Yeni ekibinize çalışma tarzınızı anlatırken kişilik etiketleri yerine birlikte işi etkileyen somut alışkanlıkları paylaşın. Ne zaman odaklanmaya ihtiyaç duyduğunuzu, belirsiz bir görevde nasıl soru sorduğunuzu ve teslimden önce nasıl görüş almak istediğinizi kısaca söyleyin. Ardından ekibin mevcut yöntemini öğrenin. “Ben hep böyle çalışırım” diyerek kural koymak yerine, iki tarafın düzenini bulmak amaçtır. Bu konuşma ilk haftada yapılabilir ve gerçek işler başladıktan sonra güncellenebilir.
Kendiniz hakkında işe yarayan üç bilgi seçin
Yeni bir ürün ekibine katılan Selin'in ilk tanışmada “Ben detaycı biriyim” dediğini düşünelim. Bu doğru olabilir, ama ekip arkadaşı birlikte iş yaparken neye dikkat edeceğini bilemez. Selin bunu şöyle somutlaştırabilir: “Yeni bir görev aldığımda örnek bir teslim görürsem daha hızlı başlıyorum. Taslağı erken paylaşmayı tercih ederim. Sabah iki saat odaklanıp sonra soruları birlikte gözden geçirebilirim.” Bu cümleler karşı tarafın işini kolaylaştırır.
Herkesin aynı çalışma ritmine sahip olmasını beklemeyin. Toplantıyla düşünmeyi seven biriyle önce yazılı taslak hazırlayan biri birlikte iyi iş çıkarabilir. Bunun için teslimin ne zaman ve nasıl paylaşılacağı açık olmalıdır. Ayrıca çalışma tarzınızı işin gereğinin üstüne koymayın: Acil bir sorun varsa normal odak bloğunuz değişebilir. Sınır ve esneklik birlikte konuşulur.
Karşı tarafın düzenini de öğrenin
Tek yönlü tanıtım yerine kısa bir karşılıklı görüşme yapın. “Ekipte sorular hangi kanalda çözülüyor?”, “Taslakları ne kadar erken paylaşmak yararlı?”, “Karar değiştiğinde nasıl haber veriyoruz?” gibi sorular yeni kişinin yanlış varsayım yapmasını önler. Özellikle uzaktan veya farklı saatlerde çalışan ekiplerde mesaj yanıt süresini açıkça konuşmak gereklidir. Anlık yanıt beklenen kanal ile ertesi gün okunabilecek not aynı şey değildir.
Konuşulacak başlık | Kendi örneğiniz | Ekibe sorunuz |
Odak zamanı | “Sabah taslak hazırlıyorum.” | “Acil iş için nasıl ulaşalım?” |
Görüş alma | “İlk taslağı erken gösteririm.” | “Kim ne zaman bakabilir?” |
Teslim | “Son sürümü tek dosyada tutarım.” | “Ekipte sürüm nasıl izleniyor?” |
Bu tabloyu toplantıda okuyacak uzun bir açıklamaya dönüştürmeyin. En çok sürtünme yaratabilecek iki veya üç noktayı seçin. İlk gerçek projeden sonra hangisinin işe yaradığını birlikte gözden geçirin.
Yeni ekipte çalışma düzenini konuşun
1. Somut anlatın. İşi etkileyen iki veya üç çalışma alışkanlığınızı söyleyin.
2. Karşılıklı sorun. Ekibin soru, teslim ve iletişim düzenini öğrenin.
3. İşle güncelleyin. İlk görevden sonra anlaşmayı gerçek ihtiyaçla düzeltin.
Beklentiyi karşılıklı konuşmak için Çalışma anlaşması hazırlama rehberindeki teslim ve kontrol sorularından yararlanabilirsiniz. Kendi tercihinizi, herkes için değişmez bir çalışma kuralı gibi sunmayın.
İlk işten sonra anlaşmayı yenileyin
Selin ilk projede taslağı erken paylaşmış olsun, ancak kimsenin görüş bildirecek zamanı yok. Sorun çalışma tarzında mı, yoksa görüş alma anının belirlenmemesinde mi? Bir sonraki iş için “Çarşamba öğlene kadar ilk taslağı göndersem, perşembe kısa görüşebilir miyiz?” diyebilir. İstek daha uygulanabilir hale gelir. Diğer taraftan ekip hızlı taslak yerine son sürüme yakın belge istiyorsa, bunun nedenini ve riski konuşabilir.
Yeni ekibe alışmak tek taraflı uyum sınavı değildir. İşin gereği, ekip alışkanlığı ve sizin etkili çalışabildiğiniz koşullar birlikte değerlendirilir. Bunları konuşmak için yönetici olmanız gerekmez. Yine de çalışma düzenini tek başınıza değiştiremezsiniz; ortak kararı alın.
Yanlış anlaşılmayı erken fark edin
İlk haftanın sonunda ekip arkadaşınıza kısa bir kontrol sorusu sorabilirsiniz: “Taslağı erken paylaşmam size yardımcı oldu mu, yoksa gözden geçirecek zaman bırakmadı mı?” Kendi niyetinizle karşı tarafın yaşadığı deneyim farklı olabilir. Selin erken taslak vermeyi iş birliği sayarken arkadaşı aynı dosyanın sık değişmesini yorucu bulabilir. Bu durumda iki kişinin de işi kolaylaştıracak sürüm ve görüş zamanı belirlenir.
Selin'in yeni ekiple görüşmesinde bir örnek işi masaya koyması konuşmayı hızlandırır. “Taslağı erken paylaşmayı severim” dediğinde bunun hangi işte yararlı olduğunu gösterir; örneğin müşteri sunumunun ilk iki sayfasını salı paylaşmak. Ekip de kendi kontrol süresini söyleyebilir. Böylece alışkanlık, soyut kişilik tercihi olmaktan çıkar. Aynı yöntem başka görevde işe yaramazsa değiştirilebilir. Çalışma tarzınızı anlatmak, her koşulda aynı biçimi dayatmak değil, iyi teslim için başlangıç önerisi sunmaktır.
İlk anlaşmanızı kalıcı kural sanmayın. Proje değişince toplantı yoğunluğu veya teslim biçimi de değişebilir. Selin yeni projede taslağı erken paylaşmanın yeterli olmadığını, müşteri onayı için belirli belge gerektiğini öğrenirse çalışma düzenini günceller. Önemli olan “Ben hep böyle çalışırım” cümlesini korumak değil, birlikte işi açık biçimde teslim etmektir. Bunu konuşabilen ekipte farklı tarzlar sorun olmaktan çıkıp yararlı seçeneklere dönüşebilir.
İlk ortak iş için kısa bir not
Boş alanları karşılıklı doldurun: İlk taslak [tarih], görüş almak istediğim konu [konu], görüşü ileteceğiniz yer [ortak dosya], son karar sahibi [kişi]. Selin örneğinde erken taslak yalnız yapının kontrolü için paylaşılabilir; ayrıntı düzeltmesinin daha sonra yapılacağını söylemek gereksiz yeniden yazmayı önler. İlk teslimden sonra nottaki hangi beklentinin gerçekten işe yaradığını konuşun.
Burada seçtiğiniz görevi bir öğrenme planına bağlamak isterseniz kariyer gelişim kursunun programını inceleyebilirsiniz. Programdaki güçlü yönler, öğrenme planı ve kişisel aksiyon çalışmasının ihtiyacınıza uyup uymadığını değerlendirin.
Sık sorulan sorular
İlk gün bütün çalışma tercihimi anlatmalı mıyım?
Hayır. Birlikte işi etkileyecek birkaç somut noktayı seçin. Diğerlerini gerçek görevlerde konuşabilirsiniz.
Ekibin düzeni benim alışkanlığımla uyuşmuyorsa ne yaparım?
Önce işin neden o biçimde yürüdüğünü öğrenin. Sonra belirli bir görevde küçük bir alternatif önerin.
Odak zamanımı söylemek kaba mı görünür?
Ulaşılabilir olacağınız zamanı ve acil durumda nasıl haber verileceğini de söylerseniz bu, iş düzenini netleştiren yararlı bir bilgi olabilir.
Çalışma tarzı görüşmesi yalnız yöneticiyle mi yapılır?
Hayır. Birlikte teslim hazırladığınız ekip arkadaşlarıyla da kısa bir karşılıklı konuşma yararlıdır.
Çalışma tarzlarımız birbirine uymuyorsa ne yapmalıyız?
Önce karşı tarafın ihtiyacını kendi cümlenizle özetleyip doğrulayın. Aktif dinleme örnekleri bunu kolaylaştırır. Sonra kişilik etiketi yerine teslim saati veya kontrol sıklığı gibi değiştirilebilir bir koşul seçin.
