Her iş acil görünüyorsa önce işi kimin daha ısrarla istediğine değil; teslim zamanına, gecikmenin etkisine ve diğer işlerin ona bağlı olup olmadığına bakın. Ardından gününüzde hangi işlerin gerçekten tamamlanabileceğini görün. İki önemli iş aynı zamanla yarışıyorsa sessizce birini seçmek yerine yetkili kişiyle önceliği konuşun. “Bu yeni işi bugün yaparsam mevcut rapor yarına kalacak” gibi somut bir cümle, belirsiz bir yoğunluk şikayetinden daha kullanışlıdır.
Önceliklendirme, gelen bütün taleplere daha hızlı yanıt vermek değildir. Sınırlı zaman içinde hangi sonucun önce korunacağını belirlemektir. Gelin aynı sabah gelen üç talebi birlikte değerlendirelim.
Mesajdaki “acil” sözcüğünü kullanma tarihiyle sınayın
Şöyle bir durum düşünün: Bir operasyon çalışanından üç farklı kişi bir dosya istiyor. Satış ekibi müşteri toplantısı için fiyat karşılaştırması bekliyor. Yönetici haftalık raporun son sürümünü soruyor. Başka bir ekip eski sunumdaki birkaç grafiğin rengini değiştirmek istiyor.
Üç mesajda da “bugün” yazıyor. Çalışan hemen hepsine başlayabilir; fakat önce şu soruyu sorarsa işin sırası değişebilir: “Bunu bugün hangi saatte ve hangi amaçla kullanacaksınız?” Fiyat karşılaştırması 11.00’deki müşteri görüşmesine gidecek. Haftalık rapor 16.00’daki toplantıda kullanılacak. Eski sunum ise ertesi hafta paylaşılacak; bugün istenmesinin nedeni yalnız hazırlığı erken bitirmek.
Bu bilgi, sunum işini değersiz yapmaz. Yalnız diğer iki işin zaman sınırını daha yakın gösterir. Kullanma tarihi ile talep edilen gönderme tarihi arasında fark varsa bunu konuşabilirsiniz. Böylece aciliyeti tahmin etmek yerine görünür bir takvime bağlarsınız.
Gecikmenin etkisini kısa ve somut yazın
Bir işi sıraya koyarken “önemli” demek de tek başına yeterli değildir. Hangi karar veya teslim değişecek? Bir müşteri görüşmesi eksik bilgiyle mi yapılacak? Başka ekip çalışmaya başlayamayacak mı? Yoksa yalnız bir iç dosyanın görünüşü mü geç tamamlanacak?
Kendi karşılaştırmanız için şu tabloyu kullanabilirsiniz:
İş | Kullanma zamanı | Gecikmenin etkisi | İlk adım |
Fiyat karşılaştırması | Bugün 11.00 | Müşteri seçenekleri karşılaştıramayacak | Eksik teklif tutarını doğrula |
Haftalık rapor | Bugün 16.00 | Yönetici karar veremeyecek | Yeni veriyi ekleyip kontrol et |
Grafik rengi | Gelecek hafta | Sunum hazırlığı daha sonra tamamlanacak | Uygun teslim tarihini konuş |
Tablo örnek bir iş günü içindir. Başka bir ortamda sunumun görsel düzeltmesi yasal veya müşteriyle ilgili kritik bir ayrıntı taşıyabilir. Her işin etkisini kendi bağlamında öğrenin. Başlık benzer diye etkisinin aynı olduğunu varsaymayın.
Görev yönetimi ürünü Todoist’in Eisenhower matrisi açıklaması acil ve önemli ayrımını gösteriyor. Bu ayrımı, günlük konuşmada “Ne zaman gerekiyor?” ve “Gecikirse ne etkileniyor?” sorularına dönüştürebilirsiniz.
Bir işi bitirmek için başka bir işin tamamlanması gerekiyorsa bunu görün
Fiyat karşılaştırması için finans ekibinden kur bilgisi bekleniyorsa çalışanın kendi süresi tek engel değildir. Doğru ilk adım bütün tabloyu süslemek değil, gerekli bilgiyi istemek olabilir. Bağımlılığı erken fark etmek, son dakikada her işin acil hale gelmesini azaltır.
Beklediğiniz bilgiyi ilgili kişiye açık gönderin: “11.00 müşteri görüşmesi için tabloyu 10.30’da kapatacağım. Kullanılacak kur bilgisini 10.00’a kadar doğrulayabilir misiniz?” Bu örnek cümlede ihtiyaç, zaman ve kullanım birbirine bağlanır.
Sorumluluklar belirsizse RACI matrisiyle görev ve karar sahibini ayırma yazısındaki yaklaşımı kullanın. Her ayrıntı için geniş bir toplantı kurmak gerekmeyebilir; ilgili sorumluyu ve karar noktasını bilmek çoğu kez yeterlidir.
Kapasite konuşmasını gecikme oluşmadan yapın
İki görevin sürelerini ayrı tahmin edin. Dosyayı hazırlamak kadar kontrol ve gönderme aşamasını da sayın. Sonra takvimde toplantılar ve diğer zorunlu işler çıkarıldığında kalan süreyi görün.
Bu süre yetmiyorsa dört seçenek vardır: kapsamı küçültmek, teslim tarihini değiştirmek, uygun destek almak veya işlerden birini sonra yapmak. Bu seçenekleri yalnız kafanızda tartışmayın. Etkilenen kişiye görünür hale getirin.
Yöneticiyle konuşurken şöyle bir yapı kullanılabilir:
Fiyat karşılaştırmasını müşteri görüşmesine yetiştireceğim. Haftalık raporu bütün ayrıntılarıyla hazırlamak öğleden sonraki zamanı kullanıyor. Grafik düzeltmesi de bugün yapılırsa raporun kontrolü yarına kalacak. Grafiği yarına almak mı, raporun kapsamını daraltmak mı daha uygun?
Burada çalışan yalnız “çok yoğunum” demiyor. Çatışan sonuçları ve mümkün seçenekleri söylüyor. Karar verecek kişi de hangi bedelin kabul edildiğini görebiliyor. Yönetici beklentilerini netleştirme yazısı bu konuşmayı başarı ölçütüne bağlamak için yararlıdır.
Hızlı yanıt ile hemen yapmayı birbirine karıştırmayın
Bir talebi aldığınızı kısa biçimde belirtmeniz, ona hemen başlamanız gerektiği anlamına gelmez. “Talebi gördüm; mevcut müşteri dosyasından sonra ele alacağım. Kullanma zamanınızı paylaşabilir misiniz?” diye yanıtlamak hem iletişimi hem sırayı açık tutar.
Microsoft’un iş günündeki kesintiler araştırması mesajlar ve toplantıların çalışma zamanını parçaladığına dikkat çekiyor. Kendi işinizde bunun karşılığını görmek için gelen her mesajı çalışma sırasını değiştiren bir talimat gibi ele alıp almadığınıza bakabilirsiniz.
Gerçekten acil bir sorun geldiğinde ise planı değiştirin. Fakat değişikliğin hangi işi etkilediğini kaydedin. Bir günün sonunda teslim edilemeyen raporun nedeni yeni müşteri sorunuysa bu bağı görünür kılmak önemlidir. Plan değişikliği, unutulmuş görev gibi görünmemeli.
Bu hafta bir öncelik kaydı deneyin
Üç gün boyunca “acil” olarak gelen işleri not edin. Her biri için kullanma zamanı, gecikme etkisi ve yaptığınız kararı yazın. Sonra hangilerinin gerçekten aynı gün gerektiğini inceleyin. Bu gözlem, ekiple yanıt ve teslim beklentilerini konuşmak için somut örnek verir.
Önceliği yalnız kendinizin daha çok çalışmasıyla çözmeye çalışmayın. İşin kapsamı ve karar yetkisi de planın parçasıdır. Bu çalışma alışkanlıklarını kariyerinizde daha bilinçli kullanmak için kurs programını inceleyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
En üst düzey yöneticinin istediği işi her zaman önce mi yapmalıyım?
İlgili kurum beklentisini dikkate alın; kullanım zamanı ve etkiyi de öğrenin. Başka bir kritik teslimle çatışıyorsa durumu açıkça belirtip öncelik kararı isteyin.
İki iş de aynı saatte gerekiyorsa ne yapmalıyım?
Kapsam, destek ve tarih seçeneklerini görünür kılın. İkisini de sessizce kabul edip gecikmek yerine, hangi sonucun önce korunacağını zamanında konuşun.
“Bu iş acil mi?” diye sormak kaba görünür mü?
“Hangi saatte ve hangi iş için kullanılacak?” sorusu daha somut ve iş odaklıdır. Talebi tartışmak yerine yetiştirme koşulunu öğrenirsiniz.
Önceliğim sürekli değişiyorsa hangi veriyi tutmalıyım?
Yeni talebi, geliş zamanını, etkisini ve ertelenen işi kaydedin. Böylece günlük değişiklikleri hatırlamaya çalışmak yerine örneklerle konuşabilirsiniz. Bu örnekleri bire bir görüşmenin engel bölümünde konuşabilirsiniz.
