Benzer işleri toplu yapmak, aynı araç veya düşünme biçimini kullanan görevleri uygun bir zaman aralığında bir araya getirmek demektir. E-posta yanıtları, küçük dosya düzenlemeleri ve bazı idari işler buna aday olabilir. Fakat bütün mesajları bekletmek veya birbirinden farklı zor işleri aynı gruba koymak uygun olmayabilir. Önce görevlerin gerçekten benzer olup olmadığını, yanıt beklentisini ve birikmenin hata yaratıp yaratmadığını değerlendirin.
İngilizcede task batching diye anılan bu yaklaşımın faydasını kendi işinizde görmek için büyük bir günlük düzen değişikliği gerekmez. Tek bir iş türünü birkaç gün boyunca daha düzenli ele alarak başlayabilirsiniz.
Benzer işin ne olduğunu açıkça seçin
“Bilgisayarda yapılıyor” olması iki görevi aynı tür yapmaz. Müşteri şikayetine yanıt vermek ile aylık analiz raporunu yazmak, aynı uygulamada yapılsa bile farklı düşünme ve kontrol ister. Gruplama kararınızı kullanılan bilgi ve iş adımıyla kurun.
Şöyle bir durum düşünün: Bir çalışan rapor üzerinde çalışırken her birkaç dakikada bir dosya adı düzeltiyor, kısa bir iç mesaj yanıtlıyor veya bir faturayı ilgili klasöre taşıyor. Tek tek kısa olan bu işler, ana dosyaya geri dönüşü tekrar tekrar gerektiriyor.
Çalışan küçük dosya işlemlerini uygun bir aralıkta topluyor. Yanıt gecikmesi yaratmayacak bazı iç mesajları da belirlenmiş kontrol zamanında ele alıyor. Müşteri görüşmesini durduran acil talep ise bu kuyruğun dışında kalıyor. Böylece gruplama, bütün iletişimi geciktiren bir kurala dönüşmüyor.
Araştırmacılar Joshua Rubinstein, David Meyer ve Jeffrey Evans’ın görevler arası geçiş çalışması geçişin gerektirdiği kontrol süreçlerini inceliyor. Kendi ofis denemenizde bunun pratik sorusu, aynı bilgiyi ve ekranı sürekli yeniden açıp açmadığınızdır.
Hangi işleri gruplamayı deneyebilirsiniz?
İş türü | Uygun olabilecek grup | Önce kontrol edilecek sınır |
İç e-posta yanıtları | Benzer bilgi isteyen mesajlar | Yanıtın beklenebileceği süre |
Dosya işlemleri | İsimlendirme ve doğru klasöre taşıma | Yanlış sürümle çalışma riski |
İdari kayıt | Benzer alanların güncellenmesi | Son tarih ve doğruluk kontrolü |
Kısa rapor düzenlemeleri | Aynı biçim değişikliğinin uygulanması | Her dosyanın özel koşulu |
Gruplama, dosyaların ayrıntılarını aynı saymak değildir. Aynı tablo başlığına sahip iki rapor farklı dönemi kapsayabilir. İş adımı benzer olsa bile gerekli kontrolü her kayıtta yapın.
Özellikle tutar veya müşteri bilgisi içeren işlerde dikkatinizin hangi noktada dağıldığına bakın. Çok büyük bir grup hazırlamak, sona doğru yanlış dosya seçme veya alan atlama riskini artırabilir. Grubun boyutunu, kontrolü sürdürebildiğiniz koşulla birlikte değerlendirin.
Uygun bir kontrol aralığı belirleyin
Her çalışan için doğru tek saat yoktur. Günlük e-posta düzeniniz müşterinin yanıt ihtiyacına bağlı olabilir. İdari kayıtlarınızın belirli bir son saati bulunabilir. Önce bu beklentileri öğrenin.
Bir iç mesaj için örnek anlaşma şöyle olabilir: “Acil karar gerektiren konu varsa arayabilirsiniz; diğer dosya isteklerini gün içinde belirlediğimiz saatlerde kontrol edeceğim.” Böylece mesaj sahibinin ne zaman yanıt alacağını bilmesi kolaylaşır.
Gruplama aralığını ana işinizin arasına gelişigüzel koymak yerine takvimde uygun bir yere yerleştirin. Bir yoğun analiz aralığının ortasında bütün kısa işleri yapmak, geçiş sorununu yeniden oluşturabilir. Haftalık plan yazısındaki gerçekçi zaman ayırma yaklaşımını burada kullanabilirsiniz.
Acil işi nasıl ayıracağınızı önceden konuşun
Bir mesajın üstünde “acil” yazması, tek başına sizin bütün planınızı değiştirmesini gerektirmeyebilir. Kullanma tarihi ve gecikme etkisini öğrenin. Öte yandan gerçek müşteri sorunu veya operasyon kesintisi varken grup zamanını beklemek uygun olmayabilir.
Bu ayrım göreviniz ve kurum beklentisiyle yapılmalıdır. Bir hizmet hattında çalışan kişiyle kendi raporunu hazırlayan uzman aynı yanıt düzenini kullanamayabilir. Ekibe haber vermeden bütün bildirimleri kapatmak yerine ulaşılabilirlik koşulunu konuşun.
Yanıt ve teslim farklı şeylerdir. Talebi aldığınızı belirtip hangi zamanda ele alacağınızı söyleyebilirsiniz. Böylece hem sırayı korur hem karşı tarafın belirsizlikte kalmasını azaltırsınız. Yönetici beklentilerini netleştirme yazısı bu konuşmayı sonuç ve zamanla bağlamak için yararlıdır.
Birikmenin yarattığı işi de hesaba katın
Bir gün boyunca her kısa işi bekletip akşam büyük bir yığınla karşılaşabilirsiniz. İlk bakışta gün içinde daha az geçiş olmuş; fakat bütün kayıtları hatırlamak ve sıralamak zorlaşmış olabilir. Bu durumda grubun boyutunu küçültmek veya kontrol sayısını artırmak gerekebilir.
Özellikle ne yapılacağını hızlıca unuttuğunuz küçük talepleri yazılı kayda alın. “Bu dosyayı sonra düzenlerim” diye yalnız aklınızda tutmayın. Görevi, ilgili dosyayı ve gerekli tarihi kısa notla saklayın. Gruplama, unutulan işleri yeniden bulma süresini artırmamalı.
Benzer işlemler arasında küçük bir kontrol sınırı da koyabilirsiniz. Örneğin dosya adı değişikliklerinden sonra doğru klasör ve son sürümü gözden geçirin. Çok sayıda işlemi kontrol etmeden bitmiş saymak, toplu çalışmanın kazancını sonraki düzeltmeye taşıyabilir.
Sonucu üç basit bilgiyle değerlendirin
Bir hafta boyunca aynı tür işi gruplamayı deneyin. Kaç kez ana görevden ayrıldığınızı, yanıt gecikmesi oluşup oluşmadığını ve düzeltilecek hata bulunup bulunmadığını not edin. Yalnız işlem hızına bakmayın.
Örneğin dosya işlemleri daha kısa sürmüş ama iki yanlış sürüm taşınmışsa yöntemin kontrol kısmı değişmelidir. İç mesajları gruplamak işe yaramış ama müşteri yanıtı gecikmişse acil kanal veya aralık sınırı yetersiz kalmış olabilir.
Deneme sonucunu belirli görev için söyleyin. Bir iş türünde fayda görmeniz, bütün gününüzü toplu çalışma düzenine dönüştürmeniz gerektiğini göstermez. En sık geçiş yaratan küçük bir alanı iyileştirmek yeterli olabilir.
Bu hafta yalnız bir grubu seçin ve uygun yanıt beklentisini belirleyin. Çalışma alışkanlıklarınızı kariyer hedefinizle birlikte ele almak için kurs programını inceleyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Bütün e-postaları aynı anda yanıtlamalı mıyım?
Yanıt beklentisini ve görevinizi önce değerlendirin. Acil karar gerektiren işler farklı kanal veya süre isteyebilir. Toplu kontrol, her mesajı aynı süre bekletmek demek değildir.
Aynı uygulamada yapılan işler benzer sayılır mı?
Her zaman değil. Kullanılan bilgi, düşünme biçimi ve kontrol ihtiyacı farklı olabilir. Gruplama için ekranın adından çok görevin yapısına bakın.
Grup çok büyürse ne yapmalıyım?
Hatırlama, sıra ve kontrol zorluğunu görün. Grubu küçültmek veya kontrol aralığını değiştirmek gerekebilir. Yanlış kayıtları hızla çoğaltmak fayda sağlamaz.
Bu düzenin işe yaradığını nasıl anlayabilirim?
Geçiş sayısı, toplam süre, gecikme ve düzeltme ihtiyacını birlikte inceleyin. İlk his yerine birkaç benzer günün kısa kaydını kullanın. Denemenin değerlendirmesine haftalık planınızda kısa bir yer ayırabilirsiniz.
