İş kararlarınızı değerlendirmek için karar günlüğü nasıl tutulur?

Karar günlüğü tutmak için önemli bir seçim yaparken o anda bildiğiniz bilgiyi, seçenekleri, seçtiğiniz yolu ve beklediğiniz sonucu kısa biçimde kaydedin. Sonra gerçekleşen sonucu bu kayıtla karşılaştırın. Amaç kendinize başarı notu vermek değil, karar biçiminizi öğrenmektir. İyi bir sonuç her zaman iyi bir süreçten gelmez; kötü bir sonuç da karar anında elde bulunan bilgiyle yanlış bir seçim yapıldığını tek başına göstermez.

Bir görev listesi ne yapılacağını gösterir. Karar günlüğü ise neden o yolu seçtiğinizi ve ne beklediğinizi saklar. İki belge aynı işi yapmaz.

Gerçek bir kurum karar gerekçesini belgeliyor

NASA'nın karar analizi rehberi, alternatifleri, varsayımları ve karar gerekçesini kaydetmeyi ele alıyor. Karar yalnız son seçeneğin adıyla bırakılmıyor.

Günlük ofis kararında bu kadar kapsamlı belge gerekmeyebilir. Yine de bir rapor düzenini, çalışma yöntemini veya teslim sırasını değiştirirken “Neden?” sorusuna o anda cevap yazmak faydalı olabilir. Sonradan hafızanız sonucu bildiğiniz için gerekçeyi daha kesin hatırlatabilir.

Örneğin “Zaten bu riskin olacağını biliyordum” dediğinizde, karar öncesi kaydınız gerçekten böyle mi? Belki riski görmüş fakat farklı bir sonuç beklemiştiniz. Günlük, geriye dönüp hikayeyi düzeltmek yerine ilk değerlendirmeyi incelemenize yardımcı olur.

Hangi kararları kaydetmelisiniz?

Her küçük seçim için uzun not hazırlamanız gerekmiyor. İş sonucunu etkileyen, birkaç gerçek seçeneği olan veya sonradan öğrenme sağlayabilecek kararları seçin. Aynı raporu sürekli hazırlıyorsanız yöntem değişikliği buna örnek olabilir.

Günlüğün kapsamını küçük tutun. Bir kararın kaydı birkaç anlaşılır paragraf olabilir. Bütün yazışma geçmişini kopyalamak, sonradan değerlendirmeyi zorlaştırabilir. Ayrıntı gerekiyorsa kaynağı bağlayın; kararın özünü notta bırakın.

Ortak işte verilen kararı kişisel günlüğünüzde saklayabilirsiniz, fakat bu ekip karar kaydının yerine geçmez. Görev, sorumlu ve tarih başkalarını etkiliyorsa toplantı karar takip tablosunda görünür olmalıdır. Kişisel öğrenme notu ile ortak çalışma kaydı ayrı ihtiyaçlardır.

Bir rapor düzeni kararını kaydedelim

Şöyle bir durum düşünün: Müşteri raporunu aynı gün göndermek için kapsamı küçültmeyi düşünüyorsunuz. Diğer seçenek tam raporu ertesi güne bırakmak. Karar kaydınız şöyle olabilir:

Bu örnekte kararın iyi mi kötü mü olduğu henüz belli değildir. Kayıt, sonraki değerlendirmede hangi beklentiyi kontrol edeceğinizi gösteriyor. Okuyucunun kısa raporu nasıl kullandığını ve kapsamı anlayıp anlamadığını öğrenebilirsiniz.

Tek sayfalık karar notu, karar sahibine seçenekleri sunar. Günlük ise kendi değerlendirme sürecinizi saklar. Aynı bilgilerin bazıları ortak olabilir; fakat birini diğerinin kopyası yapmak zorunda değilsiniz.

Beklentiyi ölçülebilir kadar somut yazın

“Her şey daha iyi olacak” gibi bir beklenti sonradan karşılaştırılamaz. “Veri sahibinden dönüş beklemeden temel toplamlar görüşmeye yetişecek” daha somut bir ifadedir. Her beklentiye uydurma yüzde veya süre hedefi eklemeniz gerekmez.

Hangi durumda kararınızı değiştireceğinizi de yazabilirsiniz. “Eksik veri kararın temelini değiştirirse raporu göndermeden kapsamı yeniden konuşacağız” gibi bir sınır, kontrolün ne zaman gerektiğini gösterir. Böylece not yalnız gerekçe savunmasına dönüşmez.

Seçmediğiniz en güçlü alternatifi kaydetmek faydalıdır. Bütün olasılıkları listelemek yerine gerçek seçenekleri yazın. “Hiçbir şey yapmamak” bazen gerçek bir seçenektir; ancak konunun gerektirmediği sahte seçeneklerle tabloyu doldurmayın.

Sonuç geldiğinde üç ayrı değerlendirme yapın

Önce sonuç değerlendirmesi yapın: Beklediğiniz şey gerçekleşti mi? Kısa rapor görüşmede kullanıldı mı? Kapsam doğru anlaşıldı mı? Açık bölümün bilgisi zamanında geldi mi? Sonucu olduğundan iyi veya kötü göstermeden yazın.

Sonra süreç değerlendirmesi yapın: Karar için eldeki önemli bilgileri kullandınız mı? Eksik bilgiyi sakladınız mı? Uygun kişiden görüş aldınız mı? Risk için kontrol koydunuz mu? Bu sorular, yalnız sonucun sizi nasıl hissettirdiğinden daha fazla şey anlatır.

Son olarak koşul değişimini inceleyin. Karardan sonra yeni bir müşteri talebi gelmiş veya veri kaynağı değişmiş olabilir. Bunun karar anında bilinip bilinmediğini ayırın. “Yeni bilgiyle farklı seçerdim” demek, eski kararın otomatik olarak dikkatsiz olduğunu göstermez.

Kayıt üzerinde sonradan nasıl değişiklik yapılmalı?

İlk notu sonuç geldikten sonra sessizce yeniden yazmayın. Yeni bilgiyi ayrı tarihli bölümde ekleyin. Böylece karar anındaki düşünceniz ile sonradan öğrendiğiniz bilgi birbirinden ayrılır. Yazım hatasını düzeltmek ile gerekçeyi değiştirmek aynı şey değildir.

İnceleme zamanını da karar verirken seçebilirsiniz. Rapor görüşmesinin ardından veya belirli bir deneme tamamlandığında notu açmak uygun olabilir. Sonucun görünmesi için gereken süre geçmeden kararı değerlendirmeyin; fakat kontrolü belirsiz bir geleceğe de bırakmayın. Günlük, kullanıldığında öğrenme sağlar.

Günlükte kişisel veya kurum içi bilgiyi gereksiz yere tutmayın. Şirketin uygun dosya ve paylaşım düzenini kullanın. Günlük, hassas müşteri dosyalarını kişisel bir arşive kopyalama gerekçesi değildir.

Bir süre sonra benzer kararlara birlikte bakabilirsiniz. Hep aynı riski mi küçümsüyorsunuz? Gereken kontrolü mü atlıyorsunuz? Kararları fazla mı geciktiriyorsunuz? Tek bir sonucun yerine tekrarlanan çalışma biçimini görmeye çalışın. Bu inceleme için abartılı bir kendinizi puanlama sistemi kurmanız gerekmez.

Çalışma kararlarınızı daha açık hazırlamak için kariyer gelişim kursunun programını inceleyebilirsiniz. Önce günlükte hangi karar türünü daha iyi değerlendirmek istediğinizi belirleyin.

Sık sorulan sorular

Her karar için günlük tutmalı mıyım?

Hayır. Öğrenme sağlayacak veya iş sonucunu anlamlı biçimde etkileyen kararları seçebilirsiniz. Kayıt yükü işin kendisini engellemesin. Birkaç iyi seçilmiş örnekle başlamak yeterli olabilir.

İyi sonuç çıktıysa karar da iyi değil mi?

Her zaman değil. Sonuçta koşullar veya şans da etkili olabilir. Bilgiyi nasıl kullandığınızı ve riski nasıl ele aldığınızı ayrıca inceleyin. İyi sonucu görmek, süreci sorgulamayı bırakmak anlamına gelmez.

Karar günlüğü ekip görev listesinin yerine geçer mi?

Hayır. Ortak sorumluluk ve tarih için karar takip tablosu kullanılabilir. Günlük, kişisel karar gerekçenizi ve öğrenmenizi saklar.

Günlüğü yöneticime göndermeli miyim?

İhtiyaca göre karar gerekçesini paylaşabilirsiniz. Bütün kişisel notu göndermek zorunda değilsiniz. Karar isteği varsa tek sayfalık karar notu daha uygun bir biçim olabilir.