İş yerinde kaybettiğiniz güveni geri kazanmanın ilk adımı, yaşanan olayı belirsiz bir “yanlış anlaşılma” diye geçiştirmeden kendi payınızı açıklamaktır. Ardından karşı tarafın işi üzerinde ne tür bir etki oluştuğunu öğrenin, mümkün olan düzeltmeyi yapın ve sonraki işlerde daha açık bir çalışma düzeni kurun. Tek bir özür cümlesi güveni otomatik geri getirmez. Güvenin yeniden oluşup oluşmayacağına karşı taraf karar verir; siz tutarlı davranışı ve gerekli kontrolleri yönetebilirsiniz.
Ne olduğunu savunma yapmadan adlandırın
Bir ekip arkadaşınıza salı sabahı müşteri listesini göndereceğinizi söyleyip çarşamba öğleden sonra haber verdiğinizi düşünelim. Arkadaşınız bu listeye göre görüşme ayarlayacaktı. “Yoğundum, herkes yoğundu” demek durumun nedenini anlatabilir ama bozulan planı kabul etmez. “Salı sabahı göndereceğimi söyledim, gönderemedim ve sizi zamanında bilgilendirmedim” cümlesi olayın sizin kontrolünüzdeki kısmını açıklar.
Eğer nedenleri konuşmak gerekiyorsa onları olayın ardından ve mazerete dönüştürmeden anlatın. Gecikmenin veri kaynağındaki sorundan mı, kapasite hesabınızdan mı doğduğunu ayırın. Gerçek neden, sonraki kontrolün nasıl kurulacağını belirler. Nedenini bilmiyorsanız kesin açıklama uydurmayın.
Sorumluluğu alarak özür dilemek başlangıç olabilir. Sonrasında neyi farklı yapacağınızı birlikte netleştirin. Etkiyi anlamak için “Benim gecikmem sizin hangi işinizi etkiledi?” diye sorun; cevabı düzeltme planınıza yansıtın.
Düzeltme ile güveni aynı şey saymayın
Geç kalan dosyayı bugün gönderebilirsiniz. Bu, açık işi kapatır ama karşı tarafın “Bir sonraki teslim zamanında gelir mi?” sorusunu hemen çözmez. Yeni bir düzen önerin: kapsamı teslim öncesi onaylayın, ara kontrol günü koyun ve risk oluştuğunda belirli saatte bilgi verin. Kontrol düzeyi yapılan hatanın ciddiyetine uygun olmalı. Çok küçük bir aksaklık için herkesi gereksiz rapora boğmak da fayda sağlamaz.
Örneğin müşteri listesi için bir sonraki teslimde perşembe kısa örnek dosya, pazartesi doğrulama, salı sabahı son sürüm planı yapılabilir. Bu ara adımlar yalnız söz olarak kalmamalı. İlk birkaç teslimin gerçekten öngörülebilir olması, uzun açıklamalardan daha anlamlıdır.
Aşama | Söylenebilecek açık ifade | Gözlenebilir davranış |
Olayı kabul | “Söz verdiğim zamanda göndermedim.” | Gecikmenin kapsamını netleştirme |
Etkiyi öğren | “Sizin hangi planınız etkilendi?” | Açık işi ve bağımlılığı belirleme |
Yeni düzen kur | “Risk çıkarsa bir gün önce haber vereceğim.” | Ara kontrolde gerçekten haber verme |
Güveni sözle değil, yeni düzenle onarın
1. Kendi payınızı söyleyin. Olayı ve etkisini mazerete boğmadan açıklayın.
2. Açık işi düzeltin. Mümkün olan telafiyi ve sınırlarını konuşun.
3. Yeni sözleri tutun. Sonraki teslimlerde küçük ve tutarlı kanıt üretin.
Karşı taraftan hemen eski ilişkiyi beklemeyin
“Özür diledim, artık bana güvenmelisiniz” demek onarımı zorlaştırır. Karşı taraf bir süre daha kontrol isteyebilir. Bu isteğin iş açısından makul kısmını karşılayın; fakat belirsiz ve süresiz bir cezalandırma düzenine de sessizce razı olmak zorunda değilsiniz. Birlikte hangi kontrolün gerekli olduğunu ve ne zaman yeniden gözden geçirileceğini konuşun.
Güven kaybı gizlilik, etik veya güvenlik gibi ciddi bir konuda yaşandıysa yalnız kişisel görüşmeyle çözmeye çalışmayın. Kurumun ilgili süreçlerine başvurun, kayıtları koruyun ve yetki sınırını izleyin. Bu yazı böyle durumlarda resmi incelemenin yerine geçmez.
Onarım planını karşı tarafla birlikte kurun
Kendi başınıza ayrıntılı bir kontrol listesi hazırlayıp karşı tarafa dayatmanız gerekmez. Önce onun hangi bilgiyi ne zaman görmek istediğini sorun. Müşteri listesi örneğinde “İlk taslak sizin için yeterli mi, yoksa kaynak dosyayı da kontrol etmek ister misiniz?” gibi bir soru işin gerçek ihtiyacını ortaya çıkarır. Karşı tarafın istediği kontrol de uygulanamayacak kadar ağırsa bunun nedenini söyleyin ve daha makul bir alternatif önerin.
İlerleme görüşmesinde yalnız “Artık bana güveniyor musunuz?” diye sormak karşı tarafı köşeye sıkıştırabilir. Bunun yerine çalışma düzeni hakkında konuşun: “Son üç teslimde ara kontroller işinizi kolaylaştırdı mı? Bir sonraki ay hangi kontrolü sürdürmek gerekir?” Bu sorular, güveni bir duygu sınavına çevirmeden gözlenebilir iş akışını değerlendirir. Karşı taraf ek kontrole ihtiyaç duyuyorsa nedenini dinleyin.
Bazen güven kaybının nedeni tek bir gecikme değil, daha önce birikmiş çok sayıda küçük söz olabilir. Yalnız son olayı çözmek yeterli gelmeyebilir. Önceki örüntüyü kabul edin ve kendi kapasitenize göre daha az ama tutulabilir söz verin. Güveni “beni yeniden eskisi gibi görün” talebiyle değil, baştan belirlenen işi tekrarlı biçimde yaparak onarmaya çalışın. Süreç beklediğiniz kadar hızlı ilerlemeyebilir; bunu kabul etmek de ilişkinin sınırlarına saygıdır.
Olayı herkese uzun uzun açıklamak yerine ilgili kişilere gerekli bilgi kadarını verin. Eğer aksaklık başka ekiplerin teslimini etkilediyse onlar da yeni planı bilmelidir. Buna karşılık kişisel görüşmenin ayrıntılarını yaymak yeni bir güven sorunu yaratabilir. Kimlerin hangi bilgiye gerçekten ihtiyaç duyduğunu düşünün. Düzeltme planının amacı kendinizi iyi göstermek değil, etkilenmiş işi mümkün olduğunca açık ve güvenli yürütmektir.
Son yaşadığınız bir aksaklık için üç satır yazın: Ne söz vermiştiniz, hangi etki doğdu, sonraki benzer işte hangi ara kontrolü kullanacaksınız? Kontrolü karşı tarafla konuşun ve gerçekten uygulayın.
Bu iş örneğini gelişim görüşmenize taşımak isterseniz kariyer gelişim kursunun programına bakabilirsiniz. Programdaki yönetici beklentileri, katkının görünürlüğü ve kişisel aksiyon planı başlıklarını kendi ihtiyacınızla karşılaştırın.
Sık sorulan sorular
Özür dilemek güveni geri getirmeye yeter mi?
Hayır. Özür sorumluluğu kabul eder, fakat sonraki davranışın nasıl değişeceğini ayrıca göstermeniz gerekir.
Karşı taraf konuşmak istemiyorsa ne yapmalıyım?
Uygun bir görüşme olanağı sunun, ısrar etmeyin. Kendi kontrolünüzdeki düzeltmeleri yapın ve gerekli iş bilgisini yazılı, kısa biçimde paylaşın.
Güven kaybının sebebi ortak bir hata ise bütün sorumluluğu almalıyım?
Hayır. Kendi payınızı açık söyleyin. Başkasının payını üstlenmek de bütün sorumluluğu ona atmak da sorunu çözmez. Süreçteki açık noktaları birlikte inceleyin.
Ne zaman eski çalışma düzenine dönebiliriz?
Tek bir süre yoktur. Yeni teslimlerin nasıl gittiğini ve hangi kontrolün artık gerekli olmadığını karşı tarafla belirli aralıklarla değerlendirin.
Güven onarımındaki yeni kontrolleri nasıl kararlaştırırım?
Kontrolü ceza gibi dayatmadan iş riskine bağlayın. Çalışma anlaşması hazırlama sorularıyla kimin, hangi aşamada, neyi göreceğini ve bu düzenin ne zaman yeniden değerlendirileceğini birlikte belirleyin.
