı olabilir.

Uzlaşmaya varıldığında yalnız kendi takviminizi değiştirmeyin. Karardan etkilenen kişilerin aynı bilgiyi aldığından emin olun. Bir ekip teslimin öne alındığını, diğeri eski kapsamın korunduğunu düşünüyorsa çatışma yeniden ortaya çıkabilir. Kısa bir karar notunda neyin değiştiğini, neyin aynı kaldığını ve kimin onay verdiğini belirtin. Yeni bir talimat gelirse bu notu başlangıç noktası olarak kullanın; eski anlaşmayı sessizce geçersiz saymayın.

Farklı talimatlarda üç adım

Kariyerinizdeki bir sonraki adımı çalışmak için Kariyer Gelişim Kursu programını inceleyebilirsiniz.

Sıkça sorulan sorular

Son söyleneni uygulamak yeterli mi?

Her zaman değil. Yeni talimatın aynı işi kapsadığını ve yetkili karar olarak öncekinin yerini aldığını doğrulayın.

İki yöneticiyi aynı mesajda dahil etmeli miyim?

İşin iletişim düzenine göre, aynı kararı birlikte görmeleri gerekiyorsa uygun olabilir. Önce konuya kimlerin dahil olması gerektiğini değerlendirin.

Acil karar gerekiyorsa ne yapmalıyım?

Kendi yetki sınırınızı ve geçerli karar yolunu kullanın. Karar sahibine aciliyeti ve seçenekleri açıkça iletin; yetkiniz olmayan kararı verilmiş gibi göstermeyin.

Bu durumu yazılı hale getirmek güvensizlik yaratır mı?

Kısa ve tarafsız bir iş özeti ortak anlayışı destekler. Mesajı suçlama veya kanıt biriktirme tonuyla değil, kapsam ve sonraki adımı doğrulamak için yazın.