Son teslim tarihinden geriye doğru iş planı yapmak için önce teslim edilecek sonucun ne olduğunu ve hangi saatte gerektiğini belirleyin. Ardından son kontrol, görüş alma, ilk taslak ve gerekli bilgi adımlarını geriye doğru yazın. Her adımın çalışma süresini ve başkasından beklenen yanıtı ayrı değerlendirin. Böylece “Cuma teslim” notunun öncesinde hangi koşulların sağlanması gerektiğini görürsünüz. Geriye doğru plan, takvime sığmayan işi kendiliğinden sığdırmaz; sorunu daha erken gösterir.
Özellikle başkasından onay veya veri almanız gereken görevlerde bu yaklaşım işe yarar. Bütün çalışmayı son güne koymadan, teslimi mümkün hale getiren adımları konuşabilirsiniz.
Önce teslimin ne anlama geldiğini öğrenin
Bir görevde “sunum hazır” ilk taslağı anlatıyor olabilir. Başka görevde yönetici tarafından kontrol edilmiş ve müşteriye gönderilecek son dosya istenebilir. Aynı teslim tarihi, farklı bitiş koşullarını taşıyabilir.
Şöyle bir durum düşünün: Bir çalışan cuma 16.00’da müşteri raporu gönderecek. Raporun sayıları kontrol edilecek, yönetici öneri bölümüne görüş verecek ve son dosya uygun biçimde kaydedilecek. Çalışan yalnız metni yazma süresini planlarsa diğer adımlar son saate kalabilir.
İlk sorusu şu olsun: “Cuma 16.00’da hangi dosya, hangi kapsam ve hangi kontrol tamamlanmış olmalı?” Bu cevabı kısa yazın. Teslim biçimi, dosya yeri ve onay beklentisi belirsizse önce bunları netleştirin.
Yönetici beklentilerini netleştirme yazısı bu konuşmayı sonuç üzerinden kurmanıza yardımcı olur. Tarih kesin görünse de beklenen iş açıklanmamış olabilir.
Son kontrolden geriye doğru adımları kurun
Örnek rapor için şöyle bir plan düşünülebilir:
Adım | Örnek hedef zaman | Öncesinde gerekli olan |
Son dosyayı gönderme | Cuma 16.00 | Kontrol edilmiş dosya |
Son okuma ve sayı kontrolü | Cuma 13.00–14.00 | Düzenlemelerin tamamlanması |
Görüş sonrası düzeltme | Cuma 10.00–12.00 | Yöneticinin yorumları |
Yönetici görüşü | Perşembe 15.00’e kadar | İlk taslağın paylaşılması |
İlk taslak | Perşembe 10.00 | Uygun kaynak verinin hazır olması |
Veri hazırlığı | Çarşamba öğleden sonra | Veri sahibinden dosyanın gelmesi |
Bu zamanlar örnek bir görev için hazırlanmıştır. Kendi raporunuzda süre, kişi ve takvim farklı olabilir. Önemli olan, onay ve kontrol adımlarının yalnız son tarihin yanında belirsiz birer not olarak kalmamasıdır.
Planda yönetici görüşünün ne zaman geleceğini kendinizin kesinleştirmesi mümkün olmayabilir. İlgili kişiyle anlaşın. Çalışma süresi ile başkasının uygun olduğu zamanı ayrı görmek, planın gerçekçi olmasını sağlar.
Geçmiş işi ve takvimi birlikte kullanın
Psikoloji araştırmacıları Buehler, Griffin ve Ross’un görev süresi tahmini çalışması, planlara odaklanırken geçmiş deneyimi kullanmama sorununu inceliyor. Geriye doğru planınızda da süreleri yalnız iyimser bir senaryoya göre seçmeyin.
Benzer rapor geçen ay iki düzenleme turu gerektirmişse bu ay farkın ne olacağını sorun. Bu kez kapsam daha küçük veya veri daha hazır olabilir. Değişen koşulu yazın; hiçbir şey değişmediyse bütün kontrolü tek kısa aralığa sığdırmanızın dayanağı zayıf olabilir.
Sonra takvime bakın. Cuma 10.00–12.00’de iki toplantınız varsa düzenlemeyi o saatte yapamazsınız. Aynı zamanda bütün gününüzü boş varsayarak geriye doğru yerleştirmek de uygun değildir. Haftalık plan yazısındaki gerçek çalışma zamanı düşüncesini kullanın.
Aynı anda yapılabilecek işleri doğru ayırın
Bazı adımlar birbirinden bağımsız olabilir. Bir yandan kapak düzeni hazırlanırken başka biri veriyi doğrulayabilir. Fakat sonuç bölümü, henüz kontrol edilmemiş hesabın üstüne yazılıyorsa bağımlılık vardır.
Görevleri yalnız daha hızlı görünmek için paralel ilan etmeyin. Hangi bilgi gelmeden sonraki kararın verilemeyeceğini görün. İlk taslak, doğrulanmış ve belirsiz alanları ayırıyorsa erken görüş almaya uygun olabilir. Belirsiz sayıların kesin bilgi gibi bulunduğu taslak ise yanlış yorum yaratabilir.
Çok kişiyle çalışan bir işte RACI matrisi yaklaşımı kimin bilgiyi sağladığını ve kimin karar verdiğini netleştirebilir. Planın bütün yükü tek kişideymiş gibi görünmesini önler.
Kritik gecikmenin etkisini önceden söyleyin
Örnek planda veri çarşamba öğleden sonra gelmezse ilk taslak etkilenebilir. Taslak geç paylaşılırsa yöneticinin görüşü de aynı zamanda gelmeyebilir. Bu zinciri yalnız son teslim günü fark etmeyin.
Veri sahibine şu tür bir mesaj gönderebilirsiniz: “Perşembe 10.00’da ilk taslağı paylaşacağım. Veri çarşamba öğleden sonra gelirse hazırlık ve kontrolü tamamlayabilirim. Daha geç gelecekse rapor kapsamını yeniden konuşmamız gerekecek.” Bu örnek, tarihin neden gerekli olduğunu gösterir.
Bir koşul değiştiğinde planı güncelleyin. Aynı tarihi korumak için kontrol adımını sessizce kaldırmayın. Kapsam küçültmek, destek almak veya teslimi değiştirmek seçenek olabilir. Hangi seçeneğin uygun olduğunu işin karar yetkisiyle birlikte ele alın.
Bir teslim aralığı ile belirsizliği karıştırmayın
Planınızda küçük bir boşluk bulunması kullanışlı olabilir. Ancak rastgele boş süre eklemek, eksik bilgiyi çözmez. Hangi değişikliğin bu aralığı kullanabileceğini yazın. Örneğin tek bir düzenleme turu veya dosya biçim kontrolü gibi belirli bir ihtiyaç.
Her hafta aynı adım uzuyorsa bu süreyi sürekli tamponla örtmek yerine nedenini inceleyin. Veri biçimi, kapsam veya onay düzeni değişebilir. Geriye doğru plan, tekrarlanan sorunu görünür kıldığında daha fazla değer sağlar.
Bu hafta tek bir teslimi geriye doğru planlayın
Önce son dosya ve bitiş koşulunu yazın. Sonra kontrol ve görüş adımlarını yerleştirin. En sonda gerekli veri ve hazırlığın hangi zamana kadar gelmesi gerektiğini bulun. Takvimde gerçek çalışma alanı olmadığını görürseniz kararı erken konuşun.
Planı görev boyunca kısa biçimde güncelleyin. Değişiklik olduğunda hangi sonraki adımı etkilediğini belirtin. Bu çalışma alışkanlığını kariyerinizdeki rapor ve sunum sorumluluklarıyla birlikte geliştirmek için kurs programını inceleyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Geriye doğru plan yapınca son tarihe kesin yetişir miyim?
Garanti vermez. Gerekli koşulları ve süre çatışmasını erken görmenizi sağlar. Yeni bilgi veya gecikme olduğunda planı yeniden değerlendirin.
Onay süresini nasıl tahmin etmeliyim?
Onayı verecek kişiyle görüşün ve uygun zamanı konuşun. Kendi çalışma dakikanızı o kişinin yanıt zamanıyla aynı ölçü gibi kullanmayın.
Plan takvime sığmıyorsa neyi değiştirmeliyim?
Kapsam, destek veya teslim tarihi seçeneklerini görünür kılın. Kontrol adımını sessizce kaldırmak yerine kararı ilgili kişiyle birlikte verin.
Bütün görevleri sırayla mı yapmalıyım?
Bağımsız adımlar aynı zamanda ilerleyebilir. Hangi bilgiye bağlı olduklarını önce kontrol edin. Henüz doğrulanmamış sonucu sonraki kesin kararın temeli yapmayın. Bağımlı görevlerin rollerini RACI matrisiyle görünür kılabilirsiniz.
