ChatGPT ile e-posta yazarken kendi üslubunuzu korumanın en iyi başlangıcı, önce ne söylemek istediğinizi kısa notlarla yazmaktır. Ardından alıcıyı, mesajın amacını ve kullanmak istediğiniz dili açıklayın. Hazırlanan taslağı gönderilecek son mesaj gibi değil, üzerinde çalışacağınız bir öneri olarak okuyun. Kendi söylemeyeceğiniz kelimeleri çıkarın; tarih, ek ve verilen sözleri ayrıca kontrol edin. İyi e-posta, sizin adınıza daha gösterişli konuşan değil, alıcının işini kolaylaştıran e-postadır.
Özellikle yoğun bir günde düzgün görünen metni hızla kopyalamak kolaydır. Fakat akıcı bir taslak, söylemek istemediğiniz bir taahhüt de ekleyebilir. Gelin bu farkı günlük bir iş üzerinden inceleyelim.
Önce mesajın yapacağı işi belirleyin
Şöyle bir durum düşünün: Bir proje çalışanı, ekip arkadaşından cuma günkü rapor için satış verisini istiyor. Verinin çarşamba öğlene kadar gelmesi gerekiyor. Yardımcı araçtan “Nazik ve profesyonel bir e-posta yaz” diye istiyor.
Taslak “Değerli iş ortağımız, yürütmekte olduğumuz süreçlerin sağlıklı şekilde ilerletilmesi adına...” diye başlayabilir. Metin uzun, ihtiyaç ise basittir. Alıcı hangi dosyayı, hangi kapsamda ve ne zamana kadar göndereceğini bulmak zorundadır.
Çalışan önce üç not yazar: Son dört haftanın satış verisi gerekli. Bölge ve ürün grubu sütunları bulunmalı. Çarşamba 12.00’ye kadar gelirse cuma raporuna yetişir. Bu notlar e-postanın omurgasıdır. Üslup düzenlemesi, eksik amacı tamamlamaya çalışmaz.
İletişimin amacı bir bilgi almak, bir karar istemek veya bir durumu haber vermek olabilir. Aynı e-postaya bütün amaçları doldurursanız alıcı hangisine önce yanıt vereceğini bilemeyebilir. Önce tek ana işi seçin, gerekiyorsa diğer ayrıntıları ayrı bölümde verin.
“Benim gibi yaz” yerine somut dil özellikleri söyleyin
Yapay zeka sizin bütün yazışma alışkanlıklarınızı kendiliğinden bilemez. “Benim gibi” demek yerine hangi özellikleri istediğinizi anlatın: kısa cümleler, doğal Türkçe, doğrudan istek, gereksiz kurumsal kalıplar olmaması ve normalde kullandığınız kapanış.
OpenAI’ın iş görevleri için prompting rehberindeki açıklık yaklaşımını burada dar bir görevle uygulayabilirsiniz. Bir iş arkadaşınıza nasıl konuştuğunuzu gösteren birkaç kendi cümleniz yeterli olabilir; bütün yazışma arşivinizi paylaşmanız gerekmez.
Örneğin şu isteği yazabilirsiniz:
Aşağıdaki notlardan birlikte çalıştığım ekip arkadaşına e-posta taslağı hazırla.
Doğal Türkçe, kısa cümleler ve doğrudan istek kullan.
Gereksiz övgü, ağır kurumsal ifadeler ve yeni taahhütler ekleme.
Konu satırını da öner.
Bilgi ve tarihleri aynen koru; eksik bir ayrıntı varsa metni tamamlamak yerine sor.
Mesajı 100 kelimeyi geçirmeden yaz.Buradaki kelime sınırı örnek mesaj için seçilmiştir. Karmaşık bir müşteri açıklaması daha fazla yer isteyebilir. Sayıdan önce okunurluğa ve amaca bakın.
Aynı mesajı önce ve sonra karşılaştırın
İlk taslak şöyle olsun:
Süreçlerimizin etkinliğini artırmak adına satış performansına ilişkin güncel verilerin tarafımıza iletilmesini rica ederiz. Paylaşımınız operasyonel mükemmellik hedeflerimize katkı sağlayacaktır.
Bu cümleler neyin istendiğini ve ne zaman gerektiğini açık söylemiyor. Düzenlenmiş örnek daha kullanılabilir olabilir:
Merhaba Deniz, cuma raporu için son dört haftanın satış verisine ihtiyacım var. Dosyada bölge ve ürün grubu sütunları da bulunabilir mi? Çarşamba 12.00’ye kadar paylaşabilirseniz verileri rapora ekleyebilirim. Bu tarih uygun değilse birlikte yeni zamanı belirleyelim. Teşekkürler.
İkinci örnek de herkesin üslubuna uymak zorunda değildir. Yakın bir çalışma arkadaşınıza “paylaşabilir misin” diye yazıyorsanız hitabı o ilişkiye göre değiştirebilirsiniz. Önemli olan, mesajın amacının ve tarihin görünür olmasıdır.
Bu karşılaştırmadan üç ders çıkıyor. Soyut fayda cümlesi yerine somut ihtiyaç söyleyin. Alıcının yapacağı işi açık tanımlayın. Tarih mümkün değilse nasıl yanıt vereceğini de belirtin. Böylece nezaket, isteği belirsizleştirmek yerine iş birliğini kolaylaştırır.
Taslakta size ait olmayan vaatleri arayın
Yapay zeka metni tamamlamak için “En kısa sürede dönüş sağlayacağız” veya “Bu sorun bir daha yaşanmayacak” gibi ifadeler ekleyebilir. Bunları gerçekten söyleme yetkiniz ve dayanağınız var mı? Yoksa silin ya da kontrol edebileceğiniz bir adımla değiştirin.
Bir sorun bildirirken “Kayıtları bugün inceleyip yarın öğlene kadar durum bilgisi paylaşacağım” cümlesi, ancak bunu gerçekten yapabilecekseniz uygundur. Belirsiz bir kesinlik yerine bildiğiniz durumu ve sonraki adımı anlatın. Metni daha güven verici göstermek için yeni sonuç vaat etmeyin.
Ekleri de kontrol edin. “Ekte bulabilirsiniz” yazan mesajda doğru dosya ekli mi? Dosya adı güncel sürümü gösteriyor mu? Alıcı listesinde yalnız ilgili kişiler var mı? Metin düzenlemek ile gönderim kontrolü birbirinden farklı işlerdir.
Bir gecikme haberinde özellikle tarih ve etkiyi görünür kılın. Karşı tarafın planını değiştirecek ayrıntıyı sona saklamayın. Minto piramidiyle ana mesajı öne alma yaklaşımı e-postanın ilk cümlesini de sadeleştirebilir.
Göndermeden önce sesli okuyun
Metni kendi sesinizle bir kez okuyun. Normalde söylemeyeceğiniz bir ifade varsa işaretleyin. “Tarafınıza iletilmesi hususunda” yerine “paylaşabilir misiniz” demeniz, bir iş e-postasını daha açık hale getirebilir. Ancak kurumunuzun belirli yazışma biçimi varsa gerekli unsurları koruyun.
Sonra alıcı gibi okuyun: Benden ne isteniyor? Hangi tarihte? Yanıtım hangi kararı ilerletecek? Bu soruların cevabı metinde yoksa yalnız dilini düzeltmek yeterli değildir.
Yapay zekayı bütün e-postayı yazmak yerine daha küçük bir yardım için de kullanabilirsiniz. Konu satırı önermek, uzun bir paragrafı kısaltmak veya iki farklı üslup seçeneği hazırlamak bunlara örnektir. Kontrolü kolaylaştırmak için “Yalnız şu paragrafı düzenle, tarih ve diğer bölümleri koru” gibi dar bir istek verin.
Mesaj sonunda bir karar bekliyorsanız yönetici beklentilerini netleştirme yazısındaki açık soru yaklaşımından yararlanabilirsiniz. Alıcının hangi noktaya cevap vermesini istediğinizi belirtin.
Bu hafta sık gönderdiğiniz bir mesajı seçin. Önce kendi kısa notlarınızı yazın, sonra yapay zekadan taslak isteyin ve iki sürümü karşılaştırın. İletişiminizi kariyerinizde daha bilinçli kullanmak isterseniz kurs programını inceleyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Yapay zekanın yazdığı e-postayı olduğu gibi gönderebilir miyim?
Önce bilgi, üslup ve taahhüt kontrolü yapın. Düzgün cümleler, doğru tarih veya uygun alıcı anlamına gelmez. Gönderen kişi olarak son mesajı siz değerlendirin.
Üslubumu öğretmek için eski e-postalarımı paylaşmalı mıyım?
Gerekli olmayabilir. Kendi yazdığınız, gizli bilgi içermeyen birkaç örnek cümle ve dil tercihi yeterli bir başlangıçtır. İş yazışmalarını paylaşmadan önce kurum kuralını kontrol edin.
Nazik olmak için e-postayı uzatmak gerekir mi?
Hayır. Açık istek, uygun hitap ve karşı tarafın koşullarını dikkate alan bir cümle çoğu günlük iş mesajında yeterlidir. Uzun giriş, asıl ihtiyacı gizlememeli.
Metin bana fazla resmi geliyorsa hangi düzeltmeyi istemeliyim?
“Kısa cümleler kullan, soyut kurumsal ifadeleri çıkar ve doğrudan isteği koru” diyebilirsiniz. Sonrasında metni kendi sesinizle okuyup son değişiklikleri kendiniz yapın. Kendi isteğinizi netleştirmek için doğru iş sorusu yaklaşımından yararlanabilirsiniz.
