İş yerinde özür dilerken sorumluluğu nasıl üstlenirsiniz?

İş yerinde özür dilerken ne yaptığınızı, bilinen etkisini ve kendi sorumluluğunuzu kısa biçimde söyleyin; ardından gerçekçi bir düzeltme adımı konuşun. “Toplantıda açıklamanız bitmeden sözünüzü kestim. Kontrol noktanız konuşulmadan konu değişti. Özür dilerim; eksik kalan görüşünüzü dinlemek ve notu tamamlamak istiyorum” diyebilirsiniz. Böylece yalnız iyi niyetinizi anlatmaz, davranışın sonucunu kabul edersiniz. Uzun mazeretler veya kendinizi suçlayan ağır cümleler gerekli değildir.

Özür, karşı tarafın hemen rahatlamasını veya sizi hemen affetmesini istemek değildir. Oluşan etkiyi görüp sizin payınıza düşen işi üstlenmektir.

Niyetinizle oluşan etkiyi ayrı tutun

GitLab'ın iletişim rehberi, söylenenin etkisini sahiplenmeyi ve istemeden zarar verildiğinde özür dilemeyi ele alıyor. İyi niyetli olmanız, oluşan işi veya rahatsızlığı ortadan kaldırmayabilir.

“Böyle olsun istemedim” doğru bir cümle olabilir. Fakat tek açıklamanız buysa karşı taraf yaşanan etkinin görülmediğini düşünebilir. Önce olanı kabul edin, gerekliyse niyeti veya bağlamı kısaca ekleyin. Açıklama, sorumluluğun yerine geçmesin.

Öte yandan bilmediğiniz bir etkiyi kesinmiş gibi söylemeyin. Sözünü kestiğiniz kişinin aşağılandığını hissettiğini siz bilemezsiniz; onun açıklamasını dinleyebilirsiniz. Bildiğiniz şey, görüşünü tamamlayamadığı olabilir. “Her şeyi mahvettim” gibi bir cümle hem gereksiz geniştir hem durumu anlamayı zorlaştırır.

Özrün üç parçasını somutlaştırın

İlk parça olaydır. “Konuşma biraz karıştı” yerine kendi yaptığınız kısmı söyleyin: “Kontrol sorusunu açıklarken araya girdim ve konuyu değiştirdim.” Belirsiz edilgen cümleler, sorumluluğu kimin üstlendiğini gizleyebilir. Fakat bütün toplantı sorunları size ait değilse bütün sorumluluğu da kendinize yazmayın.

İkinci parça etkidir. “Önerdiğiniz kontrol konuşulmadı” veya “Açıklamanız toplantı notuna girmedi” gibi bilinen etkiyi belirtin. Karşı tarafın duygusunu tahmin etmek yerine gerçekleşen sonucu anlatın. Onun farklı bir etkiden söz etmesine de yer bırakın.

Üçüncü parça düzeltmedir. Görüşü dinlemek, eksik bilgiyi ilgili kişilere iletmek veya toplantı notunu tamamlamak gerekebilir. Yapamayacağınız bir sözü sırf özür daha güçlü görünsün diye vermeyin. “Herkes sizi dinleyecek” diyemezsiniz; fakat konunun yeniden açılması için toplantı sorumlusuyla konuşabilirsiniz.

Konuşulmayan bilgi kararı etkiliyorsa toplantı kararlarının takibi, açık noktayı ve gereken görüşmeyi kaydetmeye yardımcı olur. Özür cümlesi tek başına karar kaydını değiştirmez; düzeltme ihtiyacını ayrıca belirtin.

Sözünü kestiğiniz çalışma arkadaşınızla konuşalım

Şöyle bir durum düşünün: Çalışma arkadaşınız raporun kapsamıyla ilgili bir kontrol sorusu anlatıyor. Siz çözümü bildiğinizi düşünüp sözünü kesiyorsunuz. Konu değişiyor, onun açıklaması tamamlanmıyor. Görüşmeden sonra sorunun karar için önemli olduğunu fark ediyorsunuz. Şöyle konuşabilirsiniz:

“Bugünkü rapor görüşmesinde kontrol sorusunu açıklarken sözünüzü kestim. Sonra başka konuya geçtik ve kapsamla ilgili görüşünüz konuşulmadı. Bunun için özür dilerim. Şimdi eksik kalan kısmı dinlemek istiyorum. Kararı etkileyen bir nokta varsa toplantı sorumlusuna birlikte iletip notun tamamlanmasını konuşabiliriz.”

Bu konuşma olay, sorumluluk, bilinen etki ve önerilen düzeltmeyi ayırıyor. “Zaman kazanmak istemiştim” diye başlamıyor. Gerekli ise niyetinizi sonra kısaca açıklayabilirsiniz; fakat karşı tarafın söyleyemediği görüşü yeniden keserek kendi gerekçenizi uzun uzun anlatmayın.

Karşı taraf “Asıl sorun kontrol sorumun hiç sorulmamış gibi not edilmesi” diyebilir. Böyle bir cevap, düzeltme ihtiyacını daha açık gösterir. Özrünüzde tarif ettiğiniz etki onun yaşadığı bütün durumu kapsamıyor olabilir. Önce dinleyin, sonra hangi adımın gerçekten fayda sağlayacağını birlikte belirleyin.

Özrü doğru kişiye ve uygun kapsamda iletin

Konuşmayı yalnız iki kişiyle yapmak uygun olabilir. Fakat kesinti nedeniyle bütün ekip önemli bilgiyi duymadıysa, bilginin gerekli kişilere ulaşmasını da değerlendirin. Kendi rahatlamanız için büyük bir özür mesajı yazmak ile ortak işte eksik kalan görüşü tamamlamak farklı amaçlardır.

Çalışma arkadaşınızın adına konuşmaya başlamayın. “Onun asıl demek istediği buydu” diye bütün gruba mesaj yazmadan önce neyin eksik kaldığını onunla netleştirin. Katkısını sizin yorumunuzla değiştirmek yeni bir sorun çıkarabilir. Görüşün doğru aktarılması ve kişinin uygun biçimde söz alabilmesi farklı düzeltme seçenekleridir.

Karşı taraf özrünüzü hemen kabul etmeyebilir. “Ama özür diledim” diyerek konuşmayı kapatmaya zorlamayın. Düzeltme adımını uygulayın ve etkisine ilişkin gerekli bilgiyi dinleyin. Aynı hatanın tekrarını önleyen çalışma düzeni, daha güçlü ifadelerle ikinci kez özür dilemekten daha yararlı olabilir. Gerçekten değişen adımı görünür yapın; yalnız “Bir daha olmayacak” gibi kontrol edemeyeceğiniz kesin sözler vermeyin. Sorumluluk almak, hem bugünkü etkiyi hem sonraki davranışınızı düşünmektir.

Özür cümlesini bozabilecek ifadeler

“Kendinizi kesilmiş hissettiyseniz özür dilerim” ifadesi görülen davranışı kişinin yorumuna bağlar. Sözünü gerçekten kestiyseniz bunu söyleyin: “Açıklamanız bitmeden araya girdim.” Böylece özür, duygunun doğru olup olmadığını tartışmak yerine sizin davranışınıza dayanır.

“Özür dilerim ama siz de…” diye devam etmek, konuşmayı karşılıklı suçlamaya çevirebilir. Karşı tarafın payı konuşulacaksa ayrı ve somut biçimde ele alın. Kendi hatanızı kabul ettiğiniz cümle başka bir kişiye yöneltilen savunmanın başlangıcı olmasın.

“Ben zaten hep hata yapıyorum” gibi ağır kişisel yargılar da işin çözümünü zorlaştırır. Karşı taraf sizi teselli etmek zorunda kalabilir. Belirli bir hatayı, bütün kişiliğinizin özeti gibi anlatmayın.

Eksik toplantı notunu nasıl düzeltebilirsiniz?

Bir ikinci uygulama düşünün: Toplantı notunu siz hazırladınız ve duyulmayan kontrol sorusunu kayda da eklemediniz. Önce sorunun içeriğini çalışma arkadaşınızla doğrulayın. “Notta kapsamın tamamen onaylandığı yazıyor; kontrol sorunuz açık kaldığı için bu ifade doğru değil. İlgili bölümü düzeltip kontrolünüze açacağım” diyebilirsiniz.

Word yorum ve değişiklik takibi, önerilen düzeltmeyle kabul edilen metni ayırmaya yardımcı olabilir. Kaydı sessizce değiştirip konunun çözüldüğünü söylemeyin. Notu kullananların gereken güncellemeyi gördüğünü ve açık kararın uygun sorumluya ulaştığını kontrol edin.

Bir sonraki görüşme için küçük bir davranış seçin: Arkadaşınızın cümlesi bitmeden çözüm söylemek yerine sorunun tamamını dinlemek gibi. Aklınıza gelen yanıtı kısa not alabilirsiniz. Düşüncenizi kaybetmemek için başkasının konuşmasını kesmeniz gerekmez. Bu değişiklik, genel bir “Daha saygılı olacağım” sözünden daha somuttur.

İş ilişkilerinde sorumluluğu ve beklentiyi daha açık anlatmak için kariyer gelişim kursunun programını inceleyebilirsiniz. Programı, yaşadığınız belirli çalışma durumuna göre değerlendirin.

Sık sorulan sorular

Sözünü keser kesmez özür dileyebilir miyim?

Evet. “Araya girdim, özür dilerim; siz tamamlayın” diyerek sözü geri verebilirsiniz. Uzun açıklamayla konuşmayı yeniden kendinize çevirmeyin. Bilgi kaybolduysa görüşme sonunda gereken kayıt düzeltmesini ayrıca değerlendirin.

Hatanın tamamı bana ait değilse ne söylemeliyim?

Kendi davranışınızı açık belirtin. Toplantının bütün düzenini veya herkesin tepkisini üstlenmeniz gerekmez. Başkasının payını kendi özrünüzün içine savunma olarak eklemeyin. Ortak konuşma düzeni için ayrı ve somut bir değerlendirme yapılabilir.

Açıklama yapmak mazeret sayılır mı?

Her açıklama mazeret değildir. Fakat “Yardım etmek istemiştim” demek, kişinin görüşünün duyulmadığı gerçeğini ortadan kaldırmaz. Önce davranışınızın sorumluluğunu alın. Niyet açıklamasını kısa tutup eksik kalan görüşü dinlemeye yer açın.

Özürden sonra toplantı notunu mutlaka değiştirmeli miyim?

Not eksik veya yanlış bilgi taşıyorsa uygun biçimde düzeltilmelidir. Değiştirmeden önce neyin eksik olduğunu doğrulayın. Kararların takibi, açıklama gerektiren noktanın kapatılmış gibi görünmesini önlemeye yardımcı olur.