Çalışma arkadaşınıza yapıcı geri bildirim nasıl verirsiniz?

Çalışma arkadaşınıza yapıcı geri bildirim vermek için belirli bir durumu seçin, gördüğünüz davranışı anlatın ve bunun iş üzerindeki etkisini açıklayın. Ardından gerekiyorsa hangi değişikliğin yardımcı olacağını birlikte konuşun. “Çok dikkatsizsiniz” yerine “Dünkü dosyada kaynak bağlantısı eski sürüme gidiyordu; güncel toplamı bulmak için yeniden kontrol yapmak gerekti” diyebilirsiniz. Kişiliği değerlendirmek yerine üzerinde çalışılabilecek bir olay açarsınız.

Burada amaç arkadaşınızı puanlamak veya onun yöneticisi gibi davranmak değil. Ortak işi zorlaştıran ya da kolaylaştıran davranışı görünür kılmak ve birlikte daha iyi çalışmaktır.

CCL'nin modelinde üç ayrı parça var

Center for Creative Leadership'in geri bildirim rehberi, SBI modelini durum, davranış ve etki olarak ayırıyor. Kurumun model özeti, bu yaklaşımı iş arkadaşları arasındaki konuşmalara da uyguluyor.

Durum, hangi olaydan söz ettiğinizi belirler. Davranış, o olayda gördüğünüzü anlatır. Etki ise bunun sizde veya işte neyi değiştirdiğini gösterir. Bu üç parça aynı cümlede karıştığında kişi yorumla gözlemi ayırmakta zorlanabilir.

Modelin kısa olması konuşmayı otomatik olarak kolay yapmaz. Sizin de gerçekten ne gördüğünüzü ve hangi etkiyi bildiğinizi ayırmanız gerekir. “Bana saygı göstermedi” bir niyet yorumu olabilir. “Açıklamam tamamlanmadan yeni konuya geçildi” ise belirli bir davranışı anlatır.

Eski bağlantı örneğini birlikte açalım

Şöyle bir durum düşünün: Aynı raporu iki kişi hazırlıyorsunuz. Çalışma arkadaşınızın paylaştığı bağlantı eski dosyaya yöneliyor. Toplantı öncesinde doğru sürümü bulmak için yeniden kontrol yapıyorsunuz. Geri bildiriminiz şöyle olabilir:

“Dünkü müşteri raporu hazırlığında paylaşılan kaynak bağlantısı eski dosyaya gidiyordu. Güncel toplamın hangi dosyada olduğunu bulmak için kontrolü yeniden yaptım. Sonraki paylaşımda bağlantıyı açıp güncel sürüme gittiğini birlikte doğrulayabilir miyiz?”

İlk cümle durumu ve davranışı belirliyor. İkinci cümle etkisini anlatıyor. Son cümle bir çalışma isteği açıyor. “Her zaman aynı şeyi yapıyorsunuz” veya “İşinizi önemsemiyorsunuz” gibi genel yargılar gerekmiyor.

İstek, modelin durum-davranış-etki çekirdeğinden sonra konuşmayı uygulamaya taşıyan ayrı adımdır. Karşı tarafın uygun bir başka çözüm önermesine de yer bırakın. Dosya yeri gerçekten karışıksa çözüm yalnız daha dikkatli olmak değildir. Dosya adlandırma ve sürüm düzeni, ortak kaynağı bulmayı kolaylaştırabilir.

Davranışla niyeti ayırın

Bir dosyanın geç paylaşılması, kişinin sizi zor durumda bırakmak istediğini göstermez. Başka iş, erişim sorunu veya farklı bir teslim beklentisi olabilir. Bildiğiniz etkiyi söyleyin, bilmediğiniz nedeni sorun. “Dosyanın gelmesini beklerken kontrol tamamlanamadı. Paylaşımı zorlaştıran bir durum var mıydı?” gibi bir soru kullanılabilir.

Bu soru oluşan etkiyi silmez. Karşı tarafın koşulunu öğrenmenize yardımcı olur. Belki görev sahipliği belirsizdir; belki sizden beklediği bilgi gelmemiştir. Geri bildirim, tek taraflı hüküm olarak kapanmak yerine yeni bilgiye açık kalmalıdır.

Bir davranış tekrar ediyorsa belirli örnekleri seçin. Bütün geçmişi uzun bir listeye dönüştürmek gerekli değildir. “Son iki raporda kaynak bağlantısı değişmişti” diyebilmeniz için kaydınızın buna dayanması gerekir. Hatırladığınız hissi kesin tekrar sayısı gibi sunmayın.

Yanıt bekleyen işleri takip etme rehberi, kimden hangi bilginin beklendiğini görünür tutar. Böyle bir kayıt bazen davranışı daha doğru açıklamanızı sağlar; geri bildirimi bütün kişiliğin değerlendirmesine çevirmemelidir.

Olumlu geri bildirim de somut olmalıdır

Yapıcı geri bildirim yalnız hata konuşmak değildir. “Çok iyisiniz” demek sıcak olabilir, fakat hangi davranışın işe yaradığını açıklamaz. “Bugünkü dosyada kaynak ve dönem bilgisini aynı yerde vermeniz, kontrolü nereden yapacağımı kolayca görmemi sağladı” diyebilirsiniz.

Bu açıklama hangi davranışın korunmasını istediğinizi gösterir. Başka bir çalışmada da aynı düzen denenebilir. Olumlu cümleyi olumsuz konuşmaya giriş için yapay bir hazırlık olarak kullanmak zorunda değilsiniz. Gerçekten işe yarayan davranışı kendi başına söyleyin.

Karşılaştırma yaparken de dikkatli olun. “Diğer arkadaşımız sizden daha düzenli” ifadesi belirli bir değişiklik söylemez. Kişiyi başka biriyle sıralamak yerine ortak işte hangi bilgiyi nasıl görmeniz gerektiğini anlatın. Böylece görüşmenin odağı kişiler arasındaki yarış değil, çalışma biçimi olur.

Konuşmadan önce kısa not hazırlayın

Bir geri bildirim için şu alanları doldurun:

Notunuzda “dikkatsiz”, “isteksiz” veya “zor insan” gibi kelimeler varsa bunların yerine gözlenen davranışı arayın. Belirli davranış bulamıyorsanız henüz konuşmanız gereken konuyu yeterince netleştirmemiş olabilirsiniz. Duygunuzu yok saymanız gerekmez; fakat duyguyu kişi hakkında kesin hüküm gibi sunmayın.

Görüşme zamanını ve ortamını uygun seçin. Hassas bir konuyu bütün ekip önünde açmak gerekmeyebilir. “Dünkü rapor paylaşımıyla ilgili kısa bir noktayı konuşabilir miyiz?” diye başlayabilirsiniz. Küçük bir dosya bilgisi mesajla çözülebilir; daha karmaşık çalışma sorunu görüşme gerektirebilir.

İletişim kanalını seçme rehberi, konunun ihtiyacına göre bu seçimi düşünmenize yardımcı olur. Kanal değişse de durum, davranış ve etki ayrımı korunmalıdır.

Geri bildirimden sonra neyi takip etmelisiniz?

Anlaşılmış bir değişiklik varsa sonraki benzer işte nasıl uygulandığını inceleyin. Kişinin bütün davranışını izlemeye veya sürekli puanlamaya başlamayın. Ortak görevin belirli ihtiyacına bakın. Yeni düzen işe yaramadıysa nedenini yeniden konuşabilirsiniz.

Karşı taraf sizin gözleminize katılmıyorsa örneği birlikte açın. Kendi hatırlamanızın da eksik olabileceğini kabul edin. Konuşmayı kazanmak yerine doğru çalışma bilgisini bulmaya çalışın. Önemli veya tekrar eden uygunsuz davranışlarda kurumun uygun destek yolları ayrıca gerekli olabilir.

Çalışma ilişkilerinizi daha açık konuşmalarla geliştirmek için kariyer gelişim kursunun programını inceleyebilirsiniz. Programı belirli iletişim ihtiyacınıza göre değerlendirin.

Sık sorulan sorular

İş arkadaşımın yöneticisi değilsem geri bildirim verebilir miyim?

Ortak işi etkileyen belirli bir davranışı konuşabilirsiniz. Kişiyi puanlamak veya yetkiniz dışında performans kararı vermek farklıdır. Kendi gözleminizi, etkisini ve çalışma ihtiyacını anlatın.

Olumlu geri bildirimde de örnek vermeli miyim?

Somut örnek, hangi davranışın işe yaradığını anlaşılır kılar. Genel övgü kullanabilirsiniz, ancak örneği eklemek kişinin bu davranışı devam ettirmesini kolaylaştırır. Yapay övgüyle başka eleştiriyi saklamayın.

Karşı taraf kendini savunursa ne yapabilirim?

Gözlenen olaya dönün, onun gördüğü durumu da sorun. Bilmediğiniz niyeti yorumlamayın. Çözüm için gereken bilgiyi bulun. Genel haklılık tartışması yerine belirli dosya veya çalışma örneği kullanın.

Mesajla geri bildirim vermek uygun mu?

Konuya bağlıdır. Kısa ve açık bir dosya bilgisi mesajla konuşulabilir. Hassas veya karmaşık konuda görüşme daha uygun olabilir. Kanal seçimi yazısı, karar vermeye yardımcı olur.