Pomodoro tekniğini toplantılı bir iş gününde kullanırken önce tek bir somut görev seçin ve gerçekten çalışabileceğiniz aralığı belirleyin. Klasik uygulamadaki 25 dakikalık çalışma ile kısa mola, bir başlangıç düzeni sunar. Ancak bütün günü bu aralıklarla doldurmak zorunda değilsiniz. Toplantı hazırlığı, kesintiler ve ulaşılabilir olma sorumluluğu da planın parçasıdır. İş gününe uyarlama yapıyorsanız bunu yöntemin değişmez kuralı gibi değil, kendi çalışma denemeniz olarak değerlendirin.
Amaç her gün daha çok zamanlayıcı turu tamamlamak değil, seçtiğiniz işi daha açık takip etmektir. Özellikle kısa boşlukların bulunduğu günlerde neye başlayacağınızı bilmek önemli olabilir.
Pomodoro yalnızca bir sayaç değildir
Yöntemi geliştiren Francesco Cirillo, kendi anlatımında üniversitedeki odaklanma ihtiyacından başlayan küçük denemesini açıklıyor. Resmi Pomodoro sayfası da planlama, kesintiler ve süre tahminini yöntemle birlikte ele alıyor. Yalnız sayaç açmak bu çalışma alışkanlıklarının hepsini kurmuş olmaz.
Yayıncı Penguin Random House’un yazar açıklamasında klasik 25 dakikalık çalışma ve beş dakikalık mola düzeni belirtiliyor. Bu süreyi bütün iş türleri için bilimsel olarak tek doğru süre gibi sunmayın. Kendi görev, takvim ve kurum koşulunuzu da değerlendirin.
Özellikle hazır olmanız gereken bir müşteri hattında çalışıyorsanız, uzun süre bütün iletişimi kapatmak uygun olmayabilir. Bir analiz dosyasında ise gereksiz mesaj kesintilerini azaltacak bir aralık oluşturabilirsiniz. Rol farkı, yöntemi nasıl deneyeceğinizi değiştirir.
Toplantı öncesindeki boşluğu somut işe bağlayın
Şöyle bir durum düşünün: Bir çalışanın 10.00’da toplantısı var. Saat 9.20’de bir rapora başlayacak. Raporun tamamını bitirmeye çalışırsa toplantı saati geldiğinde yarım kalmış birçok bölüm olabilir. Bunun yerine “İlk iki bölge toplamını asıl veriyle karşılaştır” adımını seçebilir.
Klasik bir çalışma aralığı bu örnekte 9.20–9.45’e yerleştirilebilir. Kısa mola sonrası toplantı hazırlığı için de zaman kalır. Çalışan 9.45’te neyin tamamlandığını ve hangi noktadan devam edeceğini not eder. Böylece toplantı sonrasında bağlamı bütünüyle yeniden kurmak zorunda kalmaz.
Takvimde yalnız yirmi dakikanız varsa bir turu zorla sığdırmaya çalışmayın. Daha kısa bir işi seçebilir veya uygun aralığı başka saate koyabilirsiniz. Kullanacağınız uyarlamayı kendi denemeniz olarak not edin. Toplantıya gecikmek, odak çalışması yapmanın zorunlu sonucu değildir.
Bu örnekten üç mesaj çıkar. Önce aralıkta bitebilecek adımı belirleyin. Görüşmeye geçiş ve hazırlığı hesaba katın. İş yarım kaldığında sonraki hareketi yazın. Böylece zamanlayıcı, takvimden kopuk bir hedefe dönüşmez.
Bir tur için hangi işler uygundur?
Tek ve açık bir sonuca bağlanabilen görevler iyi başlangıç olabilir. Örneğin bir e-postanın ilk taslağı, iki tablo toplamının kontrolü veya sunumun ilk sayfasındaki ana mesaj. Geniş bir proje adını tek aralığın hedefi gibi yazmayın.
Geniş görev | Aralık için küçük adım |
Sunumu hazırla | İlk slaytta karar ihtiyacını yaz |
Excel raporunu bitir | Tek bir dönemin toplamını doğrula |
E-postaları temizle | Yanıt gerektiren beş mesajı ayır |
Projeyi planla | İlk teslimin gerekli adımlarını listele |
İşin sonucunu seçmek için doğru iş sorusu belirleme yazısındaki yaklaşımı kullanabilirsiniz. “Bu turda ne yapacağım?” sorusunun cevabı, yalnız daha çok çalışmak olmamalıdır.
Kesintiyi kaydedin, her mesajda planı değiştirmeyin
Bir mesaj geldiğinde önce gerçekten hemen yanıt gerektirip gerektirmediğine bakın. Göreviniz acil müşteri sorunlarına yanıt vermeyi içeriyorsa bunu planınızın dışında tutmayın. Diğer talepleri kısa bir notla sonraki kontrol aralığına alabilirsiniz.
Aralık sırasında aklınıza gelen başka bir işi de not edin. Hemen o işi yapmak için geçmek yerine düşünceyi kaydetmek, mevcut adımı tamamlamanıza yardımcı olabilir. Sonra notun gerçekten yapılacak bir iş olup olmadığını değerlendirin.
Kesinti nedeniyle aralığınız bozulduysa bunu gizlemeyin. Bir günün sonunda her turun eksiksiz olduğunu göstermek için gerçeği değiştirmek size yararlı bilgi vermez. Hangi kesintinin geldiğini ve nasıl karar verdiğinizi görmek, sonraki planı ayarlamanızı sağlar.
Molayı başka bir yoğun göreve çevirmeyin
Çalışma aralığının ardından gelen kısa mola, sürekli yeni görev başlatacağınız başka bir liste olmak zorunda değildir. E-postaya geçip yeni bir sorunu açarsanız dönmek istediğiniz işi tekrar bırakabilirsiniz. Mola ve mesaj kontrolü ayrı ihtiyaçlarsa bunu takvimde ayırın.
Kendi iş ortamınızın gerektirdiği koşulları izleyin. Kısa süre ayağa kalkmak veya ekrandan uzaklaşmak gibi seçenekleri kendinize uygun biçimde değerlendirebilirsiniz. Buradaki amaç sağlık için evrensel bir süre yazmak değil, bütün aralıkları daha fazla iş talebiyle doldurmamaktır.
Sonucu tur sayısından önce değerlendirin
Günün sonunda yalnız “altı tur yaptım” diye not etmek hangi işin ilerlediğini göstermeyebilir. Seçtiğiniz görev tamamlandı mı, tahmininiz uygun muydu, kesinti nereden geldi? Bu üç bilgi sonraki denemede daha kullanışlı olur.
Bir rapor kontrolü düşündüğünüzden uzun sürdüyse adımı küçültebilir veya farklı aralıkta çalışabilirsiniz. Beklenen veri gelmediği için başlayamadıysanız sorunu odak süresiyle çözmeye çalışmayın. Önce bağımlılığı ele alın.
Çalışma aralıklarını iş ve öğrenme dengesi için haftalık plan yazısındaki gerçekçi takvim düşüncesiyle birlikte kurabilirsiniz. Teknik, bütün sorumlulukları yok eden ayrı bir dünya değildir; mevcut iş gününüzün içinde denenir.
Bu hafta tek bir somut işi bir çalışma aralığıyla deneyin. Tamamlanan adımı, gerçek süreyi ve kesintiyi not edin. Çalışma düzeninizi kariyerinizde ilerlemek istediğiniz alanlarla birlikte düşünmek için kurs programını inceleyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Her çalışma aralığı mutlaka 25 dakika mı olmalı?
Klasik düzen 25 dakikalık aralıkla anlatılır. Toplantılı iş gününde farklı bir uyarlama deniyorsanız bunun kendi düzeniniz olduğunu belirtin ve sonuca göre değerlendirin.
Toplantıyı bir Pomodoro turu gibi saymalı mıyım?
Görüşmenin amacı ve çalışma türü farklı olabilir. Kendi odak işiniz ile toplantı zamanını ayrı görmek planı daha anlaşılır hale getirir. Sayaç sayısını artırmak için sınıflandırmayı değiştirmeyin.
Aralıkta acil bir iş gelirse ne yapmalıyım?
Rolünüzün gerektirdiği acil sorumluluğu yerine getirin. Kesintiyi not ederek mevcut işin hangi adımla devam edeceğini yazın; plan değişikliğini görünür tutun.
Görevim bir turda bitmiyorsa yöntem uygun değil mi?
Görevin kapsamı büyük olabilir. Projeyi küçük, gözlenebilir adımlara ayırın. Bir turun sonucu bütün projeyi bitirmek zorunda değildir. Kapsamı netleştirmek için yönetici beklentilerini işe başlamadan konuşabilirsiniz.
