Bildiğiniz bir işi çalışma arkadaşınıza nasıl öğretirsiniz?

Bir işi öğretmek için yalnız ekranda ne yaptığınızı göstermeniz yeterli olmayabilir. Önce beklenen sonucu ve hata yapılabilecek noktaları anlatın. Sonra arkadaşınızın sizinle birlikte denemesini sağlayın. Son olarak farklı bir örneği kendi başına yapmasını ve kararlarını açıklamasını isteyin. Böylece “anladım” cevabıyla yetinmez, işin gerçekten öğrenilip öğrenilmediğini görürsünüz.

Siz aynı raporu uzun süredir hazırlıyorsanız bazı kararlarınız otomatikleşmiştir. Hangi satırı neden dışarıda bıraktığınızı düşünmeden yapabilirsiniz. Ancak işi yeni öğrenen kişinin bilmesi gereken şey tam da bu görünmeyen kararlardır.

Anlatanın kendini sınadığı bir gerçek uygulama

ABD sağlık araştırma kurumu AHRQ, teach-back yönteminde anlatılan bilgiyi kişinin kendi sözleriyle açıklamasını kullanıyor. Sağlık ortamındaki bu yöntemin amacı, anlatılanın anlaşılmasını kontrol etmek. Sorumluluk yalnız dinleyene bırakılmıyor; açıklayan kişi de anlatımını yeniden düzenleyebiliyor.

Ofiste buradan üç mesaj alabiliriz. “Anladınız mı?” sorusu uygulamayı göstermez. Birinin açıklamayı tekrar etmesiyle işi yapabilmesi farklıdır. Anlaşılmayan noktayı gördüğünüzde yalnız daha yüksek sesle tekrar etmek yerine farklı bir örnek vermek gerekir.

Bunu bir tıbbi uygulamayı ofise taşımak olarak değil, anlatımınızı kontrol etmenin mantığı olarak düşünün. Öğreteceğiniz işin kendi güvenlik ve onay kuralları ayrıca geçerlidir. Özellikle müşteri verisi, ödeme veya erişim izni içeren bir görevde eğitim için gerçek işlem yapmaya zorlamayın.

Öğretmeden önce kendi işinizi açın

Bir örnek dosya, beklenen son hali ve önemli hata örneklerini hazırlayın. İşe başlamadan önce hangi bilgi gerektiğini yazın. Ardından adımları, kararları ve kontrolleri ayırın. “Dosyayı açın” bir adımdır; “iade edilen siparişleri satış toplamından ayırın” bir karardır; “toplamı kaynak dosyayla karşılaştırın” bir kontroldür.

Arkadaşınızın başlangıç düzeyini de sorun. Excel bilen ama şirketinizin satış tanımını bilmeyen birine bütün menüleri öğretmeniz gerekmez. Tersine raporun iş amacını bilen ama filtre kullanmamış birinin ilk denemesinde bu adımı yavaşlatmanız gerekir. Başlangıç düzeyini tahmin etmek yerine kısa bir örnekle görün.

Dosyalarınız karışıyorsa dosya adlandırma ve sürüm düzeni eğitim hazırlığının bir parçası olur. Öğrenci eski dosyada doğru adımları uygulasa bile yanlış sonucu elde edebilir. Hangi dosyanın örnek, hangisinin gerçek çalışma dosyası olduğunu açıkça işaretleyin.

Bir raporu birlikte hazırlama örneği

Şöyle bir durum düşünün: Haftalık sipariş raporunu hazırlama işini arkadaşınıza öğreteceksiniz. Önce raporun ne için kullanıldığını söyleyin: “Satış ekibi bu rapordan tamamlanan siparişleri görecek. İptal edilmiş işlemler tamamlanan siparişler içinde yer almamalı.”

İlk örneği siz yaparken her tıklamayı saymak yerine kritik kararı seslendirin. “Bu satırı çıkarıyorum çünkü sipariş iptal edilmiş. Yalnız tutarının boş olması iptal edildiğini göstermez; durum alanına bakıyoruz.” Bu cümle, aynı görevin farklı dosyalarda da yapılabilmesini destekler.

İkinci örnekte ekranı arkadaşınıza bırakın. Sonucu hemen düzeltmek yerine “Bu satırı dahil ederken hangi bilgiye baktınız?” diye sorun. Cevap yalnız hücrenin rengine dayanıyorsa kararın kaynağı henüz öğrenilmemiş olabilir. Gerekli durum alanını tekrar gösterin ve yeni bir satırla denemesini isteyin.

Üçüncü örnekte boş veri, benzer müşteri adı veya beklenmeyen bir durum içeren küçük bir dosya verin. Bu bir tuzak sınavı değildir. Amaç yalnız ezberlenen sırayı değil, farklı koşullarda hangi kontrolün yapılacağını görmek. Hatalı bir durumda kime danışacağını bilmesi de öğrenmenin parçasıdır.

Başarı ölçütünü gözlenebilir kurun

“Raporu öğrendi” yerine şu ölçütleri kullanın: Doğru kaynak dosyayı seçebiliyor mu? Kapsam dışı satırı gerekçesiyle ayırabiliyor mu? Son toplamı kontrol ediyor mu? Bilinmeyen durumda işlemi durdurup soru sorabiliyor mu? Bu ölçütler kişinin karakterini değil, yaptığı işi değerlendirir.

Aynı adım farklı durumda neden değişebilir?

Rapor örneğinde arkadaşınız boş tutarlı bir satır gördüğünde her zaman silmeyi öğrenmiş olabilir. Yeni dosyada boş tutar henüz tamamlanmamış işlem anlamına geliyorsa aynı hareket yanlış sonuç verir. Öğretirken yalnız normal örneği değil, kararı değiştiren bir istisnayı da göstermek bu nedenle önemlidir.

İstisnayı anlatmak için bütün hata türlerini arka arkaya sıralamayın. Görevin sık karşılaşılan bir farklı durumunu seçin. “Bu durumda aynı kontrol geçerli mi?” diye sorun. Cevapta kullanılan işaretin neden yeterli veya yetersiz olduğunu birlikte inceleyin. Kişi hangi bilgiyi henüz bilmediğini söyleyebiliyorsa bu da yararlı bir öğrenme göstergesidir.

Öğretme sırasında sizin alışkanlığınızla kurumun zorunlu adımını ayırın. Dosyayı sizin sevdiğiniz renkle işaretlemek isteğe bağlı olabilir; paylaşım öncesi erişim kontrolü ise zorunlu olabilir. Hepsini aynı kesinlikle anlattığınızda öğrenen kişi önceliği karıştırabilir.

Son denemede yardımınızı biraz azaltın ama ortadan kaldırmayın. Nerede durup size dönmesi gerektiğini önceden söyleyin. Böylece bağımsızlık, bütün soruları tek başına çözmek gibi anlaşılmaz. Doğru zamanda destek istemek, özellikle önemli işlem risklerinde işi öğrenmenin parçasıdır.

Öğretme notunu kısa ve kullanılabilir bırakın

Eğitimden sonra bütün konuşmanın dökümünü vermek yerine tekrar ihtiyaç duyulacak bilgileri saklayın. Kısa not şu alanları içerebilir:

• İşin amacı ve kullanılacağı yer.

• Başlangıçta gereken dosya ve erişim.

• En önemli karar noktası.

• Teslimden önce yapılacak kontrol.

• Beklenmeyen durumda danışılacak kişi.

Bir sonraki uygulamada arkadaşınız bu notu kullansın. Sürekli size sorulan aynı nokta varsa notu geliştirin. Kaydın gerçekten kullanımda sınanması, uzun bir açıklamadan daha değerlidir. Rapor paylaşımı özelinde Excel dosyası son kontrol listesi kontrol bölümünü tamamlayabilir.

Öğretirken kendi işinizi tamamen bırakmak zorunda değilsiniz. Uygulama zamanını ve hangi durumlarda destek vereceğinizi birlikte belirleyin. Arkadaşınızın her aşamada anında cevap beklemesi, bağımsız deneme fırsatını azaltabilir. Buna karşılık önemli bir hata riski olan adımı yalnız bırakmak da doğru değildir. Destek sınırını işin riskine göre kurun.

Bugün bir görevin yalnız kritik karar noktasını seçin. Onu gösterin, arkadaşınızın farklı bir örnekte açıklamasını isteyin ve anlaşılmayan yerde notunuzu değiştirin. İş öğretmeyi daha geniş gelişim hedeflerinizle birlikte ele almak isterseniz kariyer gelişim kursunun programını inceleyebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Ekran kaydı hazırlamak yeterli mi?

Tekrar için yararlıdır ama öğrenmeyi tek başına doğrulamaz. İzleyen kişinin işi farklı bir örnekte yapması ve kararını açıklaması gerekir. Kaydın güncel sürümle eşleştiğini de kontrol edin.

Arkadaşınız hata yaptığında hemen müdahale etmeli misiniz?

Gerçek işlemde önemli risk varsa durdurun. Güvenli örnek dosyada ise gerekçesini sorup hatayı fark etmesine alan bırakabilirsiniz. Öğrenme için müşteri veya şirket verisini riske atmayın.

Aynı şeyi tekrar tekrar soruyorsa neye bakmalısınız?

Sorunun hangi adımda tekrarlandığını kaydedin. Talimat eksik, örnek tek tip veya beklenen sonuç belirsiz olabilir. Kişiyi etiketlemek yerine o adımın anlatımını ve uygulamasını değiştirin.

Öğreten kişi mutlaka daha kıdemli mi olmalı?

Hayır. İlgili işi doğru yapan, nedenlerini açıklayan ve sınırlarını bilen bir çalışan yardımcı olabilir. Yetki veya kurum onayı gereken konularda sorumlu kişiyi eğitim düzenine dahil edin.