“Proje güncellemesi” başlıklı bir toplantıya giren herkes farklı beklenti taşıyabilir. Biri bilgi vermek, biri sorun çözmek, biri onay almak ister. Gündemin ilk satırına toplantı sonunda verilecek kararı yazarsan konuşmanın yönü belirginleşir.
Örneğin “Yeni özelliği konuşacağız” yerine “İki tasarım seçeneğinden hangisini test edeceğimize karar vereceğiz” de. Kararı verecek kişi yoksa toplantıyı karar toplantısı olarak planlama. Önceden kimin hangi bilgiyi hazırlayacağını söyle.
Bir sayfalık gündem örneği
Amaç: Teste girecek seçeneği belirlemek. Ön okuma: İki seçeneğin kullanıcı geri bildirimi ve geliştirme maliyeti. Akış: Beş dakika hedef, on dakika farklar, on dakika riskler, beş dakika karar. Beklenen çıktı: Seçenek, gerekçe, sorumlu ve tarih.
Bu yapı her toplantının 30 dakika sürmesi gerektiği anlamına gelmez. Süreyi kararın ağırlığına göre değiştir. Bilgi paylaşımını mümkünse ön okumaya taşı; canlı zamanı anlaşmazlıkları ve açık soruları çözmek için kullan.
Kararı görünür bırak
Toplantı sonunda “Neye karar verdik, hangi varsayım açık, sonraki adım kimin?” sorularını yüksek sesle özetle. Karar çıkmadıysa bunu da yaz: Hangi bilgi eksik ve ne zaman yeniden bakılacak? Belirsizliği gizlemek ilerlemeyi hızlandırmaz.
Kararı anlatacağın sunumun da aynı netlikte olmasını istersen Minto piramit prensibine bak. Bir sonraki toplantı davetinin başlığını ve ilk iki satırını bu sorulara göre yeniden yazmayı dene.
İş becerilerini uygulamalı geliştirmek için kursu incele.
