Bir yönetici sunumunda en zor iş, bütün emeğini beş slayta sığdırmak değil; toplantıda hangi kararın verilmesi gerektiğini açık söylemek. Çok sayıda veri göstermek, kararın net olduğu anlamına gelmez. Dinleyici ilk dakikada konuyu, önerini ve ondan ne istediğini anlayabilmeli.
Buradaki yapı özellikle bir karar veya yön seçimi sunmak için. Eğitim ya da proje tanıtımı yapıyorsan düzen değişebilir. Slayt sayısını kural değil, düşünceni sadeleştiren bir sınır olarak kullan.
1. slayt: Öneriyi başta söyle
“Pazar analizi” yerine karar cümlesi yaz: “Önce mevcut müşteriler için kayıt akışını sadeleştirmeyi öneriyorum.” Altına bir cümleyle nedenini ekle. Toplantı sonunda beklediğin kararı da yaz: bütçe onayı mı, bir deneme izni mi, yoksa iki seçenekten birinin seçilmesi mi?
Öneriyi sona saklama. Yönetici baştan yönünü bilirse sonraki veriyi hangi soruya cevap olarak dinlediğini anlar. Minto düşünce piramidi yazısında bu sıralamanın mantığını anlatıyorum.
2. slayt: Sorunun boyutunu göster
Tek bir grafik veya karşılaştırma seç. Örneğin kayıt akışındaki üç adımın tamamlanma oranı, son haftalarda artan destek talebi ya da müşteri görüşmelerinde tekrar eden sorunlar. Verinin kaynağını ve tarih aralığını belirt. Bir grafiği yalnız etkileyici göründüğü için koyma; önerdiğin kararı neden konuştuğunuzu göstermeli.
3. slayt: Seçenekleri aynı ölçütle karşılaştır
En az iki gerçek seçenek göster: var olan yöntemi sürdürmek, küçük bir iyileştirme denemek veya kapsamlı değişiklik yapmak gibi. Her birini aynı ölçütle değerlendir: beklenen etki, gerekli emek, önemli risk. Kendi önerdiğin seçeneğin zayıf tarafını saklama. Güven, bu sınırı gösterebildiğinde artar.
4. slayt: Önerinin nasıl deneneceğini anlat
Karar onaylanırsa ilk adım ne? Kimler dahil olacak? Ne kadar süre sonunda geri dönüp bakılacak? “Üç haftalık pilot” diyorsan bu bir plan önerisi olarak sunulmalı, gerçek şirket takvimi gibi değil. Başarı ölçütünü de koy: işlem tamamlama, hata sayısı veya kullanıcı geri bildirimi. Ölçümün neyi gösteremeyeceğini belirt.
5. slayt: Karar talebini tekrar et
Son slaytta önceki dört slaytı yeniden anlatma. Bir cümleyle öneriyi, bir cümleyle gereken kararı ve bir cümleyle sonraki adımı yaz. Toplantı başka sorulara kayarsa bu slayta geri dönmek kolay olur.
Slaytları hazırladıktan sonra her birini bir nefeste açıklamayı dene. Bir slayt için uzun bir paragrafa ihtiyaç duyuyorsan ya iki ayrı fikir taşımıştır ya da ana mesajı yeterince net değildir. Tasarım aracındaki adımları merak ediyorsan PowerPoint'te slayt hazırlama yazısı teknik tarafı tamamlar.
Bugün beş slayt yapmana gerek yok. Önce ilk slaydın karar cümlesini yaz. Geri kalanı onun kanıtı olmalı.
Sık sorulan sorular
Her yönetici sunumu beş slayt mı olmalı?
Hayır. Bu, karar sunumunu sadeleştirmek için bir başlangıç yapısıdır. İçerik, toplantının amacı ve süreye göre değişir.
Ayrıntılı veriler nereye konmalı?
Karar için şart olmayan yöntem ve tabloları ek sayfalarda veya ayrı bir belgede tut. Sorulursa açarsın; ana akışı kalabalıklaştırmazsın.
