Hazırladığınız rapor için “Bu yeterince iyi değil” dendiğinde aklınıza hemen ne kadar uğraştığınız gelebilir. Eleştiriyi savunmaya geçmeden konuşmak, her söyleneni kabul etmek değildir. Önce somut örnek isteyin, karşı tarafın beklediğini kendi cümlenizle kontrol edin ve gerçekten değiştirmeniz gereken adımı seçin. Böylece konuşma sizin değerinizi tartışmak yerine işin hangi kısmının nasıl iyileştirileceğine döner.
Peki sözler sert geldiğinde bunu nasıl yapacaksınız? İlk hedef kusursuz bir cevap vermek değil, anlaşılabilir bir konuşma zemini kurmak olsun.
Genel yargı yerine davranışı konuşun
Liderlik gelişimi kuruluşu Center for Creative Leadership, geri bildirimde durum, davranış ve etkiyi birbirinden ayıran SBI yaklaşımını kullanıyor. Kuruluşun çalışma ilişkileri rehberi dinlemenin yanında geri bildirimin ardından ne yapıldığının da önemli olduğunu vurguluyor. Bu yaklaşımı eleştiri alan kişi olarak da kullanabilirsiniz: hangi olay, hangi davranış ve hangi etki?
“Sunumunuz dağınıktı” bir başlangıç olabilir ama tek başına düzeltme tarif etmez. “Hangi bölümde takip etmek zorlaştı?” sorusu ise üzerinde çalışabileceğiniz bilgi getirir. Karşı taraf, karar önerisinin en sona bırakıldığını söylüyorsa sorun slaytların rengi değil anlatım sırasıdır.
Buradaki fark küçük görünür. Fakat yanlış sorunu düzeltmek için bütün sunumu yenilemenizi önler. Eleştiri ne kadar genel kalırsa kendinizi o kadar genel biçimde savunma ihtiyacı duyabilirsiniz.
Bir rapor görüşmesini birlikte açalım
Şöyle bir durum düşünün: Haftalık raporunuz için yöneticiniz “Bu rapor karar vermeme yardımcı olmuyor” diyor. Siz raporu zamanında teslim ettiniz, verileri kontrol ettiniz ve önceki biçimi kullandınız. “Ama geçen hafta da böyle istemiştiniz” demeniz anlaşılır bir tepki olur. Yine de ilk cümle olarak konuşmayı geçmiş anlaşmazlığa taşıyabilir.
Önce şu soruyu deneyin: “Hangi karar için eksik kaldığını bir örnek üzerinden konuşabilir miyiz?” Yöneticiniz bekleyen müşteri taleplerinin hangisinin öncelikli olduğunu göremediğini anlatıyor. Ardından “Yani yalnız durum listesi değil, öncelik önerisi ve gerekçesini de görmek istiyorsunuz” diye özetleyebilirsiniz.
Bu noktada gerekçenizi söylemeniz daha kolaydır: “Önceki rapor biçiminde öneri alanı yoktu. Bir sonraki sürümde bunu ekleyebilirim. Önceliği müşteri etkisi ve teslim tarihine göre değerlendirmem uygun olur mu?” Savunma ile açıklama arasındaki fark budur. Açıklama, ortak çözümün hangi bilgiye dayanacağını gösterir.
Eğer raporun görevi baştan belirsizse görevi netleştirme soruları sonraki işi başlamadan önce konuşmanıza yardımcı olur. Eleştiri sonradan gelen bir beklentiyi görünür kılmış olabilir; bunun tamamını kendi hatanız saymanız gerekmez.
İlk tepkinizi yavaşlatın, konuşmayı durdurmayın
Sert bir cümle duyduğunuzda hemen bütün gerekçeleri sıralamanız gerekmiyor. Not almak, bir yudum su içmek veya “Bunu doğru anlamak istiyorum” demek kısa bir düşünme alanı açar. Bu arada karşı tarafın sözünü zihninizde daha sert bir cümleye çevirmemeye çalışın. “Bu bölüm eksik” ile “Ben işimi yapamıyorum” aynı şey değildir.
Konuşmayı sürdüremeyecek kadar gerildiyseniz belirli bir dönüş önerin: “Söylediklerinizi not aldım. Dosyaya bakıp öğleden sonra somut değişiklik önerisiyle dönebilir miyim?” Belirsiz biçimde ortadan kaybolmak yerine zamanı ve amaçlanan sonucu söylemiş olursunuz.
Bu süreyi karşı tarafın haksız olduğunu kanıtlamak için değil, örnekleri incelemek için kullanın. Eleştiride doğru kısım, eksik bağlam ve henüz netleşmeyen beklenti ayrı ayrı bulunabilir.
Katılmadığınız noktayı nasıl söyleyebilirsiniz?
Anladığınızı göstermek, aynı fikirde olduğunuzu ilan etmek değildir. “İki müşteri talebinin geç işlendiğini görüyorum. Gecikmenin tamamının rapordan kaynaklandığı kısmına katılmıyorum; onay beklenen süreyi de inceleyebilir miyiz?” diyebilirsiniz.
Bu cümlede hem gözlenen sorun kabul edilir hem neden hakkında farklı görüş açıkça söylenir. “Siz de hep böyle yapıyorsunuz” gibi karşı eleştiri eklenmez. Elinizdeki tarih veya kayıtları konuşmanın amacına hizmet edecek kadar kullanın; çok sayıda eski mesajla tartışmayı büyütmeyin.
Kişisel küçümseme veya hakaret varsa işi konuşmaya dönmek için sınır koyun: “Raporun eksiklerini konuşmaya hazırım. Kişisel ifadeler yerine örnekler üzerinden ilerleyelim.” Süreklilik gösteren uygunsuz davranışlarda şirketinizin ilgili destek ve bildirim yollarını değerlendirin. Sakin kalmak, kötü muameleye sessizce katlanmak anlamına gelmez.
Eleştiri herkesin önünde geldiyse
Kalabalık bir toplantıda uzun açıklamaya girmek yerine işin açık kalan kısmını ayırabilirsiniz: “Hangi bölümün yeniden hazırlanması gerektiğini not alıyorum. Ayrıntıyı toplantıdan sonra dosya üzerinde konuşabilir miyiz?” Böylece gerekli düzeltmeyi kaçırmadan, herkesin önünde savunma yarışına girmezsiniz.
Yine de toplantının kararını etkileyen yanlış bir bilgi varsa kısa biçimde düzeltin. Örneğin raporun gönderilmediği söyleniyorsa doğru gönderim kaydını belirtmek önemlidir. Konuşmayı sonraya bırakmak, yanlış bilginin kararın temeli olmasına izin vermek anlamına gelmez. Hangi bilginin hemen açıklanması gerektiğini, hangi ayrıntının ayrı görüşmeye taşınabileceğini seçin. Sonraki konuşmada yalnız üslubu değil, beklenen iş değişikliğini de netleştirin.
- Örneği sorun
Hangi davranışın hangi durumda sorun yarattığını öğrenin.
- Anlamı kontrol edin
Duyduğunuz beklentiyi kendi cümlenizle özetleyin.
- Adımı seçin
Uygulanacak değişikliği ve yeniden görüşme zamanını belirleyin.
Konuşmanın sonunda kullanılabilir bir kayıt bırakın
Görüşmeden yalnız “Daha dikkatli olacağım” sonucu çıkmasın. Ne değişecek, ilk örnek ne zaman görülecek, kim kontrol edecek? Birbirinize farklı sözler verdiğinizi sonradan fark etmemek için kısa bir not yeterlidir.
Şu şablonu kendi işinize uyarlayabilirsiniz:
Konuşulan örnek: Son raporda öncelik gerekçesi bulunmuyordu.
Netleşen beklenti: Önerilen sırayı müşteri etkisi ve tarihle açıklamak.
Yapacağım değişiklik: Raporun başına kısa bir öneri bölümü eklemek.
Kontrol noktası: Bir sonraki rapor gönderilmeden önce ilk örneği birlikte incelemek.
Açık soru: Onay bekleyen sürelerin ayrıca gösterilip gösterilmeyeceği.
Bu kayıt bir tartışma tutanağı değildir. İkinizin de üzerinde çalışacağı küçük anlaşmadır. Haftalık durum raporu örneği ilerleme, risk ve beklenen kararı aynı belgede göstermeyi kolaylaştırabilir.
Bugün geçmiş bir eleştiriyi seçin. O konuşmada hangi bilgi eksikti: olay mı, beklenen davranış mı, sonuç mu? Sonraki görüşmede yalnız o eksik noktayı sorarak başlayın. Çalışma ilişkilerinizi ve gelişim adımlarınızı daha geniş bir çerçevede değerlendirmek için kariyer gelişim kursunun programını inceleyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Eleştiriye hemen cevap vermek zorunda mıyım?
Hayır. Dosyayı incelemeniz gerekiyorsa nedenini ve dönüş zamanını söyleyin. Ancak sessizce ertelemek yerine konuşmanın açık kalan sorusunu belirtin; karşı taraf neyi kontrol ettiğinizi bilsin.
Eleştiri doğruysa bütün gerekçelerimi anlatmalı mıyım?
Yalnız düzeltmeyi veya beklentiyi etkileyen bağlamı anlatın. Hatanın kabulü kısa olabilir; asıl ihtiyaç bir sonraki denemede neyin değişeceğidir. Gecikme varsa gecikme mesajı örnekleri yeni tarihi açık söylemenize yardımcı olur.
Yöneticim somut örnek veremiyorsa ne yapabilirim?
Birlikte bir sonraki işi değerlendirme ölçütü belirleyin. “Yeni raporda iyi bir sonuç sizin için nasıl görünür?” sorusu konuşmayı ileri taşır. Ölçüt belirsiz kalıyorsa bunu not ederek örnek bir ilk sürüm üzerinden görüş isteyin.
Her eleştiriyi gelişim hedefi yapmalı mıyım?
Hayır. Söylenenin işle ilgisini, tekrarını ve etkisini değerlendirin. Bir kişinin üslup tercihiyle işinizin önemli bir gerekliliğini ayırın. Önce gerçek görevi ve beklenen sonucu netleştirin.
