Farklı ekiplerle çalışırken doğrudan yönetim yetkiniz yoksa önce ortak sonucu, her ekibin katkısını ve karar yolunu netleştirin. Talebinizin neden önemli olduğunu açıklayın, karşı tarafın kısıtlarını öğrenin ve küçük, açık bir sonraki adım üzerinde anlaşın. Yetkiniz varmış gibi emir vermek veya yalnız kişisel ilişkilerle ilerlemeye çalışmak yerine, işin bağımlılıklarını görünür hale getirin.
Bu yaklaşım her isteğinizin kabul edileceğini garanti etmez. Ekiplerin öncelikleri gerçekten çatışabilir. Böyle bir durumda göreviniz çatışmayı gizlice çözmek değil, gerekli kararı verecek kişilere seçenekleri ve etkileri açıkça taşımaktır.
Ortak sonucu herkes aynı şekilde anlıyor mu?
Şöyle bir örnek düşünün: Müşteri hizmetleri ekibi bir başvuru formunun değişmesini istiyor. Teknoloji ekibinden yardım gerekiyor, fakat o ekip başka bir teslim üzerinde çalışıyor. Talep “Formu hemen düzeltmeniz lazım” diye iletilirse iki taraf kendi aciliyetini savunabilir.
Daha açık bir başlangıç, sorunun etkisini anlatır: “Formda şu bilgi alınmadığı için başvuruların tamamlanması için müşteriye yeniden dönüyoruz. Bu bilgiyi başlangıçta almak istiyoruz. Uygulanabilir seçenekleri birlikte değerlendirebilir miyiz?” Burada talep yalnız bir emir değil, çözülmesi gereken iş durumudur.
Karşı tarafın da aynı etkiyi gördüğünü varsaymayın. Eksik bilginin gerçekten nerede sorun yarattığını ve hangi değişikliğin beklendiğini örnekle gösterin. Gerekirse mevcut süreci birlikte inceleyin. Ortak sonuç, iki ekibin kullandığı farklı terimlerin altında kaybolmamalıdır.
Karşı tarafın kısıtını öğrenin
Bir ekibin talebinize hemen yanıt verememesi ilgisizlik anlamına gelmeyebilir. Öncelik, kaynak, bağımlılık veya karar yetkisi sınırlı olabilir. “Neden yapmıyorsunuz?” yerine “Bu değişikliği yapmayı zorlaştıran adım hangisi?” diye sorun. Cevap, talebinizi daha uygulanabilir hale getirmenizi sağlayabilir.
Örneğimizde teknoloji ekibi kapsamlı form değişikliğini o hafta yapamayabilir; fakat geçici bir açıklama veya farklı bir bilgi toplama yolu mümkün olabilir. Bu seçeneklerin uygunluğunu ilgili ekiplerle değerlendirin. Geçici çözümü kalıcı düzenleme yapılmış gibi sunmayın.
Kısıtı öğrenmek, kendi ihtiyacınızdan vazgeçmek değildir. İşin neden önemli olduğunu korurken uygulanabilir yolu ararsınız. Karşı tarafın kapasitesini yok sayarak tarih vermek de kendi ekibinizin ihtiyacını hiç açıklamadan geri çekilmek de ortak karar üretmez.
Talebi küçük ve açık bir işe dönüştürün
“Bu konuyu birlikte çözelim” iyi niyetli ama geniş bir çağrıdır. Sonraki adımın ne olduğunu belirtin. Bir örnek dosyanın incelenmesi, eksik alanın doğrulanması, teknik seçeneğin değerlendirilmesi veya karar için kısa bir toplantı yapılması istenebilir. Talep ne kadar açık olursa karşı tarafın neye evet dediği o kadar anlaşılır.
İşin sahibini, gerekli katkıyı ve tarihi birlikte konuşun. Tarihi tek taraflı belirleyip sonra onaylanmış gibi kullanmayın. “Cuma gününe kadar mümkün mü; değilse hangi tarih veya daha küçük kapsam uygulanabilir?” gibi bir soru, kapasite bilgisini kararın içine alır.
Görüşmenin sonunda anlaşılan noktayı kısa bir notla paylaşın. Bu notta görev, sorumlu, teslim ve açık kalan karar bulunsun. Uzun toplantı özeti yerine işin ilerlemesini sağlayacak bilgiye odaklanın. Herkesin aynı sonuca vardığını varsaymadan gerekli düzeltmeleri isteyin.
Öncelik çatışmasını doğru yere taşıyın
İki ekip aynı kaynağı farklı işler için istiyorsa, sorunu yalnız daha sık mesaj atarak çözmeye çalışmayın. Çatışmanın ne olduğunu ve hangi seçimin hangi sonucu doğuracağını hazırlayın. Karar verecek kişinin önüne bir kişiyi suçlayan özet değil, iş seçeneklerini koyun.
Örneğin “Form değişikliğini bu hafta yaparsak mevcut teslimin şu bölümü ertelenecek; mevcut teslim korunursa başvuru sürecindeki tekrar iletişim devam edecek” gibi bir çerçeve kullanılabilir. Etkiyi bilmiyorsanız tahmin olarak belirtin. Sayısal sonucu ölçmediyseniz kesin rakam üretmeyin.
Konuyu üst seviyeye taşımadan önce ilgili ekibi haberdar edin. Amaç karşı tarafı sürpriz biçimde şikayet etmek değildir. “Öncelik kararını birlikte netleştirmemiz gerekiyor; seçenekleri şu kişiye sunalım” diyebilirsiniz. Kurumunuzun karar ve iletişim düzenine uygun hareket edin.
Güvenilir takip nasıl görünür?
Anlaşılan tarihte kısa bir durum kontrolü yapın. Her gün aynı soruyu sormak yerine, hangi noktada bilgiye ihtiyaç duyulduğunu önceden belirleyin. Bir engel ortaya çıkarsa bunun etkisini ve gerekli kararı birlikte konuşun. Takip, karşı tarafı sıkıştırmak kadar sizin verdiğiniz sözü tutmanızı da içerir.
Sizden beklenen bilgi veya örneği zamanında hazırlamadıysanız bunu açıkça söyleyin. Diğer ekibin gecikmesini tartışırken kendi bağımlılığınızı görmezden gelmeyin. Ortak işin ilerlemesi için yalnız talep eden değil, katkı sunan taraf da olmanız gerekir.
Çalışma tamamlandığında katkıları görünür kılın. Sonucu yalnız kendi başarınız gibi anlatmayın. Hangi ekibin neyi mümkün kıldığını belirtmek, gelecekteki işbirliği için daha doğru bir kayıt oluşturur. Aynı zamanda çözümün neden işe yaradığını anlamanıza yardımcı olur.
Bir talebinizi yeniden yazın
Başka bir ekibe gönderdiğiniz son isteği açın. Talepte amaç, beklenen katkı, gerekli bilgi, tarih ve esneklik alanı var mı? Eksik olanları ekleyin. Karşı tarafın görevi anlamak için sizden yeniden sorması gereken bilgileri önceden sağlamaya çalışın.
Sonra kendi karar yetkinizi işaretleyin. Hangi konuda anlaşabilirsiniz, hangi konuda onay gerekir? Bu sınırı bilmek, veremeyeceğiniz sözlerden kaçınmanızı sağlar. Ortak kararların takibi için toplantı kararlarını uygulamaya dönüştürme yazısını kullanabilirsiniz.
Ortak iş ilerlemiyorsa her gecikmeyi isteksizlik olarak yorumlamayın. Diğer ekibin aynı anda hangi teslimleri yürüttüğünü ve sizden hangi bilgiyi beklediğini sorun. Sizin için küçük görünen istek, onların sisteminde başka onaylar gerektiriyor olabilir. Bu bağımlılığı öğrenince talebin kapsamını daraltabilir veya zamanlamayı birlikte değiştirebilirsiniz. Yetki eksikliğini sürekli üst yönetimi devreye sokarak aşmaya çalışmak yerine, hangi kararın gerçekten üst düzey önceliklendirme gerektirdiğini ayırın.
Yetkisiz koordinasyonda üç adım
- Ortak etkiyi açıklayın
Talebin hangi müşteri, süreç veya karara katkı sağladığını gösterin.
- Kısıtları birlikte görün
Öncelik, kapasite ve bağımlılıkları öğrenin.
- Sonraki işi netleştirin
Sorumlu, kapsam, tarih ve karar yolunda anlaşın.
Kariyerinizdeki bir sonraki adımı çalışmak için Kariyer Gelişim Kursu programını inceleyebilirsiniz.
Sıkça sorulan sorular
Diğer ekip hiç yanıt vermiyorsa ne yapmalıyım?
Talebin açık ve doğru kanaldan iletildiğini kontrol edin. Ardından iş etkisini ve ihtiyaç duyulan tarihi belirterek takip edin; çözülmeyen öncelik konusunu uygun karar yoluna taşıyın.
Her konuda yöneticileri dahil etmek gerekir mi?
Hayır. Çalışma düzeyinde çözülebilen konuları orada ilerletin. Yetki veya öncelik çatışması varsa gerekli karar sahibini dahil edin.
İyi ilişki kurmak yeterli değil mi?
İyi ilişki yardımcı olabilir; fakat görev, kapsam ve tarih belirsizse tek başına yeterli değildir. İşleyişi de açıklaştırın.
Ortak işin sahibi kim olmalı?
İşin sonucunu takip edecek kişi veya rol baştan belirlenmeli. Her ekibin katkısı ayrı olabilir; ancak bütün sonucun takibi sahipsiz kalmamalı.
