Birlikte çalışmaya başlamadan önce teslim biçimini, iletişim beklentisini, kontrol kişisini ve sorun bildirme yolunu konuşun. Bunları kısa bir ortak notta tutun. İlk uygulamadan sonra anlaşmanın işe yarayıp yaramadığını değerlendirin. Çalışma anlaşması, herkese aynı alışkanlığı zorlamak değil; birlikte iş yaparken hangi beklentinin geçerli olduğunu netleştirmektir.
Siz mesajlara gün içinde toplu cevap veriyor, arkadaşınız her mesajı acil kabul ediyor olabilir. İkiniz de kendi düzeninde makul davranırken ortak işte sorun yaşayabilirsiniz. Beklenti konuşulmadığında gecikme kadar yanlış yorum da büyüyebilir.
Atlassian örneğinde kurallar birlikte belirleniyor
Atlassian’ın Working Agreements uygulaması, ekibin nasıl iletişim kuracağı ve birlikte çalışacağına ilişkin ortak beklentileri belirlemeyi ele alıyor. Farklı kişilerin çalışma biçimini görünür kılan bir konuşma, uygulanacak ortak düzenin başlangıcı oluyor.
Bu örnekten üç mesaj çıkarabiliriz. Herkesin mevcut alışkanlığı aynı olmayabilir. Anlaşma yalnız yöneticinin yazdığı kurallar listesi değildir. Ayrıca bir kez hazırlanan not yeni ekip, görev veya koşul geldiğinde tekrar değerlendirilebilir. Böylece belge, günlük işten kopuk bir formalite olarak kalmaz.
Kurumun zorunlu süreçleri varsa çalışma anlaşması onları değiştirmez. Erişim, güvenlik, onay ve resmi raporlama düzeni ayrıca korunur. Ekip içi bir konuşmayla kurum kuralını geçersiz saymayın; gerekli esneklik için ilgili yetkiliyle konuşun.
Önce yanlış anlaşılabilecek alanları seçin
Her davranışı kurala çevirmek gerekmiyor. Ortak işin sık karışan noktalarını bulun. Dosya nerede tutulacak? Hangi durumda mesaj acil sayılacak? İlk taslağa kim bakacak? Kontrol için ne kadar süre gerekecek? İşin gecikeceği ne zaman söylenecek?
Görüşmeye yalnız şikayetlerle değil, ihtiyaçlarla gidin. “Hiç cevap vermiyorsunuz” yerine “Raporu paylaşabilmem için veri tanımına aynı gün görüş gerekiyor” diyebilirsiniz. Karşı tarafın da koşulunu dinleyin. Belki bu talebi aynı gün karşılayabilmesi için dosyanın daha erken gelmesi gerekiyor.
Gereken iletişim yolunu seçerken e-posta, mesaj veya toplantı karşılaştırması yardımcı olur. Her konuda aynı kanal zorunlu olmayabilir. Acil engelle ayrıntılı karar tartışmasını ayırmak daha uygulanabilir bir düzen sağlar.
İki kişinin ortak raporu için örnek anlaşma
Şöyle bir durum düşünün: Biri veriyi hazırlıyor, diğeri rapora yorum ekliyor. Önceki işte son dosya karıştı ve kontrol zamanı kalmadı. Yeni çalışma için şu notu hazırlayabilirsiniz:
Konu | Ortak karar |
Çalışma yeri | Ortak klasörde tek çalışma dosyası kullanılacak |
İlk teslim | Veri hazır olduğunda dosyanın kontrol bekleyen kısmı açık yazılacak |
Görüş verme | Yorumlar dosyada ilgili bölüme eklenecek; ayrı kopya oluşturulmayacak |
Engel bildirme | Teslimi etkileyen eksik bilgi aynı gün ilgili kişiye bildirilecek |
Son kontrol | Veri ve yorum sorumlusu kendi alanını kontrol edecek |
Dış paylaşım | Onaylı sürümü belirlenen rapor sahibi gönderecek |
Bu örnekte süreleri kendi işinize göre netleştirmeniz gerekir. “Zamanında” veya “hızlı” gibi ifadeler iki kişi için farklı anlama gelebilir. Gerçek tarih ve yanıt beklentisini konuşun. Yapılamayacak bir süreyi sırf anlaşmış görünmek için kabul etmeyin.
Notta bazı konular hala açık kalabilir. Örneğin dış paylaşım yetkisi belli değilse “sonra bakarız” yerine ilgili yöneticiye sorulacak soru olarak kaydedin. Anlaşılmamış konuyu tamamlanmış karar gibi göstermeyin. Görev netleştirme soruları bu eksikleri açar.
Anlaşmayı davranış olarak yazın
“Daha iyi iletişim kuracağız” iyi niyet taşıyor ama kontrol edilemez. “Kontrol bekleyen bölüm dosyada işaretlenecek” gözlenebilir. Kuralın kimin ne yapacağını göstermesi önemli. Uzun bir değer listesi yerine birkaç uygulanabilir davranış seçin.
Farklı zaman dilimi veya çalışma saati varsa anında cevap varsaymayın. Gerekli örtüşen zamanları ve acil durumda kullanılacak kanalı belirleyin. Herkesi sürekli çevrimiçi tutmak ortak çalışmanın tek yolu değildir. Yanıt beklentisi işin gerçek ihtiyacına göre kurulmalı.
Dosya düzeninde sürüm isimlendirme yaklaşımı anlaşmanın uygulanmasını kolaylaştırabilir. Ancak kendi şablonunuzu karşı tarafa sessizce dayatmak yerine birlikte seçim yapın. Bilinen kurum düzeni varsa onu temel alın.
Farklı alışkanlıklar arasında ortak bir davranış bulun
Bir kişi ilk taslağı erken paylaşmayı, diğeri yalnız tamamlanmış dosyayı göstermeyi seviyor olabilir. İki tercih de belirli bağlamda anlaşılır. Ancak ortak görevde ilk taslağın ne için istendiği konuşulmazsa biri gereksiz kontrol, diğeri geç bilgi aldığını düşünebilir.
“Taslak paylaşılacak” kuralını daha belirli yazın: Taslakta hangi bölüm kontrol edilecek, hangi alan henüz tamamlanmayacak ve yorumlar ne zaman verilecek? Böylece erken paylaşım, bütün dosyanın hazır olduğu anlamına gelmez. Kontrol isteyen kişi de eksik bölümü tamamlanmış gibi değerlendirmez.
Bir başka fark mesaj beklentisidir. “Mesajları hızlı cevaplayalım” yerine kararın durduğu işler için hangi kanalın kullanılacağını ve rutin bilginin nerede tutulacağını seçin. Her mesajı acil kabul eden bir düzen, gerekli odak zamanını azaltabilir. Uygun sınırı gerçek iş ihtiyacıyla belirleyin.
Anlaşmanın sahibi tek kişi olsa bile herkesin katkısı görünür kalsın. Notu sessizce değiştirip diğer kişilerin yeni beklentiyi bildiğini varsaymayın. Değişen maddeyi ve nedenini paylaşın. Çalışma anlaşması okunmayan bir kural listesi değil, birlikte kullanılan açık bir kayıt olduğunda ortak işte fayda sağlar.
- Beklentiyi açın
Teslimin biçimini, çalışma yerini ve yanıt ihtiyacını konuşun.
- Kontrolü belirleyin
Kimin hangi noktada görüş veya onay vereceğini netleştirin.
- Düzeni sınayın
Sorun bildirme yolunu seçin; ilk uygulamadan sonra anlaşmayı gözden geçirin.
İlk işten sonra neyi değerlendirmelisiniz?
Teslimden sonra kısa bir kontrol yapın. Hangi madde kullanıldı? Hangi beklenti gerçekçi değildi? Hangi sorun notta bulunmuyordu? Cevaplara göre anlaşmayı değiştirin. Her aksaklıkta yeni kural eklemek yerine mevcut kuralın neden işlemediğini anlamaya çalışın.
Örneğin veri her defasında geç geliyorsa sorun arkadaşınızın notu okumaması olmayabilir. Kaynak verinin kesinleşme zamanı beklediğinizden farklıdır. Anlaşmayı gerçek iş koşuluna göre düzeltmek gerekir. Olmayan kapasiteyi belgeye yazmak işi daha yapılabilir hale getirmez.
Yeni biri ekibe katıldığında çalışma notunu onunla konuşun. Eski ekipte anlamı bilinen bir ifade yeni kişi için açık olmayabilir. Kişiye yalnız belge gönderip bütün beklentileri öğrenmiş saymayın. Bir sonraki görevde nasıl kullanacağını birlikte görmek daha faydalı olabilir.
Bugün ortak bir işte karışan tek noktayı seçin ve ilgili kişiyle netleştirin. Çalışma ilişkilerinizi daha geniş gelişim hedefleriyle ele almak için kariyer gelişim kursunun programını inceleyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Çalışma anlaşması resmi sözleşme midir?
Buradaki anlaşma ortak iş beklentilerini açıklayan çalışma notudur. Hukuki sözleşme veya kurum politikasının yerine geçmez. Zorunlu düzen değişecekse yetkili kişilerle konuşun.
İki kişi için de gerekli mi?
Ortak teslim, kontrol veya yanıt beklentisi varsa kısa not yararlı olabilir. Büyük belge hazırlamak gerekmiyor. En çok karışan birkaç davranışı netleştirin.
Herkes aynı çalışma saatini kabul etmeli mi?
Hayır. İşin gerektirdiği ortak zaman ve yanıt ihtiyacını belirleyin. Farklı koşulları gözeten düzen, herkesi sürekli aynı saatte hazır tutmaktan farklıdır.
Anlaşmaya uyulmazsa ne yapılmalı?
Önce somut olayı ve nedeni konuşun. Beklenti belirsiz veya uygulanamaz olabilir. Tekrarlanan sorun görev, kapasite veya yetki düzeni gerektiriyorsa uygun sorumlu kişiye taşıyın.
