“Daha düzenli not alacağım” diyorsunuz ama gün içinde bunu ne zaman yapacağınız belirsiz kalıyor. Eğer-o zaman planı, fark edebileceğiniz bir durum gerçekleştiğinde yapacağınız küçük davranışı önceden seçmenizi sağlar. “Toplantı bittiğinde, üstlendiğim işin sonraki adımını görev kaydına yazacağım” gibi bir cümle kurun. Sonra durum gerçekten oluştuğunda bu davranışın yapılabilir olup olmadığını kontrol edin.
Bu plan niyetin yerini almaz; niyeti belirli bir anda harekete bağlar. Gerçekçi olmayan davranışı veya uygun olmayan koşulu yalnız cümle biçimiyle çözemezsiniz.
Araştırmada eğer-o zaman ne anlama geliyor?
Psikoloji araştırmacıları Maik Bieleke, Lucas Keller ve Peter Gollwitzer'ın eğer-o zaman planlama üzerine incelemesi, belirli bir durum ile hedefe yönelik davranış arasındaki bağı ele alıyor. Bir hedef istemekle, o hedef için hangi durumda ne yapacağını planlamak farklıdır.
Ofiste bunun karşılığını şöyle düşünebilirsiniz: “Görevleri daha iyi takip edeceğim” bir amaçtır. “Bir talep aldığımda, başlamadan önce teslim biçimini soracağım” ise durum ve davranışı bir araya getirir. İkinci cümle sizi belirli bir karar anına götürür.
Bu yaklaşımı araştırmanın her koşulda kesin başarı vaat ettiği biçimde yorumlamayın. İş yükü, erişim veya karar yetkisi engel oluşturuyorsa bunları da ele almak gerekir. Plan, eksik kaynağı kendiliğinden yaratmaz.
Durum kısmı nasıl yazılır?
Fark edebileceğiniz bir olay seçin. “Uygun bir zamanda” belirsizdir. “Öğle yemeğinden sonra masama döndüğümde” daha açıktır. Ancak her gün aynı koşulun oluşup oluşmadığına bakın. Bazı günler sahada çalışıyorsanız masa örneği bütün haftaya uymaz.
Olay, saat veya iş adımı kullanılabilir. Saat seçtiğinizde takviminizde gerçekten boşluk var mı? Bir iş adımını seçtiğinizde onun gerçekleştiğini nasıl anlayacaksınız? Tetikleyicinin yalnız zihninizde güzel durması yetmez.
“Kendimi motive hissettiğimde” gibi durumlar kontrol etmeyi zorlaştırabilir. Daha gözlenebilir bir koşulla başlayın. Motivasyonunuz değişse de fark edebileceğiniz bir olaya bağlamak, planın uygulanıp uygulanmadığını incelemeyi kolaylaştırır.
Davranış kısmını küçültün ama anlamını kaybetmeyin
“Bütün notlarımı düzenleyeceğim” büyük bir iştir. “Bugünkü görüşmenin açık sorusunu ilgili not sayfasına yazacağım” daha küçük ve somut olabilir. Küçük davranış, hedefin anlamlı bir parçasını ilerletmelidir.
“Daha dikkatli olacağım” bir davranışı tarif etmez. Hangi kontrolü yapacaksınız? “Dosyayı göndermeden önce alıcıyı ve eki birlikte kontrol edeceğim” daha açıktır. Eylem gözlenebilir olduğunda planınızı değerlendirebilirsiniz.
Davranışı yetkinizle de sınayın. “Müşteri kızdığında hemen indirim vereceğim” uygun bir alışkanlık planı olmayabilir; karar yetkisi ve şirket kuralı gerekir. Kendi görevinizde güvenli biçimde yapabileceğiniz adımı seçin.
Toplantı sonrası not örneği
Şöyle bir durum düşünün: Toplantıda iş üstleniyorsunuz ama gün sonunda neyi yapmanız gerektiğini yeniden soruyorsunuz. Planınız “Toplantıdan çıkınca bütün notları temize çekeceğim” ise bir sonraki toplantı hemen başladığında uygulanamayabilir.
Daha dar bir plan deneyin: “Toplantı bittiğinde, üstlendiğim görevi ve ilk adımını mevcut görev listesine yazacağım.” Sorumlu veya tarih net değilse notun yanına açık soru ekleyin. Notta bulunmayan tarihi tahmin ederek doldurmayın.
İlk denemede görev listesine erişemediğinizi fark edebilirsiniz. O zaman sorun irade değil, araç veya çalışma düzenidir. Uygun konumu ve erişimi önceden ayarlayın. Toplantı takibi için karar ve görev tablosu alan seçmenize yardımcı olur.
Engeller için ayrı plan kurabilirsiniz
Her aksaklığı tek uzun cümleye eklemeyin. Esas plan uygulanamıyorsa en sık karşılaşılan engeli inceleyin. “Toplantıdan sonra diğer görüşme hemen başlıyorsa, yalnız üstlendiğim görevin adını açık not alanına kaydedeceğim” gibi küçük bir alternatif olabilir.
Bu alternatifin görevi, temel davranışın bütününü mükemmel yapmak değil, bilgiyi kaybetmemektir. Sonrasında eksik ayrıntıyı nerede tamamlayacağınız belli olsun. Her durum için çok sayıda kural üretmek planı hatırlamayı zorlaştırabilir.
Takvim değiştiğinde davranış da uygunluğunu kaybedebilir. Beklenmedik işleri plana ekleme yazısı, yeni işin hangi işi değiştirdiğini görmeye yardımcı olur. Alışkanlık planı günün gerçek kapasitesinden bağımsız değildir.
Planı söz vermek için değil, davranışı görmek için kullanın
Bir planı çalışma arkadaşınıza söylemeniz onu yapılabilir hale getirmeyebilir. Önce kendi iş gününüzde durumun ve eylemin gerçekten buluşup buluşmadığını görün. Sonra ortak beklentiyi etkileyen kısmı paylaşın.
Örneğin her talebe aynı gün dönüş planı, yoğun dönemde karşılanamayacak bir söz oluşturabilir. Kendi kontrolünüzdeki küçük adımı seçin: talebi kayda almak, eksik bilgiyi görmek veya gereken kararı sormak gibi. Davranış planıyla hizmet taahhüdünü karıştırmayın. Başkasının sizden ne zaman sonuç bekleyeceği ayrı bir anlaşmadır; alışkanlık cümleniz bu anlaşmayı sessizce değiştirmemelidir.
- Durumu tarif edin
Fark edebileceğiniz belirli bir zaman veya olay seçin.
- Davranışı yazın
O durumda yapacağınız küçük ve somut işi belirtin.
- Uygunluğu kontrol edin
Durum oluştuğunda davranışın gerçekten yapılabildiğine bakın.
Kendi cümlenizi şu kontrolle yazın
Bir davranış seçip boşlukları doldurun: “Eğer [belirli olay] gerçekleşirse, [küçük davranışı] [uygun yerde veya araçta] yapacağım.” Sonra şu sorulara bakın:
Durumun gerçekleştiğini açıkça fark edebilir miyim?
Davranışın tamamlandığını söyleyebilir miyim?
Gerekli araç ve erişim hazır mı?
Bu adım hedefimin anlamlı bir parçası mı?
İşin kuralı veya başkasının yetkisiyle çatışıyor mu?
Denemede yalnız yaptım/yapmadım kaydı tutmayın. Durum oluşmadıysa bunu ayrı yazın. Durum oluştu ama davranış yapılamadıysa engeli belirtin. Bu iki durumda planın farklı kısmını değiştirmeniz gerekir.
Planı gerçek bir işte değerlendirin
Bir sonraki haftada küçük bir deneme yapabilirsiniz. Her seferinde uzun değerlendirme yazmak yerine tetikleyicinin açık olup olmadığına ve davranışın yapılabildiğine bakın. Birçok kez kaçırdıysanız önce davranışı büyütmüş olup olmadığınızı kontrol edin.
E-posta için de aynı mantık kullanılabilir: “Gönder demeden önce alıcı, ek ve verilen sözü kontrol edeceğim.” Bu kontrolün ayrıntıları için e-posta gönderim onayı yazısındaki örnekler yararlıdır; insan tarafından yazılan mesajda da aynı alanlar önem taşıyabilir.
Bugün tek bir cümle kurun. Birkaç davranışı aynı anda eklemek yerine önce planın işinize uyduğunu görün. Günlük alışkanlıklarınızı kariyer hedefleriyle birlikte düşünmek için kariyer gelişim kursunun programını inceleyebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Eğer-o zaman planı ile yapılacaklar listesi aynı mı?
Hayır. Liste yapılacak işi gösterir; bu plan belirli bir durumla davranışı bağlar. İkisi birlikte kullanılabilir ama biri diğerinin bütün işini yapmaz.
Aynı anda kaç plan yazmalıyım?
Başlangıçta tek önemli davranışı seçmek incelemeyi kolaylaştırır. Her küçük olay için kural üretmek yerine en sık unuttuğunuz ve gerçekten gerekli olan adımı çalışın.
Durum gerçekleşmediğinde başarısız mı sayılırım?
Hayır. Planı sınayacak koşul oluşmamıştır. Durumun iş gününüzde gerçekten ne kadar sık oluştuğuna bakın; uygun değilse başka bir iş adımını seçin.
Planı yapamadığımda kendimi zorlamalı mıyım?
Önce engeli inceleyin. Davranış fazla büyük, araç hazır değil veya zaman uygun olmayabilir. Planı koşullara göre küçültmek, yalnız daha çok istemekten farklı bir çözüm sunar.
