Yeni rolünüzde eski işlerinizi bırakmakta zorlanıyorsanız ne yapmalısınız?

Yeni role geçtikten sonra eski işleriniz sizi takip ediyorsa önce bu işleri görünür bir listeye dönüştürün. Hangilerinin sizde kalacağına, hangilerinin devredileceğine ve geçişte ne kadar destek vereceğinize yöneticinizle karar verin. Devir yalnız dosya göndermek değildir; işi yapacak kişinin gerekli bilgiye, erişime ve karar yoluna sahip olması gerekir. Destek süresinin belirsiz kalmaması da yeni rolünüze zaman ayırmanızı sağlar.

Eski işi iyi biliyor olmanız, onu süresiz olarak sizin yapmanız gerektiği anlamına gelmez. Aynı zamanda yeni rolünüz başladı diye bütün eski işleri bir anda bırakmak da uygun bir devir oluşturmaz. Amaç işi sahipsiz bırakmadan sorumluluğu açıkça taşımaktır.

Önce sizi geri çağıran işleri ayırın

Şöyle bir çalışan düşünün: Satış operasyonundan raporlama rolüne geçiyor. Yeni analiz görevleri başlamış olmasına rağmen eski ekip günlük kayıt sorunlarında onu arıyor. Çalışan soruları hızlıca çözdüğü için devir ihtiyacı görünmüyor. Bir süre sonra yeni görevleri akşam saatlerine kalıyor.

Bu durumda yalnız “Artık benim işim değil” demek yeterli olmayabilir. Önce gelen taleplerin türünü görmek gerekir. Hangi sorular tekrar ediyor? Hangi dosya yalnız sizin bilgisayarınızda? Hangi kararı siz veriyorsunuz? Hangi erişim başka kişide bulunmuyor? Sorunun bilgi eksikliği mi, görev sahipliği mi yoksa kaynak eksikliği mi olduğunu ayırın.

Bir hafta boyunca gelen eski iş taleplerini kısa notlarla takip edebilirsiniz. Kişileri değerlendirmek yerine işin adını, neden size geldiğini ve nasıl sonuçlandığını yazın. Bu liste, devir görüşmesini genel bir yoğunluk şikayetinden çıkarıp çözülmesi gereken somut konulara taşır.

Görev sahibi ile destek veren kişiyi ayırın

Bir işi devrettiğinizde yeni görev sahibinin kim olduğunu herkesin bilmesi gerekir. Siz belirli süreyle destek verebilirsiniz; ancak işi teslim alan kişi yalnız sizin yardımcınız gibi kalmamalı. Talebin ilk olarak kime gideceği, hangi kararın kimde olduğu ve sonucun kim tarafından takip edileceği açık olmalıdır.

Örneğin “Bu raporun sahibi artık Ayşe; geçiş döneminde yöntem sorularını birlikte gözden geçireceğiz” gibi bir açıklama yapılabilir. Gerçek iş ortamında kişi adını ve süreyi ilgili taraflarla netleştirin. Ekip, en hızlı yanıtı sizden aldığı için bütün talepleri size göndermeye devam ederse yeni görev sahibinin öğrenme alanı oluşmaz.

Gelen talebi yalnız başkasına yönlendirmek de her zaman yeterli değildir. İşi devralan kişinin gerekli erişimi, zamanı ve yetkisi yoksa sorun tekrar size dönebilir. Bu eksikleri ilgili yöneticiyle konuşun. Devir, yalnız iki çalışan arasında iyi niyetle yürütülen sınırsız bir yardım düzeni olmamalıdır.

Bilginizi kullanılabilir hale getirin

Devir notunda bütün geçmişi anlatmaya çalışmayın. İşin amacı, başlangıç bilgisi, temel adımları, kontrol noktası, sık karşılaşılan sorunları ve karar için başvurulacak kişi bulunmalı. İşi yapacak kişinin gerçekten ihtiyaç duyacağı bilgiyi seçin. Uzun bir klasörün varlığı, işin devredildiğini göstermez.

Bir örnek üzerinden birlikte çalışmak yararlı olabilir. İlkinde siz nasıl yaptığınızı açıklarsınız; sonraki örnekte işi devralan kişi yapar ve siz yalnız gerekli noktalarda geri bildirim verirsiniz. Böylece notun hangi bölümünün eksik olduğu anlaşılır. Her seferinde işi siz tamamlarsanız bilgi aktarımı ile işi üstlenme birbirine karışır.

Özel durumları da ayırın. Standart akışın dışında kalan bir talepte kime sorulacak? Hangi işlem onay gerektiriyor? Hangi hata oluşursa iş durdurulmalı veya destek istenmeli? Bunları bilmek, yeni görev sahibinin her belirsizlikte size dönmesini azaltabilir.

Yöneticinizle hangi kararı konuşmalısınız?

Yeni rolünüzdeki önceliklerle eski iş yükünü birlikte gösterin. “Yeni görevleri yapamıyorum” demek yerine hangi teslimin hangi eski talepler nedeniyle etkilendiğini açıklayın. Ardından seçenek sunun: belirli işin devri, destek saatlerinin sınırlandırılması veya geçiş takviminin düzenlenmesi.

Şöyle bir cümle kurulabilir: “Yeni roldeki analiz çalışmasıyla eski ekibin günlük kayıt desteği aynı zaman dilimini kullanıyor. Kayıt desteğinin yeni görev sahibine geçmesini ve benim belirli bir süre yalnız yöntem sorularına destek vermemi öneriyorum. Bu dönemde önceliğimizi netleştirebilir miyiz?” Burada karar ihtiyacı açıkça görünür.

İki farklı yönetici varsa onların önceliklerini sizin tek başınıza uzlaştırmanız gerekmeyebilir. Çakışan beklentiyi görünür kılın ve ortak karar isteyin. Birine verdiğiniz sözü diğerinden gizleyerek iki işi de yetiştirmeye çalışmak, belirsizliği uzatabilir.

Devir tamamlandıktan sonra alışkanlığı değiştirin

Eski ekip sizi aradığında alışkanlıkla işi açıp çözmeden önce görev sahibini hatırlatın. Gerekiyorsa soruyu ilgili kişiye dahil ederek yanıtlayın. Aynı açıklamayı tekrar tekrar yapıyorsanız devir notunu güncelleyin. Böylece bilgi yalnız özel konuşmada kalmaz.

İşi sizden farklı bir yöntemle yapan kişiye hemen müdahale etmeyin. Sonuç ve gerekli kontroller karşılanıyorsa farklı bir çalışma biçimi mümkün olabilir. Devir, kendi yönteminizin sonsuza kadar uygulanmasını sağlamak değildir. Yeni görev sahibinin sorumluluğu taşıyabilecek alan bulması gerekir.

Bununla birlikte, ciddi bir eksik veya risk görürseniz bunu uygun kanaldan bildirin. Sınır koymak ilgisizlik anlamına gelmez. Rolünüzü açık tutarak destek verebilirsiniz. Hangi durumda tekrar devreye girmeniz beklendiğini önceden konuşmak bu ayrımı kolaylaştırır.

Yeni görevin ilk beklentilerini de yeniden gözden geçirin. Yeni role geçerken sorulacak sorular yazısı, eski işleri bırakırken yeni sorumluluğunuzu netleştirmenize yardımcı olabilir.

Devir planında yalnız görev adını yazmak yeterli olmayabilir. İşin ne zaman başladığını, hangi bilgiden beslendiğini ve tamamlandığının nasıl anlaşıldığını da açıklayın. Görevi devralan kişinin ilk uygulamasını birlikte incelemek yararlı olabilir; fakat her adımı yeniden sizin yapmanız devri geciktirir. Kontrol ile işi geri almak arasındaki sınırı baştan belirleyin. Sık hata çıkıyorsa kişiyi suçlamadan önce açıklamanın, erişimin ve çalışma koşullarının yeterli olup olmadığını değerlendirin.

Eski işe sınır koymanın üç adımı

Kariyerinizdeki bir sonraki adımı çalışmak için Kariyer Gelişim Kursu programını inceleyebilirsiniz.

Sıkça sorulan sorular

Yerime kimse gelmediyse ne yapmalıyım?

Görev sahipliği ve öncelik kararını yöneticinizle konuşun. Kaynak eksikliğini kendi başınıza süresiz iki rol üstlenerek görünmez hale getirmeyin.

Eski ekip yardım istemeye devam ederse?

Talebin türünü ve nedenini inceleyin. Eksik bilgi varsa tamamlayın; sahiplik belirsizse uygun kişi ve kanalı tekrar netleştirin.

Devir notu hazırlamak yeterli mi?

Her zaman değil. Erişim, uygulama denemesi ve karar yolunun anlaşılması da gerekir. İşi devralan kişinin notu kullanarak ilerleyebildiğini kontrol edin.

Benden daha yavaş yapıyorlarsa işi geri almalı mıyım?

Önce öğrenme ve destek ihtiyacını değerlendirin. Her yavaşlamada işi geri almak, devrin gerçekleşmesini zorlaştırabilir. Kritik teslimlerde gerekli düzenlemeyi birlikte konuşun.