Eisenhower matrisi iş hayatında görevleri acil ve önemli ayrımına göre değerlendirmek için kullanılır. Önce işin yapılmamasının sonucunu, sonra gecikmenin ne zaman etkili olacağını sorun. Böylece hemen ele alınacak işleri, takvime yerleştirilecek önemli işleri ve kapsamı yeniden konuşulacak talepleri ayırabilirsiniz. Matris sizin yerinize karar vermez; kararın gerekçesini görünür hale getirir. Özellikle herkesin isteği acil göründüğünde bu ayrım işe yarar.
“Acil” kelimesinin mesajda bulunması ile işin gerçekten gecikememesi aynı şey değildir. Bir rapor bugün istenebilir ama pazartesi kullanılacak olabilir. Başka bir dosya hiç dikkat çekmeden bugün yapılması gereken bir işlemin ön koşulu olabilir.
Önem ile aciliyeti ayrı açıklayın
Önem, işin amacınıza ve sorumluluğunuza etkisidir. Müşteriye verilen sözü tutmak, yanlış bir hesabı düzeltmek veya bir teslimi mümkün hale getirmek önemli olabilir. Aciliyet ise zamanla ilgilidir: Gecikme hangi noktada somut bir sorun doğuruyor?
Görev yönetimi ürünü Todoist’in Eisenhower matrisi açıklaması bu iki boyutu dört bölümle gösteriyor. Kendi işinizde aynı düşünceyi bir kağıt, elektronik tablo veya görev panosu üzerinde uygulayabilirsiniz. Belirli bir uygulamayı kullanmanız gerekmez.
Görevin durumu | İlk karar |
Önemli ve acil | Bugünkü plan içinde ele alın |
Önemli, henüz acil değil | Takvimde gerçek çalışma zamanı belirleyin |
Acil görünüyor, etkisi düşük | Gerekliliği, kapsamı veya sorumluyu konuşun |
Önemli ve acil değil | Şimdilik bırakmayı veya kaldırmayı değerlendirin |
“Önemsiz” kelimesini bir kişinin talebini küçümsemek için kullanmayın. Burada konuştuğunuz şey, görevin belirlenen iş sonucuna katkısıdır. Karşı taraf için önemli olan bir ayrıntıyı henüz bilmiyor olabilirsiniz. Bilgi eksikse kutu seçmeden önce soruyu sorun.
Aynı sabah gelen dört işi değerlendirin
Şöyle bir durum düşünün: Bir finans ekibi çalışanının sabah listesinde dört iş var. Bugün gönderilecek faturada tutar hatası bulunmuş. Gelecek ayın tahmin dosyası hazırlanacak. Bir çalışma arkadaşı eski bir sunumun rengini değiştirmesini istemiş. Çalışan da masasındaki bütün klasörleri yeniden düzenlemeyi düşünmüş.
Fatura hatası, bugün yanlış belge gönderilmesine neden olabilir. Bu örnekte önemli ve acildir. Tahmin dosyası henüz bugün kullanılmayacak olsa da ekibin kararını destekler; önemli ve planlanacak iştir. Sunum rengi için önce kullanma tarihi ve amaç sorulmalıdır. Eski bir arşiv dosyasında yalnız kişisel tercihse bugünün ilk işi olmayabilir. Klasör düzenleme ise önemli dosyayı bulmanızı engelleyen bir sorun yoksa ertelenebilir.
Kutuların sebebini kısa yazın: “Yanlış fatura bugün gönderilecek”, “Tahmin gelecek ay bütçe kararında kullanılacak”, “Sunum henüz paylaşılmayacak.” Gerekçeler yazılınca öncelik yalnız hissinize dayanmaz.
Bu örnekten üç mesaj çıkar. İlk olarak aciliyeti kullanma tarihiyle doğrulayın. İkinci olarak önemli ama sessiz kalan işe yer açın. Üçüncü olarak düşük etkili talepleri hemen reddetmek yerine kapsamını öğrenin. Kararı değiştiren ayrıntı, genellikle bu kısa konuşmada ortaya çıkar.
Önemli ama acil olmayan işi takvime taşıyın
Matrisin en sık eksik kalan tarafı, ikinci bölüme yazılan işlerin gerçekten yapılmasıdır. “Bu önemli” diye not etmek tek başına zaman oluşturmaz. İşin ilk adımını, yaklaşık süresini ve tamamlanacağı koşulu belirleyin.
Tahmin dosyası için ilk adım bütün çalışmayı bitirmek olmayabilir. Önce geçmiş dönemin verisini toplamak, sonra varsayımları görüşmek gerekir. “Tahmin dosyası” yerine “Son üç ayın satış verisini aynı tabloda birleştir” yazdığınızda hangi işe başlayacağınız daha açıktır.
Bu yaklaşımı iş ve öğrenme dengesi için haftalık plan yazısıyla birlikte kullanabilirsiniz. Matris, hangi işin önemli olduğunu sorgular; haftalık plan, o işe nerede yer açacağınızı gösterir.
Yetkiniz olmayan işi başkasına atamayın
Bazı matris anlatımlarında acil ama önemli olmayan iş için doğrudan “devret” önerisi verilir. Günlük ofis yaşamında her çalışan görev atama yetkisine sahip değildir. Bu nedenle sizdeki karşılığı “uygun sorumluyu ve kapsamı konuş” olabilir.
Örneğin bir veri isteğinin hangi ekipten gelmesi gerektiğini bilmiyorsanız iş arkadaşınıza rastgele görev göndermeyin. Veri sahibini, teslim ihtiyacını ve beklentiyi netleştirin. Sorumluluklar karışıyorsa RACI matrisiyle sorumlulukları ayırma yazısındaki yaklaşım daha uygun bir konuşma sağlar.
İşi gerçekten devredebiliyorsanız da yalnız dosyayı iletmek yeterli değildir. Beklenen sonucu ve kontrol zamanını konuşun. Öncelik listesinden bir işi çıkarmış olmanız, o işin çözüldüğü anlamına gelmez.
Kutular değiştiğinde planı da değiştirin
Bir iş sabah önemli ama acil değilken öğleden sonra acil hale gelebilir. Müşterinin kullanma tarihi değişebilir, başka iş gecikebilir veya yeni bir hata ortaya çıkabilir. Bu durum matrisin yanlış olduğu anlamına gelmez; koşullar değişmiştir.
Gün içindeki kontrolünüz kısa olsun. Yeni bilgi hangi görevin etkisini veya tarihini değiştirdi? Bugün yapacaklarınızdan hangisi artık sığmıyor? Değişikliği görünür kılın. Her yeni talebi mevcut listenin üstüne eklemek, önceliklendirme yapmak değildir.
Kendi matrisinizle yöneticinizin beklentisi uyuşmuyorsa gerekçeyi birlikte konuşun. “Bu işi önemsiz buluyorum” yerine “Bugün yapılmazsa hangi teslim etkilenecek?” diye sorun. Böylece görev tartışması kişinin isteğine değil, işin sonucuna bağlanır.
Bir iş birkaç gün üst üste aynı kutuda bekliyorsa yalnız konumunu değiştirmeyin. Başlamak için eksik bilgi mi var, görev fazla geniş mi, yoksa ayırdığınız süre mi yetersiz? Bu sorular, matrisi renkli bir arşiv olmaktan çıkarıp çalışma kararınıza bağlar.
Bu hafta on görevinizi iki soruyla değerlendirin: Yapılmamasının etkisi ne, gecikmenin etkisi ne zaman başlıyor? Sonra yalnız bir önemli ve acil olmayan iş için takvimde zaman ayırın. Çalışma tercihlerinizi kariyer hedefinizle birlikte düşünmek için kurs programını inceleyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Her işe mutlaka bir kutu seçmeli miyim?
Bilgi eksikse önce görevi netleştirin. Kullanma tarihi veya etkisi bilinmeyen işe kesin öncelik vermek yerine ilgili kişiye kısa soru sorun.
Önemli ve acil işler aynı anda gelirse ne yapmalıyım?
Etkiyi, teslim zamanını ve bağımlılıkları karşılaştırın. İkisi birden sığmıyorsa hangisinin erteleneceğini yetkili kişiyle konuşun. Matris kapasite sınırını ortadan kaldırmaz.
Acil ama düşük etkili işi kendim devredebilir miyim?
Yalnız buna uygun yetkiniz ve anlaşılmış bir sorumluluk varsa. Diğer durumlarda kapsamı veya uygun görev sahibini konuşun; işi izinsiz biçimde başka kişiye atamayın.
Matris için özel bir uygulama gerekli mi?
Hayır. Basit bir tablo yeterli olabilir. Önemli olan renkli kutular değil, etkinin ve zamanın gerekçesini yazmanızdır. Seçtiğiniz kararları haftalık iş planınıza taşıyabilirsiniz.
