ChatGPT ile Excel formülü nasıl yazdırılır ve test edilir?

ChatGPT ile Excel formülü yazdırırken sütunları, hesap kuralını ve beklediğiniz bir örnek sonucu birlikte açıklayın. Sonra önerilen formülü yalnız ilk satırda değil; boş, sıfır, negatif ve hatalı veri içeren satırlarda da sınayın. Formülün Excel tarafından kabul edilmesi, iş kuralınızı doğru uyguladığını göstermez. Kullanışlı yöntem, önce doğru sonucun ne olması gerektiğini belirlemek, ardından yapay zekanın önerisini bu sonuçla karşılaştırmaktır.

Örneğin adet ile birim fiyatı çarpmak istiyorsunuz. Basit görünen bu işte bile boş hücrenin ne anlama geldiği, iadelerin nasıl ele alınacağı ve fiyatın sayı olarak saklanıp saklanmadığı sonucu değiştirebilir.

Önce hesabı günlük dille tanımlayın

Şöyle bir durum düşünün: Bir ofis çalışanı sipariş tutarlarını hesaplayan tablo hazırlıyor. A sütununda ürün, B sütununda adet, C sütununda birim fiyat bulunuyor. D sütununa satır tutarı yazılacak. “Bu tabloya formül ver” isteği yerine sütunları ve kuralı anlatması gerekir.

İlk açıklama şöyle olabilir: “D sütununda B’deki adet ile C’deki birim fiyatı çarpacağım. Başlıklar birinci satırda, ilk veri ikinci satırda. Adet 12 ve fiyat 150 olduğunda sonuç 1.800 olmalı.” Böylece hücre konumu ile beklenen davranış birlikte verilmiş olur.

Basit hesap için =B2*C2 formülü yeterli olabilir. Fakat çalışan, adet boşsa sonucu sıfır görmek istemiyor. Bu durumda eksik veri uyarısı gerekiyor. Negatif değer ise bu çalışma sayfasında normal sipariş sayılmıyor; kontrol edilecek satır olarak işaretlenecek. Bu iki iş kuralını formül isteğine ayrıca eklemesi gerekir.

Yapay zekadan iş kuralını sizin yerinize tahmin etmesini beklemeyin. Eksi adet bir dosyada iade, başka dosyada veri hatası olabilir. Aynı formül iki farklı işte farklı karar gerektirir.

İstek örneğinde sınır durumlarını da söyleyin

Kopyalayıp kendi sütunlarınıza uyarlayabileceğiniz bir örnek:

Excel tablomda B sütunu adet, C sütunu birim fiyat, D sütunu tutar.
Başlık satırı 1; ilk veri satırı 2.
B ve C sayıysa D = B*C olacak.
B veya C boşsa "Eksik" yazılacak.
B veya C negatifse "Kontrol" yazılacak.
Sıfır adet geçerli; sonuç 0 olabilir.
Sayı olması gereken metinleri otomatik olarak sıfır kabul etme.
Türkçe ve İngilizce işlev adlarıyla formülü ayrı göster.
Her koşulu hangi örnek satırla test edeceğimi açıkla.

Bu isteğin iyi tarafı “uzman gibi davran” demesi değil, doğru davranışı tarif etmesidir. Özellikle boş ile sıfırı ayırması önemlidir. Boş adet, bilgi eksikliğini anlatırken sıfır adet geçerli bir gözlem olabilir. İkisini aynı sonuca dönüştürürseniz eksik veriyi görünmez hale getirebilirsiniz.

Görevinizi anlatmakta zorlanıyorsanız önce Excel öğrenme sırası yazısındaki veri düzeni ve temel hesap yaklaşımını izleyin. Formül desteği, tablonun hangi soruyu cevaplayacağını bilmenin yerine geçmez.

Formülü okumadan bütün sütuna yaymayın

Bu örnekte Türkçe işlev adları ve noktalı virgül kullanan formül şöyle yazılabilir:

=EĞER(VEYA(B2="";C2="");"Eksik";EĞER(VEYA(B2<0;C2<0);"Kontrol";B2*C2))

İngilizce işlev adları ve virgülle yazılan karşılığı:

=IF(OR(B2="",C2=""),"Eksik",IF(OR(B2<0,C2<0),"Kontrol",B2*C2))

Excel’in diline ve bölgesel ayarına göre işlev adları ile ayraçlar farklı olabilir. Bir sürümü diğerinin içine karıştırmayın. Hata alırsanız önce kullanılan dil, ayraç ve hücre başvurularını kontrol edin.

Formülü üç parçayla okuyun: Önce boş hücre aranıyor. Sonra negatif değer kontrol ediliyor. Bu iki durum yoksa çarpma yapılıyor. Metin türü sorunu bu formülde ayrıca düzeltilmiyor; sayı olması gereken alanı veri hazırlığında kontrol etmeniz gerekiyor. Hatalı metni sessizce doğru bir tutarmış gibi göstermemek burada bilinçli bir sınırdır.

Microsoft da Copilot in Excel açıklamasında önerilen formül ve analizlerin değerlendirilmesini ele alıyor. ChatGPT veya başka bir yardımcı kullanmanız, kendi veri ve hesap kontrolünüzü ortadan kaldırmaz.

Küçük bir deneme tablosu hazırlayın

Formülü asıl dosyaya taşımadan önce şu örnekleri deneyin:

Örnek veriyi CSV olarak açabilirsiniz. Formüllü Excel deneme dosyası ise sonuçları beklenen değerlerle karşılaştırır. Bu dosyada gerçek boş hücreler ISBLANK ile, sayı türü de ayrı koşulla kontrol edilir; metin girildiğinde “Veri türü” uyarısı görünür. Beklenen sonuçlar dosyası bağımsız karşılaştırma için ayrıdır. Örneklerde gerçek müşteri verisi yoktur.

Tablodaki sonuçlar, bu yazıdaki iş kuralına göre seçildi. İadeleri ayrıca hesaplayan bir çalışma dosyanız varsa negatif satır için farklı kural yazmanız gerekir. Deneme satırını kendi işinizdeki alışılmadık duruma göre değiştirmeniz, yalnız hazır örneği tekrar etmekten daha değerli olur.

Kopyalama ve raporlama aşamasını da kontrol edin

İlk satır doğru çalışsa bile formülü aşağı kopyaladığınızda başvuruların nasıl değiştiğine bakın. Sabit bir fiyat hücresi kullanıyorsanız göreli başvuru istemeden başka hücreye kayabilir. Bir oranı tek hücreden alıyorsanız sabitleme ihtiyacını açıkça belirtin ve iki satırda kontrol edin.

Sonra dosyanızdaki toplamları inceleyin. Sayı ve metin uyarılarının aynı sütunda bulunması, bazı özetlerin uyarı satırlarını atlamasına neden olabilir. Toplam doğru görünürken “Eksik” satır sayısını unutmayın. Raporunuzda bu satırları ayrıca göstermek, düşük bir toplamın nedenini anlamayı kolaylaştırır.

Pivot tabloyla satış raporu hazırlama yazısındaki kapsam kontrolünü burada da kullanabilirsiniz: Hangi satırlar dahil, hangi tarihler seçildi ve hangi değer hesaplanıyor?

Bu hafta kullandığınız tek bir formül için normal, boş ve alışılmadık üç satır hazırlayın. Beklenen sonuçları formülden önce yazın. İşinizi daha anlaşılır anlatma ve kontrol etme alışkanlığını geliştirmek için kariyer gelişim kursunun programını inceleyebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Formül hata vermiyorsa doğru mu çalışıyordur?

Hayır. Yanlış hücreleri kullanıp geçerli bir hesap yapabilir. Doğruluğu, önceden belirlediğiniz sonuç ve iş kuralıyla karşılaştırın.

Türkçe ve İngilizce formülleri aynı dosyada kullanabilir miyim?

Excel’in beklediği işlev adları ve ayraçları izleyin. İnternetten kopyaladığınız formülde farklı dil veya ayraç varsa önce bunu düzeltin; rastgele parçaları karıştırmayın.

Sıfır ve boş hücreyi neden ayırıyoruz?

Sıfır geçerli bir değer olabilir. Boş hücre ise henüz girilmemiş bilgi olabilir. İşinizde bu anlamlar farklıysa formülün de farklı davranması gerekir.

Yapay zekaya gerçek çalışma dosyasını vermek şart mı?

Çoğu küçük formül sorusunda sütun açıklaması ve yapay birkaç satır yeterli olabilir. Gerçek dosya paylaşmanız gerekiyorsa önce kurum iznini ve veri kapsamını kontrol edin. Gizliliği koruyarak örnek paylaşma yazısındaki sorular, bu kapsamı değerlendirmeye yardımcı olabilir.