Pixar’da proje değerlendirmesi yalnız başarısız filmlerin ardından yapılacak bir çalışma olarak görülmüyor. Ed Catmull’ın Stanford’da aktardığı yaklaşım, iyi sonuçların arkasındaki sorunları da bulmayı amaçlıyor. Başarılı teslimat, ekibin sorunsuz çalıştığını kanıtlamaz: Son dakika düzeltmeleri, eksik iletişim veya birkaç kişinin aşırı yükü sonucu görünmez biçimde taşımış olabilir. Siz de iyi biten bir projeyi yalnız kutlamakla yetinmeyip hangi çalışma biçimini koruyacağınızı, hangisini değiştireceğinizi inceleyebilirsiniz. Böylece sonuçtan memnun olmakla süreçten öğrenmek birbirinin alternatifi olmaz.
Pixar’ın başarıya rağmen sorduğu soru
Stanford Graduate School of Business’ın 2007’de yayımladığı Ed Catmull konuşması anlatımı, Pixar’ın hit filmlerden sonra da neyin çalışıp neyin çalışmadığını değerlendirdiğini aktarıyor. Catmull, küçük sorunlarla sürekli uğraşmayı daha büyük sorunları önlemenin bir parçası olarak görüyor. Bu vaka, değerlendirme toplantısını cezaya değil öğrenmeye bağlayan bir yönetim tercihini gösteriyor; filmlerin başarısının tek nedenini ispatlayan bir araştırma değil.
İş yerinde başarı bazen inceleme ihtiyacını azaltır. Müşteri memnunsa, yönetici raporu beğenmişse veya lansman zamanında yapılmışsa dosya kapanır. Oysa aynı sonucu tekrar üretmek için yalnız sonucu bilmeniz yeterli değildir. Hangi bilgilerin geç geldiğini, hangi kararların belirsiz kaldığını ve neyin tesadüfen yolunda gittiğini de anlamanız gerekir.
İnceleme yaparken temel soru “Kim hata yaptı?” değil, “Bu sonucu üretirken nerede gereksiz zorlandık?” olabilir. İlki insanları savunmaya iterken ikincisi işin nasıl yürüdüğünü görünür kılar. Ancak soruyu değiştirmeniz tek başına yetmez; verilen cevaplara nasıl tepki gösterdiğiniz de belirleyicidir.
Öğrenim 1: İyi sonuçla iyi süreci ayırın
Bir iş zamanında bittiği halde ekip üyeleri akşam boyunca düzeltme yapmış olabilir. Son dosya doğruyken önceki sürümler sürekli karışmış olabilir. Teslimatın başarısı bu maliyetleri ortadan kaldırmaz.
Değerlendirme sayfasında iki ayrı alan açın. İlkine teslim edilen sonucu ve karşılanan beklentiyi yazın. İkincisine bu sonuca ulaşırken yaşanan güçlüğü kaydedin. “Müşteriden olumlu cevap aldık” ile “Veri tanımları ancak son gün netleşti” aynı anda doğru olabilir. Birini yazmanız diğerini küçültmez.
Gözlenen olayla yorumunuzu ayırmak için iş raporunda gözlem, varsayım ve yorumu ayırma yaklaşımından yararlanabilirsiniz. “İletişim zayıftı” yorumunu, “Son veri tanımı üç farklı mesajda paylaşıldı” gibi incelenebilir bir örneğe çevirin.
Öğrenim 2: Genel memnuniyet yerine belirli olayları konuşun
“Herkes çok iyi çalıştı” güzel bir teşekkürdür; sonraki proje için yeterli çalışma bilgisi değildir. Hangi davranışın fark yarattığını belirtmeniz gerekir. Birinin erken risk bildirmesi, kontrol dosyasını ortak yerde tutması veya müşterinin belirsiz isteğini netleştirmesi tekrar edilebilir uygulamalardır.
Zorlanan alanlarda da aynı somutluk önemlidir. Toplantıyı uzun şikayet listesine dönüştürmek yerine belirli bir olayı baştan sona anlatın: Ne bekleniyordu, hangi bilgi geldi, hangi karar alındı ve sonraki adım nasıl etkilendi?
Bu konuşmada geri bildirimin kişiliğe kaymaması için yapıcı geri bildirim verme örnekleri işe yarar. Bir kişiyi “düzensiz” diye tanımlamak yerine ortak dosyada eksik kalan bilginin etkisini anlatın.
Ofis uygulaması: Başarılı bir müşteri raporunu inceleyin
Şöyle bir durum düşünün: Müşteriye gönderilen aylık rapor beğenildi, fakat hazırlık boyunca kaynak tablolar birkaç kez değişti. Bir ekip üyesi tutarsızlıkları teslimden hemen önce buldu. Siz bir sonraki ay aynı sıkışmayı yaşamak istemiyorsunuz.
Önce küçük bir inceleme notu hazırlayın. “Sonuç” alanına müşteri sorularını cevaplayan raporun teslim edildiğini yazın. “Korunacak uygulama” alanına son kontrolde farklı bir kişinin sayıları incelemesini ekleyin. “Zorlanan adım” alanına ise kaynak tablo ile rapor arasındaki sürüm ilişkisinin açık olmadığını kaydedin.
Katılımcılardan toplantı öncesinde birer somut örnek isteyin. Böylece en çok konuşan kişinin hatırladığı olaylar bütün değerlendirmeyi belirlemez. Dosya geçmişini, kontrol notunu ve müşteri isteğini birlikte açmanız da hafızaya dayalı tartışmayı azaltır.
- Sonucu ayırın
İyi sonucu ve zorlanan çalışma adımlarını ayrı yazın.
- Örnek isteyin
Genel yorum yerine belirli bir olayın nasıl yaşandığını sorun.
- Değişikliği seçin
Sonraki projede denenebilir tek bir çalışma değişikliği belirleyin.
Görüşmede raporun beğenildiğini kabul ederek başlayın. Ardından kaynak değişikliklerinin hangi aşamada görüldüğünü konuşun. Amaç başarıyı tartışmaya açmak değil, sonraki teslimatı daha güvenilir hale getirmektir. İnceleme notunda “Aynı sayının farklı dosyalarda bulunması son kontrolü uzattı” gibi açık bir cümle yer alsın.
Sonraki denemeyi dar tutun: Yeni raporda kaynak tablo için tek sorumlu ve tek ortak bağlantı kullanın. Kaynak değiştiğinde rapor sahibine hangi yoldan haber verileceğini de belirleyin. Yalnız “Daha dikkatli olacağız” kararını yazmak, çalışma biçimini değiştirmez.
Bir sonraki teslimatta bu değişikliğin işe yarayıp yaramadığını kontrol edin. Kaynak değişikliği daha erken görüldü mü, eski sürüm kullanıldı mı, kontrol yapan kişi doğru tabloyu bulabildi mi? Sonuç yeniden iyi olsa bile bu soruları sormaya devam edin.
Değerlendirmeyi açık bir kararla bitirin
Toplantıda her sorun için çözüm üretmeye çalışmanız gerekmez. Önce önemli olanı seçin. Müşteriyi etkilemeyen küçük tercih ayrılıkları ile tekrar eden veri sorununu aynı öncelikte ele almak dikkati dağıtabilir.
Karar notunda değişiklik, sorumlu ve kontrol zamanı bulunsun. Örneğin kaynak dosyanın ortak yerde tutulması için bir kişi seçin; bir sonraki raporun hazırlık başlangıcında bağlantının erişilebilir olduğunu kontrol edin. Değerlendirme böylece arşivlenen bir konuşma değil, yeni işin girdisi olur.
İnsanların katkısını da görünür kılın. Sorunu erken söyleyen kişiye teşekkür etmeniz, sonraki projede risklerin saklanmamasına yardım edebilir. Yine de teşekkürün yanında bildirilen konunun gerçekten ele alınması gerekir. Cevapsız kalan sorunlar zamanla konuşma isteğini azaltır.
Başarılı projeyi incelemek, iyi işi değersizleştirmek değildir. Tam tersine, başarının hangi kısmının tekrar üretilebilir olduğunu anlamanın bir yoludur. Kutlama ve öğrenme için ayrı alan açtığınızda ekip hem emeğinin görüldüğünü hisseder hem de bir sonraki işe daha sağlam hazırlanır.
İş hayatında öğrenme, iletişim ve kariyer yönünüzü birlikte değerlendirmek isterseniz 12jobs’un yaklaşımını inceleyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Başarılı bir projede değerlendirme gerçekten gerekli mi?
Sonuç iyiyken de tekrar eden güçlükler bulunabilir. Kısa bir inceleme, koruyacağınız uygulamaları ve sonraki işte azaltacağınız yükü belirlemenize yardım eder.
Değerlendirme toplantısı suçlama toplantısına nasıl dönüşmez?
Kişilik yorumları yerine gözlenen olayları konuşun. Yapıcı geri bildirim yaklaşımıyla beklenen adımı, yaşanan durumu ve etkisini ayırın; düzeltilebilir çalışma koşulunu birlikte belirleyin.
Her sorun için hemen çözüm seçmeli miyiz?
Hayır. Önce etkisi yüksek ve tekrar etme ihtimali olan bir konuyu seçebilirsiniz. Çok sayıda belirsiz karar yerine küçük bir uygulanabilir değişiklik daha iyi izlenir.
Değerlendirmeden sonra hangi kayıt tutulmalı?
Korunacak uygulama, değiştirilecek adım, sorumlu kişi ve kontrol zamanı yeterli bir başlangıçtır. Sonraki projede bu kaydı açarak kararın uygulanıp uygulanmadığını inceleyin.
