Toplantıda sözünüz kesildiğinde önce sakin bir cümleyle konuşmanızı bitirmediğinizi belirtin, sonra ana mesajı kısa biçimde tamamlayın. “Bir noktayı bitireyim, ardından sorunuza geçelim” veya “Son cümlemi tamamlayabilir miyim?” diyebilirsiniz. Amaç daha yüksek sesle yarışmak değil, konuşma sırasını görünür kılmak. Kesilme sürekli tekrar ediyorsa yalnız o anı değil, toplantının nasıl yönetildiğini de konuşmanız gerekir.
Her söz kesme aynı nedenle olmaz. Çevrimiçi gecikme, heyecanla ekleme yapma, konuya itiraz veya toplantı düzeninin zayıflığı farklı karşılıklar gerektirebilir.
Söz almak bir ses yarışına dönüşmemeli
Yazılım şirketi GitLab'ın toplantı kuralları, araya soru eklemeye izin verirken el kaldırmayı ve diğer katılımcıların söz hakkını gözetmeyi açıklıyor. Katılım biçimi ortak bir çalışma düzeninin parçası.
Yine de bir kere kesildiğinizde karşınızdakinin niyetini kesin olarak bildiğinizi düşünmeyin. Uzaktan görüşmede sesler üst üste binmiş olabilir. “Sanırım aynı anda başladık; cümlemi bitirip size bırakayım” ifadesi, niyet tartışmadan düzeni yeniden kurar.
Bir itiraz varsa da önce ana mesajınızın tamamlanması yararlı olabilir. Yarım bir cümleye verilen cevap, söylemek istemediğiniz bir iddiayı tartışmaya açabilir. “Önerimin ikinci kısmı kontrol adımıydı; onu tamamlayınca itirazınızı daha iyi değerlendirebiliriz” diyebilirsiniz.
Duruma göre kısa ifadeler seçin
Şöyle bir durum düşünün: Aylık rapordaki veri tutarsızlığını anlatıyorsunuz. Bir çalışma arkadaşınız daha siz nedeni açıklamadan çözüm önermeye başlıyor. Konuşmayı uzatmadan şöyle söyleyebilirsiniz:
“Çözüm önerisini not edelim. Önce hangi satırların etkilendiğini tamamlayayım; sonra seçenekleri karşılaştırabiliriz.”
Burada karşı tarafı susturmuyorsunuz. Öneriyi kabul ederken işin sırasını açıklıyorsunuz. Sizin anlatmanız gereken konu da belirsiz değil: Etkilenen satırlar. Bu somut sınır, “Beni hiç dinlemiyorsunuz” gibi genel bir suçlamadan daha anlaşılırdır.
İkinci durumda soru araya giriyor olabilir. Sorunun kısa yanıtı akışı kolaylaştıracaksa hemen cevap verebilirsiniz. Konu uzayacaksa “Bu soruyu son bölümde açalım; önce sonucu anlatayım” diyerek sırayı koruyabilirsiniz. Soruyu gerçekten not edin; ertelemek görünmez biçimde yok saymak olmamalı.
Üçüncü durumda ana konu tamamen değişebilir. “Bu önemli bir başlık; benim anlattığım karar için kalan iki noktayı bitirelim, ardından ona geçelim” demek yeterli olabilir. Toplantının görevi net değilse söz sırası da dağılabilir. Kararların takip edilmesini anlatan yazı, konuşmayı sonunda bir iş sonucuna bağlamanıza yardımcı olur.
Söz geri geldiğinde konuşmayı uzatmayın
Konuşma sırasını geri aldıktan sonra bütün geçmişi yeniden anlatmanız gerekmez. “Kaldığım yer şuydu…” diyerek ana noktayı tamamlayın. Konuşmanız çok uzun ve belirsizse, insanların ne zaman soru soracağını anlaması da zorlaşabilir.
Bu, söz kesilmesinin sorumluluğunu tamamen size yüklemek değildir. Fakat kontrol edebileceğiniz kısmı görebilirsiniz. “İki noktayı anlatıp görüşlerinizi alacağım” gibi bir başlangıç, hem kapsamı hem soru zamanını belirler. Birkaç farklı konu varsa sırayı baştan söyleyin.
Sözünüzün değeri ne kadar uzun konuştuğunuzla ölçülmez. Karar için gereken bilgiyi bitirdikten sonra diğer görüşlere yer verin. Katılmadığınız bir soruyu da sırf kesilme yaşandı diye reddetmeyin. Tek sayfalık karar notu, anlatmanız gereken ana bilgiyi önceden seçmenizi kolaylaştırabilir.
Çevrimiçi görüşmede araçla sözü görünür kılın
Uzaktan toplantıda insanlar aynı anda konuşmaya başladığında beklemek bazen söz sırasını tamamen kaybetmenize yol açabilir. Kullanılan araçta uygun bir el kaldırma veya sıra isteme seçeneği varsa ekibin düzenine göre kullanın. Araçtaki işaretin ne anlama geldiği belli olsun: Yeni soru mu sorulacak, önceki açıklama mı tamamlanacak? Bir işareti kullanmak, karşı tarafın onu mutlaka gördüğünü kanıtlamaz.
Toplantıyı yöneten kişi varsa kısa bir yardım isteyin: “Veri kontrolünü tamamlamak için söz sırasına girebilir miyim?” Bu cümle hem konuya hem ihtiyaca bağlıdır. Sıranız geldiğinde kaldığınız ayrıntının toplantı kararını hala etkileyip etkilemediğini değerlendirin. Konu çözülmüşse aynı anlatıyı baştan açmayın; gerekli düzeltmeyi kısa yapın.
Teknik bir ses sorunu yaşandıysa mesaj alanına uzun bir tartışma yazmak yerine durumu belirtin: “Son cümlem duyulmadı; kaynak dosyanın henüz kontrol edilmediğini eklemek istiyorum.” Bazen ihtiyaç konuşma hakkı tartışması değil, kaybolan bilgiyi geri getirmektir. Teknik sorunla tekrar eden kişiler arası kesilmeyi aynı açıklamaya zorlamayın; gereken çözüm farklı olabilir.
- Sırayı belirtin
Bitirmediğiniz noktayı kısa ve açık söyleyin.
- Cümleyi tamamlayın
Ana mesajı uzatmadan bir sonuca bağlayın.
- Düzeni konuşun
Tekrarlanan kesilmelerde toplantı akışını birlikte netleştirin.
Tekrarlanan kesilmeyi toplantı dışında konuşun
Bir kişinin düzenli olarak cümlenizi tamamlamanıza izin vermemesi, her toplantıda aynı cümleyi daha yüksek sesle söyleyerek çözülemeyebilir. Görüşme dışında belirli bir örnekle konuşmayı deneyin:
“Bugünkü rapor görüşmesinde veri kontrolünü anlatırken iki kez konu değişti. Hangi verinin etkilendiğini tamamlayamadım. Sonraki görüşmede ana bilgiyi bitirip ardından sorulara geçebilir miyiz?”
Bu konuşma için üç alanı hazırlayın: Gözlediğiniz olay, iş üzerindeki etkisi ve istediğiniz düzen. “Her zaman böylesiniz” veya “Beni önemsemiyorsunuz” gibi kişilik ve niyet yargılarını kullanmak zorunda değilsiniz. İtirazınızın çalışma ihtiyacı anlaşılır kalsın.
Toplantı yöneticisinden destek istemek de bir seçenektir. Sırayla konuşma, kısa el kaldırma işareti veya soruları ortak nota yazma yöntemi düşünülebilir. Ekibiniz için tek doğru biçim yoktur; önemli olan herkesin nasıl katılacağını bilmesidir.
İşitilmeyen veya yanlış anlaşılan noktayı görünür yapın
Görüşme sonunda önemli bilginizin kaybolduğunu düşünüyorsanız kısa bir yazılı özet ekleyin. “Toplantıda tamamlayamadığım kontrol bilgisi: etkilenen kaynak dosyası şu, sonraki adım şu” gibi bir not, karar kaydını düzeltmeye yardımcı olur. Bu not karşı tarafı utandırma amacı taşımasın; işin eksik kısmını tamamlasın.
Küçük bir prova yapabilirsiniz. Kullanmak istediğiniz tek cümleyi seçin ve sesli söyleyin. Ardından anlatınızın son cümlesini hazırlayın. Yalnız yeniden söz istemek değil, söz geldiğinde neyi tamamlayacağınızı bilmek de işe yarar.
İş görüşmelerinde düşüncenizi sakin ve açık anlatmak için kariyer gelişim kursunun programını inceleyebilirsiniz. Kendi ihtiyacınızı belirleyerek programın sizin için uygunluğunu değerlendirin.
Sık sorulan sorular
Sözümü kesen kişi yöneticimse yine de konuşabilir miyim?
Duruma ve ilişkinize uygun sakin bir ifade kullanabilirsiniz: “Karar için önemli olan kontrol noktasını tamamlayabilir miyim?” Konuyu kişisel mücadeleye değil, gereken bilgiye bağlayın. Tekrarlanan durumu uygun ayrı görüşmede konuşmak daha etkili olabilir.
Ben de bazen söz kesiyorsam ne yapmalıyım?
Fark ettiğinizde kısa biçimde geri verin: “Araya girdim, siz bitirin.” Sorunuzu not ederek sıranızı bekleyebilirsiniz. Ekibin konuşma düzeni karşılıklıdır; kendi davranışınızı da aynı ölçütle değerlendirin.
Soruya hemen cevap vermek zorunda mıyım?
Hayır. Sorunun işin hangi aşamasında cevaplanması gerektiğini söyleyebilirsiniz. Ertelediğiniz soruyu kaybetmeyin. Karar ve görevleri toplantı takip tablosunda görünür tutun.
Tamamlayamadığım bilgiyi sonradan e-postayla paylaşmalı mıyım?
Kararı etkiliyorsa kısa bir özet faydalı olabilir. Bütün toplantıyı yeniden anlatmak yerine eksik bilgiyi ve etkisini yazın. Ayrı karar gerektiriyorsa karar notu yapısını kullanabilirsiniz.
