Toplantılarla dolu bir günde odak zamanı açmak için önce hangi işin kesintisiz çalışma istediğini ve yaklaşık ne kadar süreceğini belirleyin. Sonra takvimdeki toplantılara hazırlık, geçiş ve takip işlerini de ekleyin. Kalan küçük boşlukların her göreve yetmediğini gördüğünüzde gerekli toplantının süresini, katılımınızı veya görüşmenin biçimini konuşabilirsiniz. Yalnız “odak zamanı” yazmak yeterli değildir; o zamanı hangi iş için koruduğunuz anlaşılır olmalıdır.
Örneğin bir raporun hesabını kontrol etmek kırk dakikalık yoğun çalışma isteyebilir. Takvimde dört tane on dakikalık boşluk bulunması aynı işi rahatça yapacağınızı göstermez. Bölünme biçimi de zamanın kendisi kadar önemlidir.
Takviminizde görünmeyen işleri görünür kılın
Bir toplantı otuz dakika sürse bile işiniz yalnız o otuz dakikadan oluşmayabilir. Dosyayı açmak, notları hazırlamak, görüşme sonrası kararı yazmak ve yeni görevi takip etmek de süre kullanır. Bunları hesaba katmazsanız takvimdeki boşluklar gerçekte olduğundan büyük görünür.
Microsoft’un kesintilerle bölünen iş günü araştırması, toplantı ve mesajların odak çalışmasını parçalamasını ele alıyor. Bu bulguyu kendi takviminize doğrudan bir sayı olarak uygulamak yerine, hangi geçişlerin işinizi böldüğünü incelemek için kullanabilirsiniz.
Şöyle bir durum düşünün: Bir analiz çalışanının sabah iki toplantısı, öğleden sonra üç kısa görüşmesi var. Gün sonunda müşteri raporunu gönderecek. Toplantıların arasındaki on beş dakikalık boşluklarda rapora başlıyor, fakat her seferinde başka bir konuya geçmesi gerekiyor.
Çalışan raporu “bir saatlik iş” diye düşünmüş. Veri kaynağını kontrol etmek, iki hesabı yeniden yapmak ve raporu okumak ayrı odak adımları. Takvimini bu adımlarla karşılaştırdığında üç kısa başlangıç yerine bir kesintisiz kontrol aralığına ihtiyaç duyduğunu görüyor.
Önce hangi toplantıda ne yaptığınızı belirleyin
Takvimdeki bütün görüşmeleri otomatik olarak gereksiz saymayın. Bazısında siz karar veriyorsunuz, bazısında bilgi getiriyorsunuz, bazısında yalnız son kararı duymanız yeterli olabilir. Katılım biçimini görüşmenin amacıyla birlikte değerlendirin.
Görüşmedeki rolünüz | Konuşulabilecek seçenek |
Karar için gerekli bilgiyi getiriyorsunuz | İlgili bölümde bulunup diğer bölümü nottan izleme |
Birlikte problem çözülecek | Hazırlığı yaparak görüşme süresini daraltma |
Yalnız durum bilgisi paylaşılacak | Yazılı durum notunun yeterli olup olmadığını sorma |
Karardan etkileneceksiniz | Son karar ve görevlerin kayıt altına alınmasını isteme |
Bunlar tek başınıza uygulayacağınız gizli kurallar değildir. Toplantıyı düzenleyen kişiyle ve ekibinizle anlaşın. Kararın gerektirdiği katılımı azaltmak, odak zamanı açarken başka bir bilgi sorununa yol açabilir.
Karar odaklı toplantı gündemi hazırlama yazısı burada iyi bir dayanak olur. Amaç görünür olduğunda hem gerekli kişiler hem görüşmenin süresi daha rahat değerlendirilebilir.
Bir odak aralığına belirli bir sonuç bağlayın
Takvime “çalışma” yazmak yerine yapılacak işi belirtin: “Raporun iki bölge toplamını asıl tabloyla karşılaştır.” Bitiş koşulu açık olsun. Böylece koruduğunuz zamanın neden önemli olduğunu hem siz hem ekibiniz görebilir.
Örnek bir öğleden sonra düşünelim. Saat 14.00–15.00 arasında rapor hesabı kontrol edilecek. 15.00–15.30’da kısa ekip görüşmesi var. 15.30’dan sonra görüşmenin görevleri yazılacak ve raporun dil kontrolü yapılacak. Kontrol aralığından önce gerekli dosyalar hazır değilse o saat yine bilgi aramaya gidebilir.
Bu yüzden odak aralığına hazırlığı da bağlayın. Gerekli veriyi kimden ne zaman alacaksınız? Hangi belge açılacak? Hangi soruyu cevaplayacaksınız? Doğru iş sorusunu belirleme yaklaşımı, yoğun çalışma zamanının dağılmasını azaltır.
Ulaşılabilir olma beklentisini önceden konuşun
Odak zamanında bütün iletişim kanallarını kapatmak her rolde mümkün değildir. Müşteri sorunu veya operasyon hatası için ulaşılabilir kalmanız gerekebilir. Hangi konu gerçekten aralık içindeki çalışmayı bölecek, hangi konu sonraki mesaj kontrolüne kalabilecek? Bu ayrımı ekiple netleştirin.
Bir konuşma örneği şöyle olabilir: “14.00–15.00 arasında rapor hesabını kontrol edeceğim. Müşteri görüşmesini durduran bir sorun olursa telefonla arayabilirsiniz. Diğer mesajlara sonrasında döneceğim.” Saat ve acil durum kanalı görünür olduğunda sessizlik iletişimsizlik gibi yorumlanmaz.
Yanıt beklentisini değiştirme yetkiniz yoksa önce yöneticinizle bu düzenin mümkün olup olmadığını konuşun. Bir takvim bloğu, kurumun hizmet sorumluluğunu kendiliğinden değiştirmez. Ama bu sorumluluğun odak işiyle nasıl birlikte yürütüleceğini görünür kılabilir.
Boşlukları daha da sıkıştırmak her zaman çözüm değildir
Toplantıları arka arkaya koyup arada hiç geçiş bırakmadığınızda takvim düzenli görünür. Fakat notları işlemek ve bir sonraki görüşmeye hazırlanmak başka saatlere kayabilir. Yalnız görüşme dakikalarını kısaltmayı değil, toplam çalışma akışını düşünün.
Bir toplantı beklenmedik biçimde uzarsa odak işini sessizce günün sonuna atmayın. Teslim tarihi etkileniyorsa ilgili kişiye haber verin. Küçük bir kapsam değişikliği veya görüşmeyi başka güne taşıma seçeneği olabilir. Seçimi konuşmadan yalnız daha geç çalışmayı alışkanlık haline getirmeyin.
Benzer biçimde her görevi yoğun odak aralığına koymanız gerekmez. Kısa mesajlar ve basit dosya kontrolleri daha küçük boşluklarda yapılabilir. Korunacak aralığı, gerçekten kesintisiz düşünme isteyen iş için kullanın. Planı iş ve öğrenme dengesi için haftalık çalışma düzeni yazısıyla birlikte kurabilirsiniz.
Bir haftalık küçük deneme yapın
Önümüzdeki hafta tek bir odak işi seçin. Görevi, süre tahminini ve ihtiyaç duyduğu dosyaları yazın. Takvimde bir aralık belirleyin ve ekiple ulaşılabilirlik beklentisini konuşun. İş sonunda hangi kesintinin gerçekleştiğini ve planın neden değiştiğini not alın.
Denemeyi “Kaç saat çalıştım?” sorusuyla değil, “Seçtiğim kontrol veya düşünme işini tamamladım mı?” sorusuyla değerlendirin. Gerekirse aralığın saatini veya görüşme düzenini değiştirin. Bu yaklaşımı kariyerinizde sorumluluk aldığınız işlerle birlikte ele almak için kurs programını inceleyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Odak zamanı için toplantıları tek başıma iptal etmeli miyim?
Toplantının amacı, rolünüz ve ekip beklentisiyle birlikte karar verin. Gerekli katılımı izinsiz kaldırmak yerine süre, hazırlık veya yazılı bilgilendirme seçeneğini konuşun.
Takvimde boşluk bulamıyorsam ne yapmalıyım?
Görevin süresi ile mevcut kapasiteyi görünür kılın. Kapsam, teslim tarihi veya toplantı düzeninden hangisinin değişebileceğini yetkili kişiyle değerlendirin.
Odak zamanında mesajlara hiç cevap vermemeli miyim?
Bu, rolünüze bağlıdır. Acil durum için bir kanal belirleyip diğer yanıtların zamanını konuşabilirsiniz. Her çalışan için aynı iletişim kuralını önermeyin.
Küçük boşluklar neden bazı işler için yeterli olmuyor?
Bazı görevler dosyayı yeniden açma, bağlamı hatırlama ve düşünceyi sürdürme gerektirir. Parçalı sürelerin toplamı, her zaman tek kesintisiz çalışma aralığıyla aynı kullanım kolaylığını vermez. Büyük görevin beklenen sonucunu iş sorusuyla daraltmak uygun aralığı seçmeye yardımcı olabilir.
