Bildirimleri bütünüyle kapatmadan işte odaklanmak için önce hangi iletişimin gerçekten hemen ulaşması gerektiğini ayırın. Ardından diğer mesajların bildirimini, kontrol zamanını ve yanıt beklentisini düzenleyin. Telefon, e-posta ve ekip mesajlarının hepsi aynı amaçla kullanılmak zorunda değildir. Rolünüzün acil sorumluluğunu koruyarak gereksiz kesintileri azaltabilirsiniz. Bu düzeni yalnız kendi cihazınızda değiştirmekle yetinmeyin; çalışma arkadaşlarının size ne zaman ve nasıl ulaşacağını konuşun.
Bir mesajı hızlı görmek, her zaman hızlı yanıt vermek veya hemen işe başlamak anlamına gelmez. Bu üç beklentiyi ayırmak, hem iletişimi hem odak çalışmasını daha anlaşılır hale getirir.
Hangi bildirim işinizi gerçekten değiştiriyor?
Şöyle bir durum düşünün: Bir ofis çalışanı aylık rapor hazırlıyor. Ekip mesajlarında kurum duyuruları, proje soruları, müşteri sorunları ve genel sohbetler aynı biçimde bildirim çıkarıyor. Çalışan önemli bir şeyi kaçırmamak için bütün bildirimleri açık tutuyor.
Fakat her bildirimin değeri aynı değil. Genel duyuru raporun arasına girmek zorunda olmayabilir. Bir müşterinin işlemini durduran sorun ise hemen görüşme isteyebilir. Çalışan bildirimleri tek tek susturmak yerine ekipte bu ayrımı konuşabilir.
Microsoft’un iş günündeki kesintiler araştırması, toplantı ve dijital mesajların çalışma zamanını parçalamasını ele alıyor. Kendi işinizde ilk inceleme, hangi mesaj türünün hangi işi böldüğünü görmektir. Her kesintiyi aynı yoğunluk sorunu diye adlandırmayın.
Üç farklı beklentiyi açık söyleyin
Bir iletişim düzeninde şu soruların cevabı ayrı olmalı: Talebi ne zaman göreceksiniz? Ne zaman yanıt vereceksiniz? İşi ne zaman tamamlayacaksınız? Bunlar karıştığında bir mesajın görüldüğü an, görevin de başlaması beklenebilir.
Örnek bir ekip anlaşması şöyle olabilir:
Mesaj türü | Ulaşma biçimi | Beklenti |
Müşteri işini durduran sorun | Telefon veya belirlenmiş acil kanal | Uygun görev sahibine hemen ulaşma |
Bugün karar gerektiren proje sorusu | İlgili proje kanalı | Kullanma saati belirtilerek yanıt isteme |
Bilgi paylaşımı | Duyuru veya ortak not | Uygun zamanda inceleme |
Gelecek haftaya ait istek | Görev kaydı veya e-posta | Tarihle birlikte planlama |
Bu tablo bütün kurumlar için hazır kural değildir. Kendi hizmet ve ekip koşulunuza göre düzenleyin. Önce görevinizin hangi yanıt sürelerini gerektirdiğini öğrenin. Kullanıcıya verilen hizmet sözü, kişisel bir bildirim tercihiyle değişmez.
Cihaz ayarından önce kanal amacını konuşun
Bir kanal hem genel sohbet hem acil iş için kullanılıyorsa yalnız bildirim sesini değiştirmek yeterli olmayabilir. Hangi konunun nerede yazılacağı ve acil durumda kimden yanıt beklendiği belirgin olsun.
Çalışma arkadaşınıza şöyle bir soru sorabilirsiniz: “Rapor kontrolü sırasında bilgi mesajlarına sonra dönebilir miyim? Müşteri sorunu oluşursa hangi kanaldan haber vereceksiniz?” Böylece odak ihtiyacınızı karşı tarafın iş ihtiyacıyla birlikte ele alırsınız.
Yönetici beklentilerini netleştirme yazısındaki açık soru yaklaşımı burada yararlı olur. Ulaşılabilirlik konusunda varsayım yerine birlikte belirlenmiş beklenti kurarsınız.
Anlaşmayı denedikten sonra kaçırılmış önemli iletişim olup olmadığını da kontrol edin. Bildirim sayısının azalması tek başına başarı ölçütü değildir. Gerekli yanıtlar zamanında veriliyor ve önemli iş ilerliyorsa düzeni sürdürmeyi değerlendirebilirsiniz.
Bir odak işi için küçük düzenleme deneyin
İlk denemede bütün cihaz ve kanalları değiştirmeyin. Tek bir odak görevini seçin; örneğin rapor hesabının kontrolü. O görev sırasında hangi bildirimlerin açık kalacağını ve diğer mesajları ne zaman inceleyeceğinizi belirleyin.
Gerekli olmayan genel duyuru bildirimlerini daha sakin bir biçime almak uygun olabilir. Ancak hangi ayarı değiştirdiğinizi bilin. Bir uygulamada yalnız sesi kapatmak ile mesajı hiç görmemek farklı davranışlar olabilir. Kullanılan uygulamanın ayarını kendi ekranınızda kontrol edin.
Deneme aralığını bitirince mesajları uygun biçimde inceleyin. Kontrol zamanını unutursanız çalışma arkadaşlarının belirsizliği artabilir. Düzenin işlemesi için odak kadar geri dönüş alışkanlığı da önemlidir.
Aynı bilgi farklı kanallardan geliyorsa kaynağını bulun
Bir görev e-posta, mesaj ve ortak tabloda ayrı ayrı güncelleniyorsa bildirim miktarı kadar kayıt karışıklığı da oluşabilir. Hangi yerin güncel kayıt olduğunu belirleyin. Diğer kanallardaki mesajlar o kayda yönlendirebilir.
Örneğin bir teslim tarihinin son hali görev tablosunda dururken eski e-postada farklı tarih bulunabilir. Bildirimleri azaltmak bu çelişkiyi çözmez. Kaynağı ve güncelleme sorumluluğunu konuşmanız gerekir.
Sorumluluk belirsizliğinde RACI matrisi yaklaşımı, işi yapan ve kararı veren kişileri ayırmak için kullanılabilir. Bildirim düzeni, görev düzeninden bütünüyle bağımsız değildir.
Kaçırılan iş kadar gereksiz kesintiyi de izleyin
Yeni düzeni değerlendirirken yalnız daha rahat hissettiğinize bakmayın. Gerçekten kaçırılan önemli bir mesaj var mı? Yanıt gecikmesi iş sonucunu etkiledi mi? Genel duyurular ana görevi daha az böldü mü?
Bir veya iki günün kısa notu fikir verebilir. Belirli bir görevde işe yarayan ayarı bütün çalışma gününe yaymadan önce rolünüzdeki farklı koşulları görün. Toplantı günü ile müşteri yoğunluğu olan gün aynı ihtiyaçları taşımayabilir.
Ekipte herkesin aynı ayarı kullanmasını zorunlu görmek de uygun olmayabilir. Bir kişinin müşteri hattı sorumluluğu, başka bir kişinin analiz görevi vardır. Ortak olan; acil kanal, kaynak kayıt ve yanıt beklentisinin anlaşılır olmasıdır.
Bir haftalık küçük deneme yapın
Bu hafta tek bir odak işi için iletişim anlaşması kurun. Hangi konunun aralığı böleceğini, diğerlerine ne zaman döneceğinizi yazın. İş sonunda tamamlanan sonucu ve ortaya çıkan iletişim sorunlarını birlikte değerlendirin.
Planı haftalık çalışma düzeni yazısıyla bağlayabilirsiniz. Görev için zaman açmak, gerekli iletişimin ne zaman yapılacağını da düşünmeyi gerektirir. Bu alışkanlıkları kariyerinizdeki sorumluluklarla birlikte ele almak için kurs programını inceleyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Bildirimlerimi kapatmadan odaklanabilir miyim?
Bazı bildirimleri açık tutup diğerlerini düzenlemek mümkün olabilir. Önce hangi konu için hemen ulaşılmanız gerektiğini belirleyin. Kullanılacak düzen rolünüzün ihtiyacına bağlıdır.
Acil konu için ayrı kanal yeterli mi?
Kanalın ne için kullanılacağı ve kimden yanıt bekleneceği de anlaşılmalı. Her konu acil kanala taşınırsa ayrım kaybolabilir. Gerçek iş etkisini konuşun.
Mesajı görmek işi hemen yapacağım anlamına gelir mi?
Hayır. Görme, yanıt ve tamamlanma sürelerini ayrı söyleyin. Talebi aldığınızı belirtip uygun teslim zamanını konuşabilirsiniz.
Yeni ayarı nasıl değerlendirmeliyim?
Kaçırılan önemli mesajı, gecikmenin etkisini ve gereksiz kesintiyi birlikte izleyin. Yalnız daha az bildirim sayısı başarılı iletişim düzeni olduğunu göstermez. Erişilebilirlik beklentisini yönetici görüşmesinde ayrıca netleştirebilirsiniz.
