Yapay zekayla sunum hazırlarken ana mesaj nasıl korunur?

Yapay zekayla sunum hazırlarken ana mesajı korumak için önce dinleyicinin hangi kararı vermesini veya hangi bilgiyi anlamasını istediğinizi tek cümlede yazın. Sonra bu mesajı destekleyen verileri seçin ve slayt taslağını bunlarla sınırlayın. Slayt sayısını, düzenini ve görünüşünü bu karardan sonra değerlendirin. Güzel görünen uzun bir sunum, dinleyicinin asıl sorusunu cevaplamıyorsa işi tamamlamış sayılmaz.

“Bu dosyadan on slayt hazırla” isteği, hangi bilginin önce geleceğini söylemez. Kaynak dosyadaki bütün başlıklar aynı ağırlıkla sunuma taşınabilir. Gelin sunum iskeletini bir öneri örneğiyle kuralım.

Dinleyicinin sorusunu önce bulun

Şöyle bir durum düşünün: Bir operasyon çalışanı iki tedarik seçeneğini yöneticiye sunacak. Dosyada fiyatlar, teslim koşulları, geçmiş görüşme notları ve ürün ayrıntıları var. Dinleyicinin sorusu “Bu dosyada neler var?” değil, “Hangi seçeneği neden değerlendirmeliyiz?”

Çalışan ana mesajını şöyle yazabilir: “Teslim süresi kritik olduğu için önce A seçeneğini değerlendirmeyi öneriyorum; ek maliyet ve kapasite koşulu karar öncesinde doğrulanmalı.” Bu cümle öneriyi, gerekçeyi ve açık kalan noktayı birlikte gösterir.

Ana mesaj henüz belli değilse yapay zekadan farklı seçenekleri görünür kılmasını isteyebilirsiniz. Fakat modelin bir öneri seçmesini kendi kurum kararınızın yerine koymayın. Önce hedef, kısıt ve kanıtı değerlendirin.

Minto piramidiyle sunum akışı kurma yazısı ana mesajı destekleyen gerekçeleri düzenlemek için iyi bir başlangıçtır. Bu yapı, yapay zekaya neyi korumasını istediğinizi de açık anlatır.

Kaynak dosyayı sunumla aynı şey sanmayın

Bir çalışma dosyası düşünme sırasında biriken bütün bilgiyi içerebilir. Sunum ise belirli bir dinleyiciye belirli bir soruyu cevaplamak için hazırlanır. Dosyadaki her tabloyu slayta koymanız gerekmez.

Örnekte çalışan verileri üç gruba ayırır: kararı doğrudan destekleyen bilgiler, gerekirse ayrıntıda gösterilecek bilgiler ve güncel olmayan notlar. Yapay zekaya yalnız uygun kapsamı ve kullanım biçimini açıklar. Eski nottaki bir tahminin yeni sunumda kesin bilgiye dönüşmemesine dikkat eder.

Bu ayrım, sunumu kısaltırken hangi bilginin korunacağını gösterir. Eksik veri bulunan bir seçeneği yalnız tabloyu doldurmak için tahminle tamamlamayın. Boşluğun karara etkisini söyleyin.

Slayt iskeletini mesajın gerekçeleriyle kurun

Bir öneri sunumunda üç temel sayfa yeterli bir ilk iskelet olabilir: öneri ve karar ihtiyacı, seçeneklerin karşılaştırması, açık noktalar ve sonraki adım. Bu sayı bütün sunumlar için zorunlu değildir. Konunun gerektirdiği derinliği seçin.

Yapay zekaya verilecek örnek istek şöyle olabilir:

Bu sunum yöneticiye iki tedarik seçeneği için karar çerçevesi sunacak.
Ana mesajı aşağıdaki cümleden değiştirmeden kullan.
İlk slaytta öneri ve karar ihtiyacı yer alsın.
İkinci slaytta yalnız verilen teslim ve maliyet bilgilerini karşılaştır.
Üçüncü slaytta doğrulanması gereken noktaları ve sonraki işi göster.
Yeni veri, neden, tarih veya garanti ekleme.
Her slayt için tek mesajlı başlık ve kullanılacak kanıtı yaz.

OpenAI’ın iş görevleri için prompting rehberi, açık bağlam ve talimatla isteği belirginleştiren örnekler sunuyor. Kendi sunumunuzda bu açıklığı, dinleyicinin sorusuna ve ana mesajınıza bağlayabilirsiniz.

Başlıklarda konu adı yerine o sayfanın mesajını düşünün

“Maliyetler” başlığı sayfanın konusunu söyler. “A seçeneğinin ek maliyeti şu kalemlerden geliyor” gibi bir başlık, yalnız kanıtınız bunu destekliyorsa daha açık bir mesaj verir. Başlığı daha güçlü göstermek için elde olmayan neden eklemeyin.

Her slayta şu soruyu sorun: “Dinleyici bu sayfadan hangi tek şeyi anlayacak?” Bir sayfa üç ayrı konu anlatıyorsa ayrım veya sadeleştirme gerekebilir. Yapay zekaya bunu kontrol ettirirken, hangi kanıtların korunması gerektiğini de söyleyin.

SCQA ile sunum girişini kurma yazısındaki bağlam, sorun ve soru sırası girişinizi netleştirebilir. Ancak bütün sunuma bir çerçeve adı eklemek, sayfalardaki düşünceyi kendiliğinden düzenlemez.

Sayı ve görsel kontrolünü ayrı yapın

Slaytta bir grafik bulunması sayının doğrulandığını göstermez. Tutarlar asıl dosyayla aynı mı, dönemler karşılaştırılabilir mi, başlık veriyle uyumlu mu? Görselin ölçeği farkı olduğundan büyük gösteriyor mu? Bunları anlatım kontrolünden ayrı inceleyin.

Bir karşılaştırma için kullanılan iki değer farklı para birimindeyse güzel bir grafik yanlış karar yaratabilir. Bir seçenek vergi dahil, diğeri hariçse aynı sütun altında gösterildiğini fark etmeniz gerekir. Yapay zekadan grafiği açıklamasını istemek, kaynak kapsamını kontrol etmenin yerine geçmez.

Sunumun görünüşünü düzenlerken de mesajı tekrar sınayın. Küçük yazıya sığmayan her ayrıntı kaldırılacak bilgi değildir; bazısı ayrı sayfa veya ek belge gerektirir. Önemli bir koşulu yalnız tasarıma sığmadığı için silmeyin.

Kısa bir prova ile ana mesajı sınayın

Sunumu açmadan önerinizi bir dakika içinde anlatmayı deneyin. Sonra slaytları açın. Sayfalar konuştuğunuz gerekçeleri destekliyor mu, yoksa başka bir anlatıya mı gidiyor? Bu farkı erken görmek, biçim düzeltmesinden önce düşünceyi toparlamanızı sağlar.

Bir iş arkadaşınızdan yalnız şu iki soruya cevap isteyebilirsiniz: “Hangi karar isteniyor?” ve “Bu kararın en önemli gerekçesi ne?” Cevaplar beklediğinizden farklıysa ilk slaytı ve akışı yeniden düzenleyin.

Bu hafta bir sunum için önce tek cümlelik ana mesajı yazın, sonra yapay zekadan yalnız iskelet isteyin. Sunum ve karar anlatımınızı geliştirmek için kurs programını inceleyebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Sunumu yapay zekaya tamamen hazırlatabilir miyim?

Taslak ve düzenleme desteği alabilirsiniz. Ana mesajı, kaynak bilgiyi ve son sunumu kontrol etmeniz gerekir. Hazır dosya, doğrulanmış karar anlatısı anlamına gelmez.

Önce slayt sayısını mı seçmeliyim?

Önce soru ve ana mesajı belirleyin. Sayfa sayısı bu anlatımın gerektirdiği kapsamdan çıksın. Sabit sayı için gereksiz bilgi eklemeyin veya önemli koşulu çıkarmayın.

Her slaytın başlığı bir sonuç cümlesi olmalı mı?

Sayfanın mesajını açık göstermesi faydalıdır; ancak kanıtı aşan bir kesinlik taşımamalıdır. Gerekli yerde konu veya açık soru başlığı da kullanılabilir.

Sunum güzel görünüyor ama dinleyici karar vermiyorsa neyi kontrol etmeliyim?

İlk olarak hangi kararın istendiğini ve gerekçelerin onu destekleyip desteklemediğini görün. Eksik bilgi veya belirsiz öneri, görünüş düzenlemesiyle çözülmez. Minto piramit prensibiyle sunum akışı yazısı, öneri ile gerekçeyi birlikte düzenlemeye yardımcı olabilir.