Yapılacaklar listeniz bitmiyorsa önce listenin uzunluğuna değil, gününüze gerçekten kaç işin sığdığına bakın. Toplantılar, hazırlık, kontrol ve başkasından gelecek yanıtlar da zaman kullanır. “Raporu hazırla” gibi geniş başlıklar ise tek görev gibi görünse de birkaç ayrı iş içerebilir. Çözüm, listeyi daha süslü bir uygulamaya taşımadan önce günlük kapasiteyi görmek ve her işi başlayabileceğiniz somut adımla yazmaktır.
Bir listenin akşam tamamen boşalmaması tek başına başarısızlık değildir. Bazı işler başka kişiden bilgi bekler, bazıları birkaç güne yayılır. Asıl soru, hangi işin neden ilerlemediğini görebilip göremediğinizdir.
Bir güne birkaç günün işini yazmış olabilir misiniz?
Şöyle bir durum düşünün: Bir ofis çalışanı pazartesi sabahı sekiz görev yazıyor. Listede müşteri raporu, bütçe tablosu, sunum, dosya düzenleme, e-posta yanıtları ve üç küçük idari iş var. Takviminde iki buçuk saat toplantı bulunuyor. Ayrıca öğle arası, toplantı hazırlığı ve düzenli yanıt verme sorumluluğu var.
Çalışan sekiz saatlik iş gününün tamamını liste için kullanabileceğini düşünüyor. Oysa toplantı, öğle arası ve hazırlık çıkarıldığında gerçek çalışma zamanı daha azdır. Görevlerin her birine ilişkin tahminler de toplamda bu zamanı aşmaktadır. Liste, bir çalışma planı değil; bütün isteklerin toplandığı bir havuzdur.
İlk değişiklik iki liste oluşturmak olabilir: yapılması gereken bütün işler ve bugün seçilen işler. Böylece “önemli ama bugün yapılmayacak” görevi unutmadan günlük planı daraltırsınız. Uzun havuzu her gün bitirmeye çalışmanız gerekmez.
Kapasiteyi görmek için şu alanları yazın: sabit toplantı, hazırlık, yanıt verme, yoğun çalışma ve beklenmedik talepler için boşluk. Bu alanlara kesin bir evrensel oran vermek yerine kendi çalışma haftanızdan yararlanın. Müşteri destek görevi ile analiz görevinin günlük kesinti miktarı aynı değildir.
Proje ile sıradaki işi ayırın
“Yeni raporlama düzenini kur” bir proje başlığıdır. Altında veri kaynaklarını bulmak, tabloyu hazırlamak, örnek rapor çıkarmak ve ekipten görüş almak bulunabilir. Bunu tek satırda yazdığınızda nereden başlayacağınızı her seferinde yeniden düşünürsünüz.
Üretkenlik yöntemi GTD’nin haftalık gözden geçirme açıklaması projeler, sonraki işler ve beklenen yanıtların ayrı incelenmesine yer veriyor. Kendi listenizde bu ayrımı küçük biçimde uygulayabilirsiniz.
Geniş başlık | Başlanabilecek adım |
Aylık raporu hazırla | Son ayın sipariş dosyalarını tek klasörde topla |
Sunumu bitir | İlk slayta öneriyi ve üç gerekçeyi yaz |
Tedarikçiyi takip et | Eksik teklif satırları için kısa mesaj gönder |
Dosyaları düzenle | Bu projede kullanılan son sürümün yerini belirle |
Küçük adımın açık bir bitişi olmalı. “Raporla ilgilen” yerine “Bölge toplamlarını aynı tabloda birleştir” daha belirgin bir sonuç verir. Bu, bütün işi küçük göstermek için değil, ilerlemeyi takip etmek içindir.
Tabloda örneklenen rapor işi için Excel öğrenme sırası yazısındaki veri hazırlama yaklaşımını kullanabilirsiniz. Önce veri düzenini kurmak, raporun sonraki adımlarını kolaylaştırır.
Yanıt bekleyen işi açıkça işaretleyin
Bir tedarikçi fiyatı gelmeden karşılaştırmayı tamamlayamıyorsanız görevinizin durumu yalnız “bitmedi” değildir. “Fiyat yanıtı bekliyor; perşembe sabahı takip edilecek” diye yazabilirsiniz. Böylece tamamlayamama nedeni görünür hale gelir.
Bekleyen iş için kişi, ihtiyaç ve takip tarihi ekleyin. Sonra yalnız kendi yapabileceğiniz bir sonraki hareketi seçin. Takip mesajını göndermek, tedarikçinin yanıt vermesiyle aynı sonuç değildir; kayıtta bunları ayırın.
Bu ayrım özellikle çok sayıda ekip arasında çalışanlarda önemlidir. Listede ilerlemeyen her satırı kendi performansınızın eksikliği gibi okumak, asıl bağımlılığı gizleyebilir. RACI matrisiyle sorumlulukları netleştirme yaklaşımı işin hangi kısmının kimde olduğunu konuşmanıza yardımcı olur.
Daha fazla işe başlamak, listeyi daha hızlı bitirmeyebilir
Bir görev zorlaştığında kolay görünen yeni bir işe geçmek çekici olabilir. Gün sonunda birçok iş başlamış, azı tamamlanmış olur. Kanban University’nin resmi yöntem rehberi devam eden iş miktarını görünür kılma ve sınırlama düşüncesini açıklıyor.
Kendi listenizde “başlanacak”, “üzerinde çalışıyorum” ve “tamamlandı” ayrımı kullanabilirsiniz. Devam eden bölüm büyüdüğünde yeni işe başlamadan önce mevcut işlerin durumunu inceleyin. Hangi işi küçük bir adımla bitirebilirsiniz? Hangisi bilgi beklediği için ayrı yere taşınmalı?
Herkes için doğru tek sayı yoktur. Başlangıç denemesinde aynı anda bir ana analiz işi ile kısa yanıt sorumluluklarını ayırabilirsiniz. Amaç, bütün görevleri sıraya sokmak değil; yoğun çalışma isteyen işlerde gereksiz yarım bırakmayı azaltmaktır.
Gün içinde gelen işi yalnız listenin üstüne eklemeyin
Yeni bir talep geldiğinde zaman ve etkiyi sorun. Bu iş bugün yapılacaksa mevcut hangi iş ertelenecek? Yanıtı belirlemeden görevi eklemek, kapasiteyi değiştirmeden yükü artırır.
Kısa bir konuşma örneği şöyle olabilir: “Bugün raporun kontrolünü tamamlayacağım. Yeni tabloyu da bugün hazırlarsam rapor yarına kalacak. Hangi sonucu önceleyelim?” Böyle söylemek yardımı reddetmek değildir; iki işin aynı zamanla yarıştığını gösterir.
Bu konuşmayı yönetici beklentilerini netleştirme yazısındaki açık başarı ölçütüyle bağlayabilirsiniz. Önceliği birlikte belirlemek, akşam eksik iş için açıklama yapmaktan daha yararlı olabilir.
Akşam listenin boyuna değil harekete bakın
Günün sonunda üç kısa not alın: ne tamamlandı, ne bekliyor, yarın hangi somut adımla başlanacak? Tamamlanan küçük idari işleri sayarken önemli ana görevin ilerlemesini unutmayın. Öte yandan bir projeyi bütünüyle bitiremediğiniz için o gün yaptığınız gerçek ilerlemeyi de silmeyin.
Bu hafta kendi listenizden üç geniş başlığı seçin ve somut sonraki adıma çevirin. Sonra takvimde bu adımlara gerçekten yer bulunup bulunmadığını kontrol edin. Çalışma düzeninizi kariyerinizde ilerlemek istediğiniz alanlarla birlikte ele almak için kurs programını inceleyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Her gün kaç görev seçmeliyim?
Tek sayı bütün işler için uygun değildir. Görevlerin süresine, toplantılara ve yanıt verme sorumluluğuna bakın. Üç uzun analiz işi ile üç kısa mesaj aynı yükü oluşturmaz.
Listeyi ikiye bölünce önemli işler unutulmaz mı?
Uzun iş havuzunu düzenli gözden geçirirseniz unutulmak zorunda değildir. Günlük liste, bütün ihtiyaçları silmek için değil, bugün yapacaklarınızı seçmek için kullanılır.
Bekleyen işi tamamlanmış sayabilir miyim?
Yalnız sizin adımınız bittiyse bunu ayrıca belirtin. Bütün sonucun tamamlanması başka bir yanıtı gerektiriyorsa işin beklediğini görünür tutun.
Listeyi sürekli erteliyorsam sorun uygulamada mı?
Önce kapasite, görev açıklığı ve bağımlılıkları inceleyin. Bunlar çözülmeden uygulama değiştirmek aynı uzun listeyi başka ekrana taşıyabilir. Beklenen sonucu yönetici beklentileri üzerinden netleştirmek bu incelemeyi destekleyebilir.
