İş yerinde tekrar eden davranışlar yaşadığınızı düşünüyorsanız, olayları hafızanıza bırakmayın. Kısa, düzenli ve yorumsuz bir kayıt; ne olduğunu, ne zaman yaşandığını ve işinizi nasıl etkilediğini görmenizi sağlar. Bu kayıt tek başına bir iddiayı kanıtlamaz ve resmi değerlendirme yerine geçmez. Yine de konuyu konuşurken olayları karıştırmanızı önler.
Yorumdan önce olayı anlatın
“Yöneticim bana taktı” bir yorumdur. “18 Eylül’de haftalık toplantıda sunumumun ortasında sözüm kesildi; düzeltmem istenen bölüm söylenmedi ve sunum başka bir çalışana verildi” ise gözlenebilir ayrıntı içerir. Kayıt tutarken duygunuzu da yazabilirsiniz; ancak bunu olayın ne olduğundan ayırın: “Toplantıdan sonra kaygı hissettim” gibi.
Her notta tarih, saat, yer veya kullanılan kanal; söylenen ya da yapılan davranış; o sırada kimlerin bulunduğu; işinizde ortaya çıkan somut sonuç; sonrasında yaptığınız görüşme ve aldığınız cevap yer alsın. Duyduğunuz cümleyi aynen hatırlamıyorsanız tırnak işareti kullanıp kesinmiş gibi yazmayın.
Düzenli kayıt nasıl tutulur?
Şöyle bir durum düşünün: Arda, son iki ayda teslim edeceği işlerin kapsamının toplantı sonrasında değiştiğini fark ediyor. Her seferinde tarih, ilk ve son talep, değişikliği ileten kişi ve teslim üzerindeki etkisini not ediyor. Üçüncü olayda “bu hep oluyor” demek yerine, yöneticisiyle hangi işlerin değiştiğini ve önceliklerin nasıl bildirileceğini konuşabiliyor.
Kayıt için iş yerinin kurallarını ihlal etmeyen güvenli bir yöntem seçin. Kişisel notlarınızı başkalarının erişebileceği ortak alana koymayın. İş yazışmalarını veya müşteri bilgilerini kendi cihazınıza izinsiz aktarmayın. Ses veya görüntü kaydı almadan önce hukuki ve kurumsal kuralları öğrenin; gizli kayıt konusunda varsayım yapmayın.
Notları örüntüyü anlamak için kullanın
Haftada bir kez kayıtlarınıza dönün. Benzer davranışlar tekrar ediyor mu? Aynı kişiye mi yöneliyor? Görevlerinizi yapmanızı veya çalışma koşullarınızı nasıl etkiliyor? Karşı örnekleri de ekleyin; böylece yalnızca ilk izleniminizi doğrulayan olayları seçmezsiniz.
Konuyu bir kanalla paylaşmanız gerekirse, tüm günlüğü göndermek yerine ilgili olayları tarih sırasına koyun. Ne talep ettiğinizi de belirtin: iş dağılımının yazılı netleşmesi, toplantı kurallarının belirlenmesi ya da uygun bir inceleme yapılması gibi. Resmi çerçeve için ÇSGB mevzuat ve psikolojik taciz kaynaklarına başvurun; iç ve resmi süreçlerin koşulları farklı olabilir.
Görüşmeye hazırlanırken yönetici beklentilerini netleştirme şablonundaki gibi tarih, talep ve ölçütleri ayrı yazın. Ayrıca mobbing ile sert eleştiri arasındaki farkı okuyarak olayların iş içeriğiyle ilişkisini değerlendirin.
Bir haftalık kayıt çalışması
İlk hafta kendinize kolay bir kural koyun: olaydan sonra iki dakika içinde üç kısa not alın. Birinci satıra gözlenen davranış, ikinci satıra bağlam ve varsa katılımcılar, üçüncü satıra işinize etkisi. Duygunuzu ayrıca kaydedin; bu, yaşadığınız etkiyi anlamak için önemlidir ancak gözlemle aynı şey değildir.
Hafta sonunda notları kronolojik sıralayın ve tekrar eden bir desen görüp görmediğinizi kontrol edin. Örneğin toplantı daveti, görev kapsamı ve geri bildirim biçimi aynı dönemde birlikte değişiyor mu? Bir sonuç çıkarmaya yetmeyen bilgiyi “belirsiz” olarak işaretleyin. Ardından ihtiyaç duyduğunuz bir sonraki adımı seçin: iş ölçütünü netleştirmek, kurum içi kanala danışmak veya resmi yönlendirme almak. Bu kayıt şablonunu hassas bilgiyle dolduruyorsanız güvenli saklama yöntemini de düşünün.
Örnek kayıt ve sık yapılan hatalar
Zayıf not: “Yine beni hedef aldı.”
Daha açık kayıt: “7 Ekim, ürün toplantısı: Sunumumun üçüncü slaytında yöneticim ‘bunu sen mi hazırladın?’ dedi ve sözümü kesti. Hangi veriyi düzeltmem gerektiği söylenmedi. Aynı toplantıdan sonra raporun teslimi benden istendi. Toplantıda A ve B vardı. Kendimi küçük düşürülmüş hissettim.”
İkinci not da tek başına hukuki sonuç çıkarmaz; fakat ne olduğunu ve hangi bilgiye ihtiyaç duyduğunuzu hatırlatır. Eğer tarihi tam bilmiyorsanız yaklaşık olduğunu not edin. Olayı tekrar yaşarken daha doğru kayıt tutmak için kendi takviminize kısa bir hatırlatıcı ekleyebilirsiniz.
Şu hatalardan kaçının: duyduğunuz söylentiyi kendi gözleminiz gibi yazmak, başka kişilerin niyetini kanıtlanmış gibi belirtmek, her olayı tek bir etiketle kaydetmek veya iş belgelerini izinsiz paylaşmak. Kayıtlarınızı incelerken karşı örnekleri ve normal geri bildirimleri de ekleyin. Böylece kendinizi doğrulamak için seçilmiş birkaç olay yerine daha dengeli bir zaman çizelgesi oluşur.
Kayıt tutarken gizlilik ve doğruluğu koruyun
Olay notunun amacı birini suçlu ilan etmek değil, hafızanıza güvenmek zorunda kalmadan ne yaşandığını doğru hatırlamaktır. Kayıtları olaydan sonra mümkün olduğunca kısa sürede oluşturun. Doğrudan alıntıdan emin değilseniz tırnak işareti kullanmayın; “şuna benzer bir ifade kullandı” diye belirtin. Kendi yorumunuzu gözlemden ayırın.
Şirket sistemlerinden belge alırken kurumun gizlilik ve veri güvenliği kurallarını ihlal etmeyin. Başka çalışanların kişisel verilerini, müşteri bilgilerini veya erişim yetkiniz olmayan kayıtları kişisel cihazınıza taşımayın. Elinizdeki belgelerin saklanması veya paylaşılması konusunda emin değilseniz şirketin ilgili politikasını ve yetkili bir uzmanın yönlendirmesini inceleyin. Gizli kayıt alma gibi adımların hukuki sonuçları olabileceğinden, bu konuda genelleme yapmayın.
Notları düzenli aralıklarla gözden geçirin. Tarih, kişiler, olay ve iş etkisi net mi? Aynı olay farklı günlerde tekrar ettiyse her birini ayrı kayıt edin. Olaylar arasında bağ kurmak için “bu olay kesin mobbingdir” gibi bir başlık yerine, tekrar eden davranış türünü yazın. Böylece değerlendirmeyi inceleyecek kişinin kendi kanaatini oluşturmasına alan bırakırsınız.
Kayıt tutmak ruhsal yükü artırıyorsa, tüm ayrıntıları tekrar tekrar yazmak zorunda değilsiniz. Güvendiğiniz bir kişi veya profesyonelle destek seçeneklerini konuşun. Güvenliğinizle ilgili acil risk varsa önce güvenliğinizi sağlayın.
Düzenli aralıkla kayıt kalitesini kontrol edin
Bir kaydı daha kullanışlı hale getirmek için birkaç gün sonra yeniden okuyun. Olayı bilmeyen biri ne olduğunu, ne zaman yaşandığını ve sizin doğrudan ne gördüğünüzü anlayabilir mi? Duygusal yorumları silmek zorunda değilsiniz; onları “etkisi” bölümüne ayırın. Örneğin “kendimi küçük düşürülmüş hissettim” kişisel etkidir, “toplantıda sunumum yarıda kesildi” gözlemdir. İkisini ayrı tutmak yaşananı eksiltmez, aksine açık kılar. Kayıtlarınızı güvenli ve yetkisiz kişilerin erişemeyeceği bir yerde saklayın. Paylaşmadan önce alıcıyı ve paylaşım amacını kontrol edin.
Yaşadığınız davranışın tek seferlik sert eleştiri mi, düzenli baskı mı olduğunu ayırmadan önce mobbing ile sert eleştiri arasındaki farkları inceleyebilirsiniz.
Zor konuşmaları hazırlamak, örnek cümlelerinizi prova etmek ve iş hayatındaki iletişim kararlarını daha sistemli çalışmak isterseniz kariyer gelişim kursunun programını inceleyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Olayları ne kadar ayrıntılı yazmalıyım?
Sonradan anlayabileceğiniz kadar ayrıntılı yazın: kim, ne zaman, nerede, ne yaptı ve işinize etkisi ne oldu? Uzun yorumlar yerine kısa ve somut cümleler kullanın.
Tanık yoksa not tutmanın faydası var mı?
Evet. Olayı ve sonrasındaki iş etkisini hatırlamanıza yardım eder. Ancak notun kendisi başka bir kişinin olayı doğruladığı anlamına gelmez.
İş e-postalarını kendime iletebilir miyim?
Kurumsal bilgi, kişisel veri ve gizlilik kuralları geçerli olabilir. Yazışmaları dışarı aktarmadan önce iş yerinizin politikasını kontrol edin.
