Microsoft Japonya’nın 2019 deneyi, yalnız haftadan bir gün çıkarmayı değil; toplantı, iletişim ve öğrenme düzenini birlikte değiştirmeyi içeriyordu. En önemli öğrenimlerden biri de sonuçların dikkatle okunması. Şirket, çalışan başına satıştaki artışı yalnız bu pilotun sonucu gibi göstermemek için resmi açıklamasını sonradan düzeltti. Sizin için soru “Dört gün herkes için daha iyi mi?” yerine şu olabilir: Aynı işi daha az zamanda yapmak istiyorsak hangi gereksiz adımı kaldırıyor, hangi kaliteyi koruyor ve sonucu nasıl karşılaştırıyoruz?
2019 yazında gerçekten ne yapıldı?
Bir çalışma modelinin adı kolayca uygulamanın bütün ayrıntılarının önüne geçebilir. Dört günlük hafta dendiğinde her şirketin aynı düzeni denediği sanılır. Oysa çalışma süresi, hizmet gereği ve destek programları farklı olabilir.
Microsoft Japonya’nın 31 Ekim 2019 açıklamasına göre ağustostaki cuma günlerinde ofisler kapatıldı, çalışanlar için özel ücretli izin uygulandı. Aynı zamanda toplantıların kısaltılması ve dijital iletişim kullanımı desteklendi. Öğrenme ve yaşamla ilgili destekler de programın parçasıydı.
Kaynakta 8 Kasım 2019 tarihli önemli bir düzeltme bulunuyor: Çalışan başına satıştaki yüzde 39,9 artışın yalnız bu denemeden kaynaklanmadığı, farklı etkenlerin bulunduğu açıklanıyor. Bu nedenle o sayıyı “Dört gün çalışınca verimlilik yüzde 40 arttı” şeklinde okumuyoruz. Şirket ayrıca departmanlar arasında uygulama farklarını da kaydediyor.
İlk öğrenim: Takvim değişikliğiyle iş değişikliğini ayırın
Bir günü çıkardığınızda aynı gereksiz toplantıları kalan günlere sıkıştırırsanız çalışanların yükü artabilir. Bu yüzden önce işin nasıl aktığını görmeniz gerekir. Hangi toplantı bilgi paylaşımı, hangisi gerçek karar ihtiyacı? Hangi e-posta aynı soruyu tekrar ediyor?
Bu inceleme, bütün toplantıları kötü saymak değildir. Karmaşık bir uyuşmazlık kısa bir görüşmeyle çözülebilir. Buna karşılık yalnız durum bildiren konu yazılı paylaşılabilir. Amaç kanalı ihtiyaçla eşleştirmek. Gün sayısını değiştirmeden de bu düzeni deneyebilirsiniz.
Çalışan açısından günlük iş kaydı yardımcı olur. Toplantı, hazırlık, bekleme ve yeniden düzeltmeyi ayrı not edin. Böylece bütün yoğunluğu tek “çok iş var” cümlesiyle anlatmak yerine, hangi adımda zaman kaybettiğinizi gösterebilirsiniz. Önce küçük bir darboğazı seçin.
İkinci öğrenim: Hızın yanında kaliteyi de görün
Teslim süresinin kısalması tek başına yeterli değildir. Müşteri daha fazla açıklama istiyorsa, hatalı dosya yeniden hazırlanıyorsa veya başka ekip yükü devralıyorsa toplam iş değişmemiş olabilir. Çalışma düzenini kullanıcı ihtiyacıyla birlikte değerlendirin.
Bir raporda süre, doğru sayı, gerekli açıklama ve zamanında karar desteği birlikte incelenebilir. Hepsini aynı puana sıkıştırmak zorunda değilsiniz. İşe uygun birkaç işaret seçmek daha anlaşılır olabilir. Bu işaretler denemeden önce netleşirse sonuçtan sonra ölçü seçme riski azalır.
Rapor teslim kontrolü, hızla doğruluğu birlikte düşünmek için somut bir örnektir. Kritik işte kontrol adımı sırf süreyi düşürmek için kaldırılmamalıdır. Daha iyi yol, kontrolün hangi bilgiyi gerektirdiğini sadeleştirmek olabilir.
Üçüncü öğrenim: Karşılaştırma olmadan oranı yorumlamayın
Bir iş sonucu geçen aya göre artabilir. Aynı ayda talep, çalışan sayısı, fiyat ve ürün karması da değişmiş olabilir. Sonucun ölçülmesi, değişikliği tek bir nedene bağlamaya yetmez. Bu ayrım özellikle ilgi çekici bir yüzdeyi paylaşırken önemlidir.
Karşılaştırılan dönemin ne olduğunu sorun. Aynı iş türü mü, aynı talep yoğunluğu mu? Kısa bir pilot, yılın bütün dönemlerini temsil etmeyebilir. Yine de kısa denemeler öğrenmek için faydalıdır; sonuçlarını kendi kapsamıyla anlatmak gerekir.
Gözlem, varsayım ve yorumu ayırmak, çalışma modeli değerlendirmesinde de yardımcı olur. “Görüşme süresi kısaldı” bir gözlem olabilir. “Çalışanlar daha mutlu olduğu için satış arttı” ise ayrıca destek isteyen bir yorumdur.
- Değişikliği ayırın
Çalışma gününü ve iş akışındaki değişikliği ayrı yazın.
- Kaliteyi koruyun
Teslim, müşteri ihtiyacı ve hata kontrolünü birlikte izleyin.
- Kapsamı açıklayın
Sonucu hangi dönem ve ekiple karşılaştırdığınızı belirtin.
Tek bir haftalık toplantıda deneme yapmak
Şöyle bir durum düşünün: Bir operasyon ekibi her hafta uzun bir durum toplantısı yapıyor. Çoğu bilgi zaten takip tablosunda bulunuyor. Takvimi değiştirmeden önce toplantının işlevini yeniden deniyorsunuz. Bir hafta önceden güncel durum yazılı paylaşılıyor; görüşmede yalnız karar gerektiren üç konu ele alınıyor.
Deneme kaydı şöyle olabilir: “Korunacak: geciken müşteri işi için karar. Değişecek: tamamlanan işlerin sözlü okunması. İzlenecek: açık karar, yanlış anlaşılan bilgi, ek görüşme ihtiyacı.” Böylece hedef yalnız dakikaları azaltmak değil, gerekli kararın hala alınmasını sağlamak olur.
Katılımcıların hazırlık yükünü de sorun. Toplantı kısalırken herkes uzun sunum hazırlıyorsa toplam emek artabilir. Yazılı notun biçimi sade olsun: gelişme, engel, gerekli karar. Önceden okunması gereken şeyi ve karar sahibini belirtin. Yeni düzeni kimsenin bilmediği bir takvim değişikliğiyle başlatmayın.
Görüşme sonunda bütün açık konuların sahibi var mı, bunu kontrol edin. Bir konu kısa konuşuldu ama kimse takip etmeyecekse süre kazanımı anlamını kaybeder. Sonraki hafta kaç dakika sürdüğünün yanında çözülen ve yeniden açılan konuya bakın. Önceki haftayla iş yoğunluğu farkını da not edin.
Deneme iyi görünüyorsa başka bir toplantıya hemen kopyalamak yerine onun ihtiyacını inceleyin. Müşteriyle pazarlık yapılan görüşme farklıdır; yalnız iç durum paylaşımı yapılan görüşme farklı. Bir uygulamanın faydası, her kanalda aynı biçimde kullanılabileceğini göstermez.
Sonuç notunda ölçtüğünüzü açık yazın. “Daha kısa toplantı yaptık ve açık kararları takip ettik” yeterince somut olabilir. Bir haftalık gözlemden büyük bir üretkenlik yüzdesi türetmeniz gerekmez. Gelişme, gösterişli rakamdan önce gerçek işin ilerlemesinde görülür.
Kendi çalışma düzeninizde hangi değişikliği denemek istediğinizi netleştirmek için 12jobs ile planınızı oluşturabilirsiniz. Bu vakayı en iyi kullanan yaklaşım, aynı takvimi kopyalamak değil doğru deneme sorusunu hazırlamaktır.
Sık sorulan sorular
Pilot yüzde 40 verimlilik artışını kanıtladı mı?
Hayır. Resmi kaynak, çalışan başına satış ölçümündeki yüzde 39,9 artışın birçok etkenle oluştuğunu sonradan açıklıyor. Bu sayıyı yalnız dört günlük düzenin nedensel sonucu veya doğrudan iş üretkenliği ölçümü saymamak gerekir.
Dört günlük haftayı bütün şirketler deneyebilir mi?
Hizmet koşulları, vardiya, müşteri beklentisi ve yerel yükümlülükler farklı olabilir. Vaka hazır bir uygulama kararı vermez. Önce iş ihtiyacını ve gerekli onayları değerlendirmek, sonra uygun kapsamda bir deneme düşünmek gerekir.
Gün sayısını değiştirmeden ne öğrenebiliriz?
Toplantı, yazışma ve tekrar işlerini inceleyebilirsiniz. Bilgi paylaşımıyla karar görüşmesini ayırmak küçük bir başlangıç olabilir. Sonucu yalnız süreyle değil, yanlış anlaşılma ve tekrar ihtiyacıyla da değerlendirin. Gerekli kontroller korunmalıdır.
Çalışan görüşlerini nasıl kullanmalıyız?
Deneyimi anlamak için dinleyin, ama memnuniyetle bütün iş sonuçlarını eşitlemeyin. Aktif dinleme yaklaşımı belirli örnekleri duymaya yardımcı olur. Departman ve görev farklarını da görünür tutun.
