İş yerinde “Bilmiyorum” derken hangi kısmı bilmediğinizi, nasıl kontrol edeceğinizi ve ne zaman dönüş yapabileceğinizi açık söyleyin. “Bu müşteri grubunun güncel sayısını bilmiyorum; rapor kaynağını kontrol edip toplantıdan sonra bilgi verebilirim” gibi bir cevap, tahmin sunmadan işin ilerlemesini sağlar. Bilmediğiniz her şeye anında çözüm sözü vermeniz gerekmez. Önce yapabileceğiniz kontrolü belirleyin.
Profesyonellik, her cevabı hazır tutmak değildir. Bildiğiniz bilgiyle henüz doğrulanmamış bilgiyi birbirine karıştırmamaktır. Özellikle bir karar sizin cevabınıza dayanacaksa bu ayrım önem kazanır.
Güvenli çalışma ortamı bilgi sınırını konuşabilmeyi de içerir
Google'ın ekip araştırması, soru ve hata açıklayabilmeyi psikolojik güvenlik kapsamında değerlendiriyor. Bu çerçeve, “Bilmiyorum” cümlesinin neden yalnız kişisel cesaret meselesi olmadığını gösterir.
Fakat cevap verirken siz de sınırı anlaşılır yapabilirsiniz. “Bu konuda bilgim yok” çok geniş bir ifade olabilir. Bildiğiniz kısmı doğru aktarıp kalan noktayı ayırın: “Geçen ayın verisini biliyorum; bu ayın sonucu henüz kontrol edilmedi.” Böylece bütün bilgiyi yok saymadan belirsizliği görünür kılarsınız.
“Sanırım öyledir” diyerek cevap vermek bazı durumlarda uygun olabilir. Ancak bunun bir tahmin olduğunu belirtin ve karar için yeterli olup olmadığını konuşun. Tahmini kesin bilgi gibi aktarmak, kısa süreli rahatlık sağlasa da yanlış beklenti oluşturabilir.
Üç farklı bilmiyorum durumunu ayırın
Birinci durum bilgiye henüz bakmamış olmanızdır. Kaynağı biliyor ama kontrol etmediyseniz bunu söyleyin: “Rapor elimde, fakat bu satırı doğrulamadım. Kontrol edip döneyim.” Burada öğrenme değil, kontrol ihtiyacı vardır.
İkinci durum kaynağı bilmemenizdir: “Bu bilginin hangi sistemde tutulduğunu bilmiyorum. Veri sahibini bulmam gerekiyor.” Hemen bir sonuç tarihi vermek yerine önce kaynağın bulunmasını planlayın. Erişim veya başka kişinin yanıtı gerekiyorsa bunu görünür yapın.
Üçüncü durum yöntemi bilmemenizdir. Sizden ilk kez belirli bir analiz isteniyorsa “Bu yöntemi daha önce uygulamadım; örnek dosyayı inceleyip yaklaşımı sizinle netleştirebilirim” diyebilirsiniz. Burada gereken destek, doğru bir kaynak adı değil, nasıl çalışacağınızı anlamaktır. Belirsiz görevi netleştirme soruları, beklenen sonucu ve kontrol kişisini konuşmanıza yardımcı olur.
Bu üç durum aynı cümleyle kapatılamaz. “Bilmiyorum ama yaparım” derken kontrol, kaynak bulma ve yeni yöntem öğrenme yüklerini birbirine eklemiş olabilirsiniz. Kısa cevap vermek için gerçek belirsizliği gizlemeyin.
Bir toplantı örneğini birlikte açalım
Şöyle bir durum düşünün: Toplantıda yöneticiniz kampanyanın neden daha az başvuru aldığını soruyor. Siz başvuru sayısını biliyorsunuz, fakat nedenini incelemediniz. “Hedef kitle yanlış seçildi” diye cevap vermek açıklamayı erken kapatır.
Daha açık bir cevap şöyle olabilir: “Başvuru sayısının önceki döneme göre düştüğünü görüyoruz. Nedenini henüz doğrulamadım. Kanal dağılımını ve başvuru sürecindeki değişiklikleri kontrol ederek seçenekleri ayırabiliriz.”
Bu cevap karar için bilinen ve bilinmeyen kısmı ayırıyor. Bir neden uydurmuyor, yine de konuşmayı boş bırakmıyor. Yapacağınız kontrol çok genişse ilk adımı küçültün: Önce veri dönemlerinin karşılaştırılabilir olup olmadığını incelemek gibi.
Kontrol için başkasından bilgi gerekiyorsa yanıt bekleyen işleri takip etme düzeni işe yarar. Bilgiyi istediğiniz kişiyi, tarihi ve sonraki takip adımını kaydedin. “Araştıracağım” cümlesi takipsiz kaldığında açık bir işi belirsiz bekleyişe dönüştürebilir.
Bilinmeyen bilgiyi kararın dışında bırakmayın
Bir soruya cevap vermediğinizde toplantı yine de ilerleyebilir. Bu durumda eksik bilginin hangi kararı etkilediğini söylemek önemlidir. “Bu sayı doğrulanmadan müşteri grubunun tamamı için sonuç çıkaramayız” gibi bir cümle, bilgi sınırını karar sınırına bağlar. Yalnız cevabı bilmediğinizi değil, eksikliğin önemini de açıklarsınız.
Bazen karşı taraf sizden kesin bilgi değil, ilk değerlendirme bekler. Bunu ayırın: “İlk yorumumu paylaşabilirim; fakat kaynak kontrolü yapılmış bir sonuç değil.” Böylece gereksiz yere susmadan doğruluk sınırını koruyabilirsiniz. İlk değerlendirme için bile yeterli bilgi yoksa bunu söyleyin. Hızlı cevap verme baskısı, neden veya sayı uydurmayı gerektirmez.
Kontrol sonrası ilk düşüncenizin yanlış çıktığını fark ederseniz açıkça güncelleyin. “Önceki görüşmede bunu olası açıklama olarak söylemiştim; kaynak kontrolünde başka bir durum çıktı” gibi bir ifade yeterlidir. Yanlış tahmini sessizce bırakmak, başkalarının onu kullanmayı sürdürmesine neden olabilir. Dönüşünüz yalnız doğru cevabı değil, önceki bilginin artık nasıl değerlendirilmesi gerektiğini de içersin.
- Sınırı açıklayın
Bilmediğiniz kısmı bildiğiniz bilgiden ayrı tutun.
- Kaynağı seçin
Cevabı nereden veya kimden kontrol edeceğinizi belirtin.
- Dönüşü netleştirin
Yapabileceğiniz kontrolü ve uygun geri dönüş zamanını söyleyin.
Kullanabileceğiniz cevap biçimleri
Kendi durumunuza göre şu ifadeleri düzenleyebilirsiniz:
“Bu noktayı henüz kontrol etmedim. Kaynak dosyayı inceleyip doğrulayabilirim.”
“Elimde bu döneme ait bilgi yok. Önce doğru kaynağa ulaşmam gerekiyor.”
“Bu konuda tahminim var, fakat karar vermek için yeterince doğrulanmış değil.”
“Sorunun ilk kısmını yanıtlayabilirim; ikinci kısım için ilgili kişiden bilgi almam gerekiyor.”
“Bu yöntemi ilk kez kullanacağım. Beklenen sonucu ve örnek çalışmayı birlikte netleştirebilir miyiz?”
Bunları ezberlenmiş cevaplar gibi kullanmayın. Bilmediğiniz konuya en yakın ifadeyi seçip gerçek kaynağı veya ihtiyacı ekleyin. Karşı tarafın istediği şey bazen tam cevap değil, ne kadar bildiğinizin açık olmasıdır.
Dönüş sözü vermeden önce neyi kontrol etmelisiniz?
Bilgi sizin erişiminizde mi? Başka kişinin onayı gerekiyor mu? Kontrol, birkaç satıra bakmak mı yoksa yeni analiz hazırlamak mı? Bu sorulara cevap vermeden hızlı bir tarih söylemek yeni bir sorun çıkarabilir.
“Bugün sonucu paylaşırım” diyemiyorsanız “Bugün kaynağa ulaşıp kontrolün ne zaman tamamlanabileceğini paylaşırım” diyebilirsiniz. Bu daha küçük bir söz, fakat daha gerçekçidir. Karşı tarafın kesin sonuca mı, ara bilgiye mi ihtiyacı olduğunu da sorun.
Bir işi bilmemenizi kişisel bir kusur gibi anlatmanız gerekmez. Ancak sürekli aynı konuda hazırlıksız kalıyorsanız gereken çalışma veya bilgi düzenini ele alın. Açık olmak, gerekli öğrenmeyi erteleme gerekçesi değildir.
İşinizde öğrenme ve iletişim ihtiyaçlarını daha düzenli değerlendirmek için kariyer gelişim kursunun programını inceleyebilirsiniz. Programda hangi desteği aradığınızı baştan belirleyin.
Sık sorulan sorular
Bilmiyorum demek güven kaybettirir mi?
Tek başına böyle bir sonuç çıkarılamaz. Bilgi sınırını açık söylemek, kontrol adımını takip etmek ve dönüş yapmak önemlidir. Kesin olmayan bilgiyi kesinmiş gibi sunmak ise yanlış karar ve beklenti riski oluşturabilir.
Tahminimi paylaşabilir miyim?
Evet, tahmin olduğunu açıkça söyleyin. Dayanağını ve eksik kalan bilgiyi belirtin. Önemli bir karar için doğrulama gerekiyorsa tahmini kesin cevap yerine kullanmayın.
Cevap başka bir kişideyse ne söylemeliyim?
Kimin bilgisine ihtiyaç duyulduğunu ve nasıl takip edeceğinizi açıklayın. Bekleyen işler tablosu, dönüş sözü verilen konuları unutmamanıza yardımcı olur.
Görevin tamamını bilmiyorsam nasıl başlamalıyım?
Önce beklenen sonuç ve kapsamı sorun. Ne teslim edeceğiniz anlaşılmadan bütün yöntemi öğrenmeye çalışmayın. Görev netleştirme rehberindeki sorular uygun başlangıç sağlar.
