E-postaları gün boyu kontrol etmek yerine önce işinizdeki yanıt beklentisini öğrenin. Hangi mesaj hemen görülmeli, hangisi birkaç saat bekleyebilir ve hangi e-posta daha uzun bir görev içeriyor? Ardından uygun kontrol aralıkları belirleyin ve gerçek acil durum için kullanılacak kanalı konuşun. Tek bir kontrol sayısı bütün çalışanlara uymaz. Amaç, e-postayı daha az açmak uğruna gerekli iletişimi kaçırmak değil, gelen kutusunun bütün çalışma sırasını belirlemesini önlemektir.
Bir mesajı incelemek, yanıtlamak ve içindeki işi tamamlamak ayrı sürelerdir. Bu ayrımı kurduğunuzda gelen kutusunu sürekli yeniden açmanızın nedenini de daha rahat görebilirsiniz.
Önce e-posta görevinizin parçası mı, bilgi kanalı mı?
Müşteri destek görevinizde e-posta üzerinden hizmet veriyor olabilirsiniz. Başka bir görevde e-posta çoğunlukla dosya ve bilgi paylaşımı için kullanılabilir. İki durumda aynı kontrol aralığını önermek uygun değildir.
Şöyle bir durum düşünün: Bir analiz çalışanı rapor hazırlarken her yeni e-postayı açıyor. Çoğu bilgi mesajı, birkaç tanesi başka güne ait dosya isteği. Arada gerçekten bugün karar gerektiren bir konu da geliyor. Çalışan hepsini aynı hızla inceleyince rapor sürekli yarım kalıyor.
İlk adım, yöneticisine ve ekip arkadaşlarına yanıt beklentisini sormasıdır. Rapor kontrolü sırasında acil konunun telefonla bildirilebileceği anlaşılırsa, diğer e-postalar için uygun inceleme zamanları seçebilir. Bir başka rolde böyle bir düzen mümkün olmayabilir; görevin ihtiyaçlarını esas alın.
Mesajları yalnız okunmuş ve okunmamış olarak ayırmayın
Okuduğunuz bir mesaj hala iş gerektirebilir. Okunmamış bir mesaj ise yalnız bilgi olabilir. Bu nedenle durumunu iş ihtiyacıyla ilişkilendirin.
Mesaj türü | İlk hareket |
Yalnız bilgi | Gerektiğinde bulunacak uygun yerde saklayın |
Kısa ve hazır yanıt | Uygun inceleme aralığında cevaplayın |
Uzun görev | İşin sonraki adımını görev kaydına taşıyın |
Başka kişiden bilgi bekliyor | Beklenen bilgi ve takip tarihini yazın |
Acil karar gerektiriyor | İş etkisini ve kullanma zamanını doğrulayın |
Bir e-postanın içindeki uzun işi yalnız okunmamış bırakarak hatırlamaya çalışmak zorlaşabilir. “Rapor için iki dosyayı karşılaştır” gibi bir adımı kendi çalışma kaydınıza yazın ve ilgili mesaja bağlantı veya dosya bilgisi ekleyin.
Yönetici beklentilerini netleştirme yazısındaki sonuç ve zaman soruları, özellikle e-postadan gelen belirsiz isteklerde yararlıdır. “En kısa zamanda” ifadesini tek başına kesin tarih gibi kullanmayın.
Filtreleme yardımcı olabilir; iş kararının yerine geçmez
Gerçek bir ürün örneği olarak Outlook’un Odaklanmış Gelen Kutusu açıklamasını düşünelim. Bu özellik mesajları ayrı sekmelere düzenleyebiliyor. Ancak ürünün sınıflandırması, sizin o günkü görev önceliğinizle her zaman aynı olmak zorunda değildir.
Kullandığınız uygulamanın filtre, kategori veya klasör özellikleri mesajları bulmayı kolaylaştırabilir. Özelliğin kendi sürümünüzde nasıl çalıştığını kontrol edin. Önemli bir mesajı başka bölümde gözden kaçırıp kaçırmadığınıza bakın.
Çok sayıda klasör oluşturmak da tek başına çözüm değildir. Saklanan bilgiye yeniden erişebiliyor musunuz, açık işlerinizi görebiliyor musunuz? Düzeni bu iki soruya göre değerlendirin. Dosyaların yalnız düzenli görünmesi, içindeki görevin takip edildiğini göstermez.
Kontrol zamanını takviminizle bağlayın
Örnek bir analiz gününde çalışan sabah hazırlıktan sonra, öğle sonrası ve gün kapanışından önce gelen kutusunu inceleyebilir. Bu saatler örnektir; müşteri hizmetinde daha farklı düzen gerekir. Kendi yanıt koşulunuza göre seçin.
İnceleme zamanında yalnız yeni mesajlara bakmakla yetinmeyin. Bekleyen yanıtı ve tarihi gelen uzun işleri de görün. Fakat her kontrol aralığında bütün uzun görevleri yapmaya çalışmayın. Görevi planlamak ile görevi tamamlamak farklı adımlardır.
Takvimde yer ayrılmamış bir uzun iş, gelen kutusunu tekrar açmanıza yol açabilir. Haftalık plan yazısındaki gerçekçi zaman ayırma düşüncesi bu yüzden e-posta düzenine de bağlıdır.
Yanıt vereceğiniz zamanı açık söyleyin
Bir isteği hemen tamamlayamayacaksanız uygun durumda kısa bilgi verebilirsiniz: “Dosyayı gördüm. Bugünkü kontrol işinden sonra inceleyip yarın 11.00’e kadar sorularımı paylaşacağım.” Bu cümleyi yalnız gerçekçi bir planınız varsa kullanın.
Böylece karşı taraf mesajın kaybolduğunu düşünmez. Sizin için de belirsiz bir yanıt baskısı yerine konuşulmuş bir sonraki adım oluşur. “Hemen döneceğim” gibi yerine getiremeyeceğiniz sözleri sırf rahatlatıcı görünmek için eklemeyin.
Bir teslim tarihi uyuşmuyorsa seçenekleri konuşun. Daha küçük kapsam, farklı tarih veya başka kişiden destek gerekebilir. Yanıt düzeni, kapasite sınırını ortadan kaldırmaz.
Gelen kutusunu çalışma kaydının tek sahibi yapmayın
Bir iş hem e-postada hem mesaj uygulamasında hem tabloda farklı biçimde bulunuyorsa son durumun nerede tutulacağını belirleyin. Aksi halde e-postayı azaltmanız, kayıt arama süresini artırabilir.
Takip kaydında görev, sahibi, tarih ve durumu görünür olsun. Mesaj arşivi ayrıntılı bağlamı koruyabilir; güncel iş durumu ise anlaşılmış yerde yer alır. Sorumluluklar karışıyorsa RACI matrisi yaklaşımıyla bu işi kimin takip edeceğini konuşabilirsiniz.
Bu düzen bir haftada kurulmak zorunda değildir. Önce sık gelen tek mesaj türünü seçin. Gerekli yanıt süresini öğrenin, uygun kontrol aralığını deneyin ve önemli mesaj kaçırılıp kaçırılmadığına bakın.
Bir haftalık değerlendirmede neyi görün?
Gelen kutusunu kaç kez açtığınızın yanında, yanıt gecikmesi ve ana işin tamamlanmasını da inceleyin. Daha az kontrol edip önemli bir görevi kaçırdıysanız düzen değişmelidir. Daha çok kontrol etmenize rağmen bütün işler belirsizse kayıt biçimi eksik olabilir.
Tek bir alışkanlığı değiştirerek başlayın. E-posta, bildirim, görev uygulaması ve takvimi aynı anda değiştirirseniz hangi düzenlemenin fayda verdiğini anlamak zorlaşır. İletişim ve çalışma tercihlerinizi kariyerinizdeki sorumluluklarla birlikte ele almak için kurs programını inceleyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
E-postayı günde kaç kez kontrol etmeliyim?
Yanıt beklentisi, müşteri sorumluluğu ve takvime göre belirleyin. Bütün çalışanlar için doğru tek sayı yoktur. Önce kurumunuzun gerekli yanıt koşulunu öğrenin.
Uzun görev içeren mesajı okunmamış bırakmak yeterli mi?
Hatırlatıcı olabilir; iş planını tam göstermeyebilir. Somut sonraki adımı ve tarihi görev kaydınıza ekleyin, ilgili mesaja geri dönebilin.
Otomatik filtreler önemli mesajı doğru ayırır mı?
Yardımcı olabilirler. Kendi kullanımınızda hangi mesajın nereye gittiğini kontrol edin. Ürün sınıflandırmasını günlük iş önceliğinizin yerine koymayın.
Yanıtlayamıyorsam kısa bilgi vermeli miyim?
İş ihtiyacına uygunsa talebi gördüğünüzü ve gerçekçi sonraki zamanı söyleyin. Yapamayacağınız bir teslim sözü vermeyin; kapasite uyuşmuyorsa seçenekleri konuşun. Çelişen teslimleri beklenti görüşmesinde belirli seçeneklerle konuşabilirsiniz.
