Ertelediğiniz bir işe başlamak için ilk adımı nasıl küçültürsünüz?

▶ Videoyu oynat

Ertelediğiniz bir işe başlamak için görevin adını daha küçük yazmak yetmez; ilk somut hareketi belirleyin. Hangi dosyayı açacak, hangi bilgiyi bulacak veya hangi soruyu soracaksınız? Ardından görevin belirsiz, eksik bilgiye bağlı ya da gereğinden büyük bir başlangıç taşıyıp taşımadığını inceleyin. “Raporu bitir” yerine “Son ayın üç veri dosyasını aynı klasörde topla” gibi açık bir adım, başlayacağınız işi daha görünür hale getirir.

Murat Kendugan’ın “Mutluluk Avantajı & Mini Alışkanlıklar” videosu, küçük başlangıç fikrini düşünmek için ilgili bir giriş sunuyor. Burada aynı düşünceyi, ofiste ertelediğiniz belirli bir görevin ilk hareketine uygulayacağız.

Önce neyi ertelediğinizi doğru adlandırın

Bir görevin ertelenmesi farklı nedenler taşıyabilir. Beklenen sonucu bilmiyor olabilirsiniz. Veri gelmemiş olabilir. Nereden başlayacağınızı seçememiş veya ilk denemeden çok yüksek bir kalite beklemiş olabilirsiniz. Bunların hepsine aynı şekilde “daha disiplinli ol” demek işe ilişkin soruyu gizleyebilir.

Şöyle bir durum düşünün: Bir çalışan gelecek hafta yapılacak sunumu birkaç gündür listesinde tutuyor. “Sunum hazırla” satırını görüyor ama açmıyor. Dinleyicinin hangi kararı vereceği henüz konuşulmamış. Dosyayı açmak için küçük bir adım seçmesi yardımcı olabilir; fakat asıl eksik karar sorusudur.

Bu durumda ilk hareket, slayt tasarlamak yerine yöneticisine “Bu sunum sonunda hangi kararı vermemizi istiyoruz?” diye sormak olabilir. Başlangıcı küçültmek, yalnız tek başına daha kısa iş yapmak değildir. Eksik bilgiyi alacak açık soruyu seçmek de bir adımdır.

Doğru iş sorusunu belirleme yazısı bu başlangıcı netleştirmeye yardımcı olur. Yanlış veya belirsiz hedef için küçük bir adım atmanız, işi doğru yönde ilerlettiğini göstermez.

İlk hareket gözlenebilir olsun

“Rapor üzerine düşün” ifadesinin başlayıp bitmesi belirsizdir. “Geçen ayın raporunu açıp korunacak üç başlığı işaretle” daha görünürdür. Kendinize verdiğiniz işi gözlenebilir bir fiille yazın.

Bu hareketin süresini küçük seçebilirsiniz. Beş veya on dakikalık bir başlangıç, örnek bir deneme olabilir; herkes için doğru evrensel süre değildir. Amaç, işe girmeniz için gereken ilk eşiği tanımaktır.

Üretkenlik yöntemi GTD’nin gözden geçirme yaklaşımında sonraki yapılacak işlerin görünür olması önemli bir yer tutuyor. Kendi listenizde de proje adı ile ilk hareketi ayrı tutabilirsiniz.

İlk taslağa bitmiş iş ölçütü koymayın

Sunumun ilk cümlesini yazarken bütün sunumun kusursuz görünmesini bekliyorsanız başlangıcı büyütmüş olabilirsiniz. İlk aşamanın amacı, ana mesajı ve gerekli bilgiyi görünür hale getirmek olsun. Sonra düzenleme ve kontrol için ayrı aşama seçin.

Örneğin çalışan önce üç kaba başlık yazar. Bu başlıkları dinleyicinin sorusuyla karşılaştırır. Daha sonra veri ve görselleri ekler. Bu sıra, düşük kaliteli işi teslim etmek anlamına gelmez; düşünme ile son biçim verme işlerini ayırır.

Kendi kontrolünüzde “Bu ilk adım hangi soruyu çözecek?” diye sorun. İlk adımın görevi bütün projeyi bitirmek değil, sonraki kararınızı mümkün hale getirmek olabilir. Böylece küçük hareket bir oyalama işine dönüşmez.

Kolay görünen başka işlerle başlangıcı ertelemeyin

Bir rapora başlamak yerine masa düzenlemek, dosya kapağı seçmek veya bütün notları yeniden biçimlendirmek daha kolay gelebilir. Bu işler gerekli olabilir; fakat ana görevi açmanızı geciktiriyorsa hangisinin önce yapılması gerektiğini sorgulayın.

Sunum için ilk hareket tema rengi seçmek olmak zorunda değildir. Karar sorusu ve ana mesaj daha önce gerekebilir. Minto piramidiyle sunum akışı kurma yazısındaki düşünce düzeni, hazırlığı görünüşten önce ele almanıza yardımcı olur.

İlk hareketiniz tamamlandığında gerçekten hangi bilgi veya sonuç ortaya çıktı? Cevap yalnız “masam daha düzenli” ise ertelediğiniz göreve nasıl bağlandığını yazın. Bağ yoksa başka bir başlangıç seçmeniz gerekebilir.

Eksik bilgiye bağlı işi zorlayarak çözmeye çalışmayın

Gerekli verinin gelmediği bir görevde başlayamamak, her zaman kişisel bir sorun değildir. Beklenen bilgi ve kişi görünür olmalı. “Veri gelince başla” yerine “Perşembe 10.00’da veri sahibinden son durumu sor” gibi kendi yapabileceğiniz bir hareket yazın.

Benzer biçimde görevin kapsamı anlaşılmamışsa daha küçük adımlar bile yanlış işi büyütebilir. Teslim biçimi, tarih ve karar ihtiyacını netleştirin. Yönetici beklentilerini konuşma yazısındaki açık sorular burada kullanışlıdır.

Bu ayrım, sürekli başlangıç tekniği değiştirmenizi de azaltır. Bir zamanlayıcı, veri eksikliğini gidermez. Bir yapılacaklar uygulaması, henüz verilmemiş kararın yerine geçmez. Önce görevde hangi koşulun eksik olduğunu görün.

Küçük adımın sonuna devam notu ekleyin

İlk hareket bittikten sonra “sırada ne var?” diye yeniden düşünmeniz gerekiyorsa kısa bir devam notu yazın. “Veri dosyaları bulundu; sonraki adım bölge toplamlarını birleştirmek” gibi bir cümle yeterli olabilir.

Bu not, araya toplantı girdiğinde işe geri dönmeyi kolaylaştırır. Dosyayı açık bırakmak yerine kararın nerede kaldığını belirtir. Gerekli dosya adını ve kontrol edilecek noktayı da ekleyebilirsiniz.

Bir haftalık denemede ertelediğiniz tek görevi seçin. Engeli yazın, ilk hareketi belirleyin ve tamamlandığında neyin değiştiğine bakın. Başlangıç kolaylaşmış ama iş yine ilerlememişse sonraki adımın veya kapsamın belirsizliğini inceleyin.

Bu çalışma düzenini kariyerinizde geliştirmek istediğiniz yeteneklerle birlikte düşünmek için kurs programını inceleyebilirsiniz. Küçük başlangıç, belirli bir işi ilerlettiğinde anlamlıdır.

Sık sorulan sorular

İlk adım ne kadar küçük olmalı?

Başlayabileceğiniz ve ne yaptığınızı görebileceğiniz kadar küçük olsun. Tek bir dosya açmak veya soru göndermek uygun olabilir. Süre kadar göreve katkısını da değerlendirin.

Veri gelmediği için başlayamıyorsam ne yapmalıyım?

Beklediğiniz bilgi ve kişiyi yazın. Kendi yapabileceğiniz takip hareketini seçin. Bilgi eksikliğini yalnız çalışma isteği sorunu gibi görmeyin.

Küçük adım atmak düşük kaliteli işi teslim etmek mi demek?

Hayır. İlk taslak ve son kontrol farklı aşamalardır. Teslim ölçütünü koruyarak başlangıç hareketini daha küçük kurabilirsiniz.

Başladım ama devam edemiyorsam hangi soruyu sormalıyım?

Sonraki hareket açık mı, gereken bilgi hazır mı ve görevin amacı belli mi? Küçük başlangıçtan sonra bu koşulları yeniden görün; yalnız daha küçük süre seçmekle yetinmeyin. Doğru iş sorusu yaklaşımı, sonraki hareketin amacını yeniden netleştirmeye yardımcı olabilir.