Birden fazla işi aynı anda yapmaya çalışırken çoğu kez işler arasında hızlı geçiş yaparsınız. Bir tabloyu kontrol ederken e-postaya, ardından sunuma dönmek; her görevin bilgisini yeniden hatırlamanızı gerektirebilir. Bu geçişler süreyi ve hata kontrolünü etkileyebilir. Denemek için tek bir somut işi kısa bir aralıkta tamamlamayı seçin, kesintileri kaydedin ve sonucu önceki çalışma düzeninizle karşılaştırın. Amaç bütün sorumlulukları tek sıraya sokmak değil, gereksiz geçişleri fark etmektir.
Ofis yaşamında birden fazla göreviniz bulunması olağandır. Aynı anda birçok sorumluluğu takip etmek ile aynı dakikada hepsini yapmaya çalışmak farklı çalışma biçimleridir.
Hızlı geçiş, gerçek eşzamanlılık gibi görünebilir
Şöyle bir durum düşünün: Bir çalışan müşteri raporunu hazırlıyor. Bir bölge toplamını kontrol ederken mesaj geliyor; yanıtı yazıyor. Sonra yöneticinin istediği slaydı açıyor. Ardından rapora döndüğünde hangi satırı son kontrol ettiğini hatırlamaya çalışıyor.
Çalışan gün boyunca meşgul. Fakat üç dosyada da küçük parçalar ilerlemiş, önemli kontrol tamamlanmamış olabilir. Gün sonunda “Neredeyse hep çalıştım” diye düşünmesi ile biten sonuçların az olması birbiriyle çelişmez. İşin bir bölümü geçiş ve yeniden hazırlığa gitmiştir.
Araştırmacılar Joshua Rubinstein, David Meyer ve Jeffrey Evans’ın görevler arası geçiş araştırması, hedef ve kural değiştirmenin ayrı süreçlerini inceliyor. Bu laboratuvar bulgusunu bütün ofis işleri için sabit bir kayıp oranına çevirmeyin. Kendi görevinizdeki geçişleri görmek için bir başlangıç olarak kullanabilirsiniz.
Her iki işi aynı güçlükte düşünmeyin
Bir dosya indirilirken kısa bir not yazmak ile karmaşık iki hesabı sırayla kontrol etmek aynı durum değildir. Görevlerin dikkat ve bilgi ihtiyacı değişir. Özellikle aynı tür bilgileri kullanan iki zor işte hangi dosyaya ait değeri kullandığınızı yeniden kontrol etmek gerekebilir.
Örnekte çalışan bir müşterinin teslim tarihini başka müşterinin notuyla karıştırabilir. Hata yalnız hızdan değil, aynı anda açık kalan benzer bağlamlardan doğabilir. Bu nedenle işleri hangi adımda ayıracağınızı belirleyin.
Görev durumu | Değerlendirilecek soru |
Yoğun hesap kontrolü | Kesinti sonrası hangi satırdan döneceğim? |
Benzer iki müşteri dosyası | Bilgileri yanlış dosyaya taşıma ihtimali var mı? |
Basit ve beklemeli işlem | Bekleme sırasında başka küçük iş yapılabilir mi? |
Acil yanıt sorumluluğu | Hangi kanal ve konu mevcut işi gerçekten bölecek? |
Bu sorular tek bir doğru düzen yazmaz. Görevin özelliğine göre deneyeceğiniz değişikliği belirler. İşinizi bir zamanlama yöntemine zorla uydurmak yerine hangi geçişin gerekli olduğunu görün.
Tek iş denemesini açık bir sonuçla kurun
“Bir saat odaklanacağım” yerine “Raporun ocak toplamını kaynak satırlarla karşılaştıracağım” gibi bir sonuç seçin. Ne zaman biteceğini ve hangi kontrolün yapılacağını bilin. Bu, çalışmanın sonunda gerçekten ne tamamladığınızı söylemenizi kolaylaştırır.
İşin başında gerekli dosyaları açın. İlgisiz sekmeleri kapatmanız veya başka bir alana almanız uygun olabilir. Ancak gereken kaynak dosyayı da kaldırıp sonradan tekrar aramaya başlamayın. Amaç, çalışma alanını görsel olarak boş göstermek değil; gerekli bilgiye erişimi düzenlemektir.
Doğru iş sorusu belirleme yazısındaki hedefi daraltma düşüncesi burada işe yarar. Belirsiz bir görev için kesintiyi azaltmanız, ne yapacağınızı kendiliğinden açıklamaz.
Denemede yarım kalan işin sayısı kadar, geri dönerken yeniden okunması gereken bölüme de bakın. Bir rapor paragrafında durduysanız kısa bir sonraki adım notu, sonraki dönüşte bağlamı korumaya yardımcı olabilir.
Kesinti geldiğinde dönüş noktasını yazın
Gerçek bir acil sorun nedeniyle başka işe geçmeniz gerekebilir. Bu durumda mevcut görevde nerede kaldığınızı kısa bir notla belirtin: son kontrol edilen satır, açık soru ve sıradaki adım. “Rapor yarım” demek yerine “Güney bölgesi iadeleri kontrol edilecek” diye yazın.
Bir görevden diğerine geçerken dosyayı kaydetmek ve açık kararları yazmak, geri dönüşte bilgi aramayı azaltabilir. Bu adımın da süre kullandığını görün. Her geçişte çok uzun not yazmanız gerekmiyor; işinize yetecek kadar açık bir kayıt yeterlidir.
Yeni talep geldiyse hangisinin önce yapılacağını konuşun. Yönetici beklentilerini netleştirme yaklaşımıyla iki sonucun aynı zamanı kullandığını görünür kılabilirsiniz. Sessizce bütün dosyalara biraz dokunmak, öncelik kararını ertelemiş olabilir.
Aklınıza gelen işi de bir kesinti olarak görün
Her geçiş dışarıdan gelmez. Raporun ortasında başka bir mesajı hatırlayabilir veya bir dosya düzenleme fikri aklınıza gelebilir. Bu düşünceyi not edip mevcut adımı sürdürmek uygun olabilir.
Notu sonra inceleyin. Gerçekten şimdi yapılması gereken bir iş mi, yoksa daha sonra değerlendirilecek bir fikir mi? Her hatırladığınız konuyu hemen açarsanız dış bildirimleri kapatmış olsanız da işiniz bölünebilir.
Birden fazla açık işi takip etmek için haftalık plan yazısındaki çalışma alanlarını kullanabilirsiniz. Farklı sorumlulukları görünür tutmak, hepsine aynı dakika içinde başlamanızı gerektirmez.
Süre ve hatayı birlikte ölçün
Bir denemede yalnız daha kısa sürede bittiğinize bakmayın. Hangi kontrol yapıldı, kaç düzeltme gerekti ve kaç iş yarım kaldı? Bunlar sonucun kalitesini anlamanıza yardımcı olur.
Örneğin rapor daha erken tamamlanmış ama iki tarih yanlış dosyadan taşınmışsa iyi bir değişiklik olduğunu söylemek için erken olabilir. Tek iş aralığında kontrol daha rahat yapılmış ama acil müşteri yanıtı gecikmişse iletişim sınırını yeniden konuşmanız gerekir.
Bu hafta tekrar eden bir görev için kısa bir tek iş denemesi yapın. Bitiş koşulunu yazın ve gerekli kesintileri ayrı kaydedin. Çalışma düzeninizi kariyer hedefinizle birlikte düşünmek için kurs programını inceleyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Çok görevim varsa multitasking yapmak zorunda değil miyim?
Birden fazla sorumluluğu takip etmeniz gerekebilir. Bunları aynı anda yapmak yerine öncelik ve çalışma aralıklarıyla ele almak mümkün olabilir. Rolünüzün acil yanıt ihtiyacını ayrıca değerlendirin.
Bütün bildirimleri kapatmalı mıyım?
Görevinize göre ulaşılabilir kalmanız gereken kanal olabilir. Gereksiz kesintiyi azaltırken ekip ve müşteri beklentisini konuşun. Tek bir iletişim kuralını bütün çalışanlara uygulamayın.
Dışarıdan mesaj gelmiyorsa işim bölünmez mi?
Aklınıza gelen başka görevler de geçiş yaratabilir. Bunları kısa notla kaydedip uygun zamanda değerlendirmeyi deneyebilirsiniz.
Tek iş denemesini neyle karşılaştırmalıyım?
Benzer kapsamlı görevlerde toplam süre, kontrol, düzeltme ve yarım işler üzerinden karşılaştırın. Bir zor görevi bir kolay görevle aynı koşul gibi değerlendirmeyin. Bu karşılaştırmayı haftalık planınıza küçük bir deneme olarak ekleyebilirsiniz.
