PDCA döngüsüyle küçük bir iş süreci nasıl iyileştirilir?

Bir işi daha iyi yapmanın yolunu buldunuz ama ekibin bütün düzenini hemen değiştirmek istemiyorsunuz. PDCA döngüsü bu durumda küçük bir deneme yapmanıza yardımcı olur: sorunu ve beklenen sonucu belirleyin, değişikliği sınırlı ölçekte uygulayın, sonucu inceleyin ve öğrendiğinize göre düzenleyin. İşe yarayan değişikliği kalıcı hale getirebilir, işe yaramayanı başka bir denemeyle değiştirebilirsiniz.

PDCA, İngilizce Plan, Do, Check ve Act sözcüklerinin kısaltmasıdır. Ofiste önemli olan kısaltmayı ezberlemek değil, bir fikri gözlenebilir bir denemeye çevirmektir.

Gerçek bir uygulamada değişiklik nasıl takip ediliyor?

Kalite alanındaki kuruluş ASQ, PDCA rehberinde ABD'deki Pearl River okul bölgesinin uygulamasını anlatıyor. Öğrenci ihtiyaçları değerlendiriliyor, öğretim planlanıyor ve değerlendirme sonuçları yeni düzenlemelere bilgi sağlıyor. İyileştirme işin dışında ayrı bir etkinlik değil, çalışma sürecinin içinde yer alıyor.

Bu örnekten ofise taşıyabileceğimiz fikir şudur: bir değişikliği seçmek son adım değildir. Değişikliğin hangi sorunu çözmesi gerektiğini ve sonuca nasıl bakacağınızı da seçmeniz gerekir. Yeni bir rapor şablonunun güzel görünmesi, karar vermeyi kolaylaştırdığını tek başına kanıtlamaz.

Her deneme büyük bir proje olmak zorunda değil. Haftalık raporun ilk sayfasına beklenen karar alanı eklemek veya dosya tesliminde kullanılan kontrol listesini düzenlemek de incelenebilir bir değişikliktir.

Plan: Sorunu ve beklediğiniz farkı yazın

Şöyle bir durum düşünün: Haftalık durum raporundan sonra sürekli “Benden ne bekleniyor?” sorusu geliyor. İlk fikriniz raporu kısaltmak. Fakat sorun uzunluk değil, karar taleplerinin farklı paragraflara dağılması olabilir.

Deneme notunuz şöyle başlayabilir: “Bu raporda yöneticiden beklenen kararlar ilk bölümde ayrı gösterilecek. Sonrasında karar taleplerinin anlaşılır olup olmadığı sorulacak; gelen açıklama soruları kaydedilecek.” Böylece yalnız sayfa sayısını azaltmaya odaklanmazsınız.

Mevcut raporları inceleyip hangi soruların tekrar ettiğini bulun. Denemeden önceki durumu bilmiyorsanız değişikliğin farkını değerlendirmek zorlaşır. Yine de küçük bir çalışma için gereksiz ölçüm sistemi kurmayın; ihtiyacınız olan kayıtla yetinin.

Planınızda kapsam da bulunsun. Şimdilik tek bir raporda mı deneyeceksiniz, belli bir alıcıyla mı? Herkesin işini aynı anda değiştirmek yerine sınırlı bir örnek üzerinden öğrenmek daha yönetilebilir olabilir. Rapor yapısını gözden geçirmek için haftalık durum raporu örneği iyi bir başlangıçtır.

Do: Birden fazla şeyi aynı anda değiştirmeyin

Deneme sırasında hem rapor biçimini hem gönderim saatini hem kullanılan veriyi değiştirirseniz neyin etkili olduğunu ayırmanız zorlaşır. İlk denemede esas değiştirdiğiniz adımı açık tutun. Diğer koşullarda olan değişiklikleri de not edin.

Örneğimizde raporun ilk bölümüne üç alan eklenebilir: istenen karar, karar için gereken bilgi ve yanıtın gerekli olduğu tarih. Raporun geri kalanını önceki düzeninde bırakabilirsiniz. Alıcıya bunun bir deneme olduğunu ve hangi konuda görüş istediğinizi söyleyin.

“Raporu beğendiniz mi?” yerine “Karar vermeniz gereken konuyu ilk sayfada bulabildiniz mi?” diye sorun. Görüş isteğinin de denemenin amacıyla ilişkili olması gerekir. Genel beğeni, işin hangi kısmının değiştiğini anlatmayabilir.

Denemeyi yürütürken hata veya gecikme olursa saklamayın. Beklenmeyen bir sonuç da öğrenilecek bilgidir. Denemenin başarısız görünmesini önlemek için kayıtları değiştirmek, bütün yöntemin amacını bozar.

Check: Sonucu görün, açıklamayı aceleye getirmeyin

Yeni rapor için daha az soru gelmiş olması yararlı bir işaret olabilir. Ancak o hafta daha az konu bulunmuş veya alıcı raporu henüz okumamış olabilir. Bu nedenle sayı ile bağlamı birlikte değerlendirin.

Şunlara bakın: beklenen kararlar fark edilmiş mi, gerekli bilgi bulunmuş mu, hazırlama yükü artmış mı, yeni biçim başka bir bilgiyi görünmez kılmış mı? Bir sorunu çözmek için başka bir sorun oluşturmuş olabilirsiniz.

Deneme notunuza “İşe yaradı” yazmak yerine gözlemi kaydedin. “Alıcı karar taleplerini ilk bölümden doğru özetledi; bir talebin gerekçesi için ek bilgi istedi” daha açıklayıcıdır. Bir örnekten bütün ekip için kesin sonuç çıkarmayın.

Sonuç çelişkili görünüyorsa

Alıcı yeni raporu daha kolay bulduğunu söylüyor ama hazırlama süresi artmış olabilir. Bunu tek bir başarılı/başarısız kutusuna sıkıştırmayın. Denemenin iki etkisini ayrı yazın: karar ihtiyacı daha açık, hazırlık daha ağır. Sonra hangi kısmın korunup hangisinin sadeleştirileceğini konuşun. Belki yeni bölüm yararlıdır fakat aynı bilgiler raporun devamında gereksiz tekrar ediliyordur.

Bir başka raporda yeni düzen daha iyi çalışmıyorsa konu sayısı veya alıcının ihtiyacı farklı olabilir. Şablonu herkese aynı biçimde uygulamak yerine kullanım koşulunu belirtin. Denemenin sınırını anlatmak değişikliği zayıflatmaz; hangi işte işe yaradığını daha anlaşılır yapar.

Act: İşe yarayanı çalışma düzenine taşıyın

Sonuç yeterince açıklıksa yeni bölümü rapor şablonuna ekleyebilir, nasıl doldurulacağını anlatabilirsiniz. Değişiklik kısmen yararlıysa düzeltin. Örneğin karar talepleri görünür olmuş ama tarih alanı belirsiz kalmışsa sonraki deneme buna odaklansın.

“Act” yalnız uygulamak anlamına gelmez; öğrendiğinize göre ne yapılacağını seçmektir. Eski düzene dönmek de gerekçeli bir karar olabilir. Bir fikre emek harcamış olmanız onu sonsuza kadar kullanmanız gerektiğini göstermez.

Ortak dosyalarda güncel şablonun nerede bulunduğunu belirtin. Aksi halde herkes farklı sürümü kullanır ve sonraki sonuçları karşılaştırmak zorlaşır. Dosya adları ve sürüm düzeni değişikliğin günlük işe yerleşmesine yardımcı olur.

Kendi denemeniz için kısa bir kayıt

Bugün rahatsız olduğunuz küçük bir süreç adımını seçin. “Toplantılar verimsiz” yerine “Toplantı sonunda görev sahibinin belli olmaması” gibi dar bir sorun belirleyin. Ardından şu alanları doldurun:

• Sorun: Hangi durumda ne eksik kalıyor?

• Değişiklik: Yalnız hangi adımı farklı yapacağım?

• Kapsam: Hangi işte ve kimlerle deneyeceğim?

• Kontrol: Hangi gözlem veya kayıt işe yaradığını gösterecek?

• Değerlendirme: Ne zaman ve kiminle bakacağım?

• Karar: Korunacak, değiştirilecek veya bırakılacak ne var?

Bu kayıt bir sunum için değil, yaptığınız işi öğrenmek için kullanılacak. Denemeyi tamamladığınızda sonucu kısa bir cümleyle anlatamıyorsanız sorunuz fazla geniş olabilir. Süreç iyileştirmeyi kariyerinizdeki uygulama örnekleriyle birlikte değerlendirmek için kariyer gelişim kursunun programını inceleyebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

PDCA yalnız üretim işleri için mi kullanılır?

Hayır. Tekrarlanan ve sonucu gözlenebilen ofis işlerinde de kullanılabilir. Rapor, dosya teslimi veya toplantı kararlarının takibi küçük denemeler için uygun alanlardır.

Bir deneme için kaç gün ayırmalıyım?

Sabit bir süre yoktur. İşin tekrarlanma sıklığı ve sonucu görme zamanı önemlidir. Günlük bir işle aylık raporu aynı takvimle değerlendirmeyin; kontrol tarihini plan aşamasında seçin.

Deneme başarısız olursa boşa mı çalışmış olurum?

Neyi öğrendiğinizi kaydettiyseniz hayır. Ancak belirsiz hedef ve kayıt olmadan yapılan değişiklik, neden işe yaramadığını anlamanızı zorlaştırır. Sonraki denemeyi öğrendiğiniz bilgiye göre daraltın.

Yöneticiden izin almadan uygulayabilir miyim?

Kendi görev sınırınızdaki küçük değişikliklerle başlayabilirsiniz. Başkalarının işini, paylaşılan veriyi veya müşteri sürecini etkileyen değişikliklerde gerekli yetki ve onayı önceden netleştirin.