İyi bir iş e-postası resmi kelimelerle dolu olmak zorunda değil. Karşıdaki kişinin neden yazdığını, neye ihtiyacın olduğunu ve ne zaman yanıt beklediğini ilk okumada anlaması yeterli. Bunu sağlamak için mesajı süslemekten çok sıraya koymak gerekir.
En sık gördüğüm sorun, asıl isteğin uzun bir girişin sonunda saklanması. Okur önce arka planı çözmeye çalışıyor, sonra ne yapması gerektiğini arıyor. Aşağıdaki yapı bunu tersine çevirir.
Konu satırını işin adını söyleyen bir cümle yap
“Merhaba” veya “Önemli” tek başına yardımcı olmaz. “Perşembe toplantısı için sunum onayı” gibi bir konu satırı, kişinin mesajı açmadan bağlamı anlamasını sağlar. Acil değilse konuya “ACİL” ekleme. Gerçek bir son tarih varsa onu da açıkça yaz.
Konu satırının bir arama etiketi gibi çalıştığını düşün. Bir ay sonra aynı e-postayı arayan kişi hangi kelimeyi yazacak? Cevap, iyi konu satırının başlangıcıdır.
İlk iki cümlede amaç ve bağlamı ver
Önce neden yazdığını söyle; sonra okurun bilmesi gereken en kısa bağlamı ekle. Örneğin: “Cuma günkü müşteri görüşmesi için hazırladığımız iki seçenek arasından birini seçmemiz gerekiyor. Taslağı aşağıya ekledim.” Bu girişten sonra istek net gelebilir.
Tersi, iki paragraf boyunca toplantının geçmişini anlatıp son satırda “Görüşünüzü paylaşır mısınız?” demek. Ayrıntı gerekiyorsa kısa bir özetin altına bağlantı veya ek dosya koy.
İsteği tek bir eyleme indir
“Görüşlerinizi rica ederim” bazen belirsiz kalır. Neye bakılacağını söyle: “İki seçenekten hangisini önerdiğinizi ve bir gerekçenizi perşembe 15.00'e kadar yazabilir misiniz?” Birden fazla karar gerekiyorsa maddeleyerek ayır.
Kısa bir önce-sonra örneği:
Belirsiz: Sunumu ekte iletiyorum. Değerlendirmenizi rica ederim.
Açık: Cuma görüşmesinde kullanacağımız sunumun 3. sayfasındaki öneriyi kontrol eder misiniz? Maliyet varsayımını onaylamanız halinde perşembe 15.00'te son sürümü paylaşacağım.
Bu örnek, karşı tarafın işini de kolaylaştırır. Hangi bölüm, hangi karar ve hangi zaman sınırı olduğu bellidir. Fikri önce söyleme yaklaşımını Minto düşünce piramidi yazısında daha geniş anlatıyorum.
Göndermeden önce 30 saniyelik kontrol
Konu satırı mesajı bulduruyor mu?
İlk iki cümle amacı açıklıyor mu?
İstediğim eylem bir cümlede anlaşılabiliyor mu?
Ek veya bağlantı gerçekten eklenmiş mi?
Alıcı listesi ve yanıt süresi doğru mu?
Her mesajın aynı uzunlukta olması gerekmez. Bir karar e-postası kısa, karmaşık bir durum özeti daha uzun olabilir. Ölçü, okurun işini tamamlamak için ihtiyaç duyduğu bilgi. Bugün göndereceğin bir e-postanın ilk paragrafını yeniden yaz; ana isteği başa taşı.
Sık sorulan sorular
Profesyonel e-posta uzun mu olmalı?
Hayır. Gerekli bağlamı ve eylemi içerdiği sürece kısa bir mesaj daha etkili olabilir. Uzunluk, konunun karmaşıklığına göre değişir.
Yanıt gelmezse ne zaman hatırlatma yazılır?
İşin aciliyetine ve karşı tarafla anlaştığın süreye göre karar ver. Hatırlatmada ilk mesajı aynen tekrar etmek yerine gereken kararı ve son tarihi kısaca söyle.
