Bir projeye başlarken yalnız sizinle aynı toplantıya katılan kişileri düşünürseniz önemli birini geç fark edebilirsiniz. Paydaş haritası çıkarmak için karar verenleri, gerekli bilgiyi sağlayanları ve işin sonucundan etkilenenleri yazın. Ardından her kişi için neye ihtiyaç duyduğunuzu ve onu ne zaman sürece katacağınızı belirleyin. Harita, kalabalık bir isim listesi değil; doğru kişiyi doğru anda bulmanızı sağlayan çalışma notudur.
Örneğin yeni müşteri raporunu siz hazırlıyor olabilirsiniz. Ancak veriyi satış ekibi tutuyor, tanımları finans kullanıyor ve sonuçları müşteri temsilcileri açıklıyorsa iş yalnız sizin masanızda bitmez. Gelin bu ilişkileri görünür kılalım.
Atlassian örneğinde listeye ilişki de ekleniyor
Yazılım şirketi Atlassian, Network of Teams uygulamasında projeyle ilişkili ekipleri belirlemeyi, etkilerini değerlendirmeyi ve önemli ilişkiler için bir sorumlu seçmeyi öneriyor. Böylece ihtiyaç duyulan ekip, işin sonunda sürpriz bir bağımlılık olarak ortaya çıkmıyor.
Bu örnekten üç sonuç çıkarabiliriz. Önce proje hedefi belli olmalı; aksi halde kimlerin gerekli olduğunu ayıramazsınız. Sonra isim kadar katkı önemli olmalı. Son olarak ilişkinin kendiliğinden işleyeceğini varsaymamak gerekir. Haritada bulunan kişinin gereken zamanda gerçekten bilgilendirilmesi ayrı bir iştir.
NASA da paydaş beklentilerini belirleme rehberinde projeden etkilenen kişileri ve beklenen sonucu birlikte ele alıyor. Buradaki yaklaşımı günlük ofis işine uyarladığınızda soru basitleşir: Bu iş kimin kararını, sorumluluğunu veya günlük çalışmasını değiştirecek?
Haritayı hedef cümlesinden başlatın
“Raporlama projesi” fazla geniş bir tanımdır. “Müşteri temsilcilerinin yenileme görüşmelerinde kullanacağı ortak müşteri raporunu hazırlamak” daha açıklayıcıdır. İkinci cümle, hem kullanıcıyı hem işin kullanım yerini gösterir.
Hedefiniz belirsizse önce göreve başlamadan sorulacak sorularla kapsamı açın. Paydaş haritası, henüz anlaşılmamış bir görevi tek başına netleştiremez. Başlangıçta kısa bir amaç cümlesi, beklenen teslim ve kapsam dışında kalan işler yeterlidir.
Ardından üç ayrı soruyla isim toplayın. Sonuca kim karar verecek? Üretmek için kimin bilgisine ihtiyaç var? Değişiklikten kim etkilenecek? Aynı kişi birden fazla grupta bulunabilir. Onu üç kez yazmak yerine rollerini aynı kayıtta belirtin.
Bir müşteri raporu için örnek harita
Şöyle bir durum düşünün: Müşteri yenileme raporunda dağınık bilgileri tek dosyada toplamakla görevlendirildiniz. İlk taslak haritanız şöyle olabilir:
Kişi veya ekip | Projeyle ilişkisi | Sorulacak soru | Katılacağı an |
Satış operasyonu | Verinin sahibi | Müşteri durumu hangi kayıttan alınmalı? | Veri seçilmeden önce |
Finans | Gelir tanımını kontrol eder | İptal ve iade nasıl gösterilecek? | Hesaplama kurulurken |
Müşteri temsilcisi | Raporu kullanır | Görüşmede hangi bilgi gerekiyor? | İlk örnek hazırlanırken |
Yönetici | Kapsamı onaylar | Hangi müşteri grubu dahil? | Çalışmaya başlamadan önce |
Bilgi teknolojileri | Erişim konusunda destek verir | Dosyaya kimler erişebilir? | Paylaşım düzeni kurulurken |
Bu tablo bir kurum şeması değildir. Ünvanı yüksek olan herkes otomatik olarak kritik paydaş sayılmaz. Öte yandan raporu her gün kullanacak çalışan, karar yetkisi olmasa da önemli bilgi sağlayabilir. Haritanız bu farkı korumalıdır.
İlk görüşmede “Sizi projeye dahil ediyoruz” demek yerine somut ihtiyacınızı söyleyin. “İade edilen siparişlerin raporda nasıl gösterileceğini kontrol etmenize ihtiyacımız var” cümlesi katılımı daha anlaşılır yapar. Karşı tarafın katkı için gereken süreyi söylemesine de alan bırakın.
Herkesi aynı sıklıkta bilgilendirmeyin
Haritaya giren herkesi bütün toplantılara çağırmak, haritanın faydasını azaltabilir. Bir kişinin görüşü yalnız veri tanımında gerekiyorsa tasarım toplantılarının tamamına katılması zorunlu değildir. Düzenli karar veren kişiyle tek seferlik kontrol yapacak kişinin iletişim ihtiyacı farklıdır.
Her kayıt için gerekli bilgi, sorumlu kişi ve sonraki temas anını belirleyin. Yanıt gelmediğinde projedeki etkisini görün. “Finanstan cevap bekliyoruz” yerine hangi tanımın açık kaldığını yazın. Bu noktada yanıt bekleyen işleri takip etme düzeni haritanızı tamamlar.
Bir de insanların kendi beklentilerini sorun. Sizin yalnız veri isteyeceğinizi düşündüğünüz ekip, dosyanın bakım sorumluluğunun kendisine kalacağını sanıyor olabilir. Bu yanlış anlaşılmayı başta görmek, sonradan tartışmaktan daha kolaydır. Sorumluluk konusunda anlaşılmamış bir beklentiyi kesin görev gibi kaydetmeyin.
Kullanıcı değiştiğinde harita da değişir
İlk raporu müşteri temsilcileri için hazırladığınızı, daha sonra bölge yöneticilerinin de kullanacağını düşünün. Aynı dosya olduğu için eski paydaş listesi yeterli görünebilir. Oysa yeni kullanıcı farklı karşılaştırma ve açıklama isteyebilir. Haritaya yalnız bir isim eklemek değil, beklentinin değişip değişmediğini sormak gerekir.
Yeni kullanıcı raporun hangi kısmını karar için kullanacak? Mevcut tanımlar onun için anlaşılır mı? Erişim kapsamı uygun mu? Bu soruların cevabı veri sorumlusunu, kontrol biçimini veya paylaşım düzenini değiştirebilir. İlk kullanıcının onayını bütün kullanıcılar için geçerli saymayın.
Bir başka ayrım da katkı sağlayan kişinin değişmesidir. Finans çalışanı başka göreve geçtiyse eski kişiye mesaj atmayı sürdürmek beklemeyi uzatabilir. Haritada kişi adı kadar rol ve güncel iletişim yolu bulunması bu nedenle işe yarar. Ancak birinin özel telefonunu herkesin eriştiği kayda eklemek gerekmiyor; kurumun uygun kanalını kullanın.
Son olarak haritanın sahibi belli olsun. Birkaç kişi farklı kopya tutuyorsa aynı ilişki için çelişen beklentiler oluşabilir. Ortak kaydı kim güncelleyecek ve değişiklik nasıl duyurulacak, bunu kısa biçimde belirleyin. Harita günlük işte kullanılan bir kayıt olduğunda gerçek fayda sağlar.
- İlgili kişileri bulun
Karar verenleri, katkı sağlayanları ve etkilenenleri yazın.
- İhtiyacı sorun
Her kişi için gereken bilgi ve katılım zamanını netleştirin.
- İlişkiyi takip edin
İletişim sorumlusunu belirleyin, proje değişince haritayı yenileyin.
Haritayı güncel tutacak küçük uygulama
Bugün yürüttüğünüz bir iş seçin ve hedefini tek cümleyle yazın. Yukarıdaki üç soruya cevap vererek ilk isimleri çıkarın. Ardından listedeki bir kişiye, “Bu işte sizden hangi noktada görüş almamız doğru olur?” diye sorun. Haritanın kalitesini isim sayısıyla değil, eksik bir ilişkiyi ortaya çıkarıp çıkarmadığıyla değerlendirin.
Proje kapsamı değiştiğinde haritaya tekrar bakın. Yeni bir veri kaynağı, farklı kullanıcı veya ek teslim, daha önce gerekli olmayan bir ekibi ilgili hale getirebilir. Kaydın son kontrol tarihini tutmanız bu nedenle yararlıdır. Eski bir haritayı güncelmiş gibi dolaştırmayın.
Alınan kararları haritanın içine uzun uzun yığmak yerine karar takip tablosunda tutabilirsiniz. Harita kiminle ilişki kuracağınızı; karar kaydı neyin yapılacağını gösterir. İki belgenin birbirine bağlantı vermesi, aynı bilgiyi iki yerde güncellemekten daha temizdir.
Bu tür çalışma ilişkilerini kariyer gelişiminizle birlikte düşünmek isterseniz kariyer gelişim kursunun programını inceleyebilirsiniz. Önce mevcut işinizde bir ilişkiyi netleştirmek bile uygulamaya başlamak için yeterlidir.
Sık sorulan sorular
Küçük bir iş için de paydaş haritası gerekli mi?
Her iş için geniş bir belge gerekmez. Birkaç kişinin katkısı varsa tek bir tablo yeterlidir. Amaç belge çoğaltmak değil, gerekli kişinin unutulmasını önlemektir.
Paydaşla görev sahibi aynı kişi midir?
Her zaman değil. Sonuçtan etkilenen bir kişi uygulama görevini üstlenmeyebilir. Karar veren, görüş sağlayan ve işi yapan rolleri ayrı yazmak karışıklığı azaltır.
Bir paydaş projeye katılmak istemiyorsa ne yapmalısınız?
Önce beklenen katkıyı ve katılmamasının etkisini açıklayın. Kapasite ya da yetki sorunu varsa proje sorumlusuyla konuşun. Sessizliği onay olarak yorumlamayın.
Harita ne sıklıkta yenilenmeli?
Sabit bir sıklıktan önce proje değişikliklerine bakın. Kapsam, veri, karar sorumlusu veya kullanıcı değiştiğinde haritayı kontrol edin; uzun projelerde düzenli kontrol tarihi de belirleyin.
